A cobrança é um tema bastante relevante para diversas Instituições, incluindo Sindicatos, Associações e Federações, que frequentemente lidam com a inadimplência.
Acontece que o não pagamento das contribuições pode prejudicar o funcionamento dessas Entidades, afetando a capacidade que estas têm de oferecer benefícios aos seus membros.
Em vista disso, é fundamental que essas instituições adotem uma gestão de cobranças mais efetiva, que englobe desde a definição de políticas claras até a adoção de tecnologias que facilitem os processos.
A comunicação efetiva com os associados e o monitoramento constante das contas a receber são práticas importantes para evitar a inadimplência e garantir a sustentabilidade financeira da instituição. Acompanhe a leitura para descobrir 5 vantagens de automatizar suas cobranças.
O que é cobrança?
A cobrança é uma atividade que consiste em buscar o recebimento de valores devidos por clientes ou devedores. Dentro do nosso contexto, a cobrança é essencial para manter a sustentabilidade financeira da Entidade.
O porquê é simples. A falta de pagamento das contribuições por parte dos associados pode prejudicar o funcionamento da Instituição, afetando a capacidade de execução dos serviços e a oferta de outros benefícios.
Importância de fazer a gestão de cobranças?
Como pontuado, uma correta gestão de cobranças é essencial para que Instituições, tais como Sindicatos, Associações e Federações, sobrevivam. O que está em risco aqui é a sustentabilidade financeira da Entidade.
Uma gestão efetiva de cobranças envolve desde a definição de políticas claras até a adoção de tecnologias que facilitem o processo, passando pela comunicação clara e efetiva com os associados e o monitoramento constante das contas a receber.
O que acontece quando uma Instituição não adota uma gestão de cobranças efetiva, que englobe práticas preventivas e estratégias para lidar com a inadimplência quando ela ocorre? Bem, ela pode enfrentar problemas como a falta de recursos para manter suas atividades.
Além disso, a inadimplência pode afetar negativamente a imagem da Instituição, afetando sua credibilidade e reputação.
Vantagens de automatizar as cobranças da Entidade
Felizmente, a automação das cobranças é uma prática cada vez mais adotada pelas Instituições. Isso acontece quando os Sindicatos, Associações e Federações passam a observar as diversas vantagens em relação ao processo manual.
Não tem segredo. A automação pode permitir uma gestão mais eficiente das contas a receber, fornecendo dados e métricas para que a Entidade possa avaliar o desempenho e fazer ajustes em suas políticas de cobrança.
Isso implica no aprimoramento de processos internos e na melhoria de seus serviços. Ficou interessado em saber mais? Veja abaixo as 5 maiores vantagens da automação das cobranças.
1 – Diminuição dos custos operacionais
A essa altura, já sabemos que a automatização das cobranças traz inúmeras vantagens para as Instituições. Isso inclui a redução dos custos operacionais.
Com a automação, é possível reduzir o tempo consumido para realizar tarefas repetitivas e manuais, como a emissão e envio de boletos e a realização de contatos telefônicos para cobrança.
Além disso, a automatização pode contribuir para a redução de erros que podem gerar custos adicionais para a Entidade.
Com a redução dos custos operacionais, a Entidade pode direcionar seus recursos para outras áreas, igualmente valorosas, como a melhoria dos serviços oferecidos, em novas tecnologias e até mesmo na capacitação da equipe.
2 – Redução da inadimplência
Com a automação, é possível enviar lembretes de pagamento de forma mais eficiente e em intervalos regulares, o que aumenta as chances de que o associado realize o pagamento dentro do prazo.
Além disso, a automação pode permitir o envio de mensagens personalizadas, adaptadas de acordo com o perfil de cada associado.
Os impactos são bastante positivos e acabam, inclusive, conversando com dores do setor de comunicação. Acontece que, através do envio de mensagens customizadas, a Entidade consegue se comunicar de forma mais efetiva, construindo um relacionamento mais próximo e engajado com o associado.
3 – Mais controle do fluxo de caixa
A automatização das cobranças também oferece mais controle do fluxo de caixa para as Instituições. Com o uso de um sistema automatizado de cobranças, Sindicatos, Associações e Federações conseguem gerenciar de forma mais eficiente as informações financeiras, como a entrada de receitas, os prazos de pagamento e as datas de vencimento dos boletos.
Dessa forma, é possível acompanhar de perto o fluxo de caixa da Entidade, identificar possíveis problemas e tomar decisões mais estratégicas em relação às finanças. Além disso, o sistema automatizado de cobranças pode permitir a emissão de relatórios financeiros em tempo real, o que ajuda a Entidade a tomar decisões com base em dados concretos e atualizados.
O HiGestor funciona da mesma forma. O sistema faz a conciliação das contas a pagar e receber, comparando as informações lançadas com as informações dos extratos bancários. Assim, é possível identificar possíveis erros ou divergências e corrigi-los prontamente.
Através da plataforma também é possível gerar relatórios que mostram a situação financeira da empresa em tempo real. Por exemplo, ao extrair um relatório de inadimplência a Instituição passa a ter total controle sobre o número de membros inadimplentes, o valor da dívida e o período em atraso.
De maneira reduzida, com mais controle do fluxo de caixa, a entidade pode gerenciar melhor seus recursos financeiros, investindo em áreas prioritárias e garantindo a sustentabilidade a longo prazo.
4 – Agilidade nas cobranças
Agilidade nas cobranças é uma das principais vantagens. Com a utilização de um sistema automatizado, é possível enviar os boletos de forma rápida e eficiente para os associados, reduzindo o tempo de espera para a quitação dos débitos.
Além disso, alguns sistemas também conseguem enviar lembretes de pagamento por e-mail, aumentando as chances de recebimento em dia.
Com a agilidade nas cobranças, a Entidade pode ter um controle mais preciso do fluxo de caixa, diminuir a inadimplência e evitar a perda de receitas importantes. A automatização também permite que a equipe responsável pelas cobranças tenha mais tempo para se dedicar a outras atividades estratégicas para a entidade, como a captação de novos associados e ações de fidelização.
5 – Mais segurança nas transações
A automatização das cobranças traz mais segurança para as transações realizadas pelas instituições como Sindicatos, Associações e Federações.
Com a utilização de um sistema automatizado, é possível garantir a segurança dos dados dos associados. Sistemas de cobrança automatizados possuem recursos avançados de segurança, como a criptografia de dados, que protegem as informações dos associados contra possíveis fraudes e vazamentos.
Dessa forma, a Entidade pode ter mais tranquilidade ao realizar as transações financeiras e garantir a confiança dos associados em relação ao seu sistema de cobrança. Isso evita problemas legais e financeiros, além de melhorar a imagem perante os associados e a sociedade como um todo.
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Dicas para fazer a gestão de cobranças?
Algumas dicas podem ajudar a tornar todo esse processo de gestão de cobranças mais eficiente.
As sugestões abaixo podem auxiliar na redução da inadimplência, diminuição de custos operacionais, controle do fluxo de caixa e na agilidade nas cobranças. Leia atentamente e descubra como manter sua saúde financeira em dia.
1 – Organize as tarefas do setor
Para garantir uma gestão eficiente de cobranças em uma entidade, é essencial organizar as tarefas do setor de cobranças. Isso inclui a definição de responsabilidades e prazos, criação de processos padronizados, acompanhamento constante dos resultados, entre outros aspectos.
Essa organização permite que a equipe de cobranças atue de forma mais estratégica e assertiva, identificando com rapidez quais as pendências e priorizando as cobranças mais importantes.
2 – Entre em contato nos melhores horários
Ao fazer a gestão de cobranças é importante saber em quais horários é mais adequado entrar em contato com os devedores. Muitas vezes, as pessoas estão ocupadas durante o dia, seja com trabalho ou outros compromissos, e não têm tempo para tratar de assuntos financeiros.
Por isso, é recomendável realizar as cobranças em horários em que os devedores estão mais disponíveis, como no início da manhã ou no final da tarde.
Leve em consideração o horário de funcionamento da Entidade e adéque a agenda de cobranças de acordo com a disponibilidade da equipe. Dessa forma, é possível aumentar as chances de contato com os devedores e melhorar os resultados na recuperação de crédito.
3 – Crie condições para a renegociação
Criar condições para a renegociação é uma estratégia importante para reduzir a inadimplência. É fundamental ter empatia com o devedor, entender suas dificuldades e buscar soluções viáveis para que ele possa quitar sua dívida.
Oferecer parcelamentos, descontos ou outras alternativas podem ser diferenciais para que a negociação seja bem-sucedida. Lembre-se que a renegociação deve ser feita de maneira clara e transparente, apresentando todas as informações necessárias e evitando cobranças abusivas.
Estabeleça critérios claros para a renegociação, como prazos e limites para o número de parcelas, evitando que a inadimplência se torne uma prática recorrente.
Com uma política de renegociação bem definida, as Entidades podem manter uma relação saudável com seus associados e reduzir a inadimplência.
4 – Demonstre a importância da Entidade
Demonstrar a importância da Entidade é uma dica fundamental para uma boa gestão de cobranças. Sindicatos, Associações e Federações podem usar essa estratégia para engajar seus associados e conscientizá-los sobre a importância do pagamento em dia das mensalidades e taxas associativas.
Afinal, é através desses recursos financeiros que a Entidade pode oferecer serviços e benefícios aos seus membros, bem como manter a estrutura operacional em pleno funcionamento.
Destaque as conquistas e o trabalho realizado pela Entidade, mostrando que o valor arrecadado é utilizado para o bem comum de todos. Com essa abordagem, os associados são mais propensos a cumprir com suas obrigações financeiras, garantindo a sustentabilidade e continuidade dos serviços.
5 – Use um sistema para automatizar as cobranças
A utilização de um sistema para automatizar as cobranças é uma dica fundamental para a gestão eficiente de cobranças.
Com o aumento do número de associados, o volume de cobranças pode se tornar muito grande e difícil de ser gerenciado manualmente. Nesse sentido, a automação de cobranças através de um sistema específico para isso pode trazer grandes benefícios, como maior agilidade e segurança nas transações, redução da inadimplência e mais controle do fluxo de caixa.
Para este fim, o HiGestor é a solução completa. Somos uma plataforma online, ideal para Sindicatos, Associações ou Federações que desejam potencializar seus resultados com uma gestão completa e eficiente.
Conclusão
Podemos concluir que a automação das cobranças traz diversas vantagens, tais como a redução dos custos operacionais, a diminuição da inadimplência, mais controle do fluxo de caixa, maior agilidade nas cobranças e mais segurança nas transações.
Com o aumento da competitividade, em seu sentido mais amplo, e a necessidade de redução de custos, a gestão eficiente das cobranças se torna cada vez mais importante para garantir a saúde financeira das Entidades.
Faça um teste! Adote as práticas de gestão de cobranças reveladas aqui e descubra se esta é a chave para o sucesso da sua Instituição.
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