Aprender a fazer gerenciamento de mensalidades dos associados é uma tarefa muito importante para o gerenciamento da sua associação, sindicato ou federação.
Quando bem feita, a gestão de mensalidades tem a capacidade de reduzir os índices de inadimplência das instituições e colabora para manter a saúde financeira da mesma.
E para que seja ainda mais eficiente, o gerenciamento de mensalidades pode contar com o auxílio da tecnologia, por softwares de gestão financeira para sindicatos e associações como o HiGestor.
Além de garantir mais segurança para os dados de seus associados, o uso de um sistema de gestão para instituições facilita e automatiza todas as rotinas, aqueles processos que se repetem diariamente e que são indispensáveis para o bom funcionamento da instituição.
O que é o gerenciamento de mensalidades?
O gerenciamento de mensalidades é o processo que organiza os recebimentos dos associados das instituições, e inclui desde a geração da cobrança que pode ser feita de diversas formas, como via boleto, cartão de crédito, depósito bancário e outros.
A gestão também inclui o envio destas cobranças para os associados, o registro delas e o controle do caixa, para identificar as mensalidades que foram pagas pelos associados e as que ainda estão pendentes.
Como funciona o gerenciamento de mensalidades?
Com ele você faz o cadastro das contas a pagar e a receber, bem como o registro das mensalidades e a gestão do fluxo de caixa da instituição.
Estas informações de cadastro e gerenciamento são realizadas através do módulo financeiro, onde também é possível acompanhar as entradas e saídas de dinheiro, bem como a inclusão de financeiros por lote, evitando o retrabalho de fazer os lançamentos individuais para cada associado.
Outra facilidade de usar a tecnologia a favor da sua instituição é que utilizando o software de gestão para sindicatos e associações, é possível acompanhar a quitação das mensalidades pela tela inicial do sistema, o que facilita a identificação de percentual de associados inadimplentes, por exemplo.
Quais as vantagens de um gerenciamento de mensalidades?
Além de melhorar a organização financeira da sua instituição e contribuir positivamente para o crescimento e desenvolvimento dela, são muitas as vantagens de adotar o processo de gerenciamento de mensalidades na sua associação, sindicato ou federação.
Listamos alguns deles a seguir, confira:
Diminuição de Inadimplentes
Por meio do gerenciamento de mensalidades é possível ter mais informações acerca dos recebimentos e com isso fica mais fácil identificar o percentual de associados que possuem inadimplências.
Isso dá mais controle ao financeiro da sua instituição e por consequência melhora a gestão da diretoria, que com informações completas e seguras, consegue criar estratégias para reversão de inadimplências.
Controle de finanças
O controle das finanças da sua instituição também é um benefício proporcionado pelo gerenciamento de mensalidades, possível através do cadastro de todas as mensalidades de seus associados, bem como o gerenciamento deles, como envio, recebimento e cobrança de inadimplentes.
Previsibilidade de entradas
Usando o processo de gerenciamento de mensalidades é fácil identificar como será o futuro do caixa da sua instituição, pois ele estará mais organizado e com isso a previsibilidade de entradas de dinheiro fica mais clara.
Automação
Isso se aplica desde o envio da cobrança de mensalidades, até o envio de avisos vencimentos, que chamamos de régua de cobrança, além de facilitar os registros junto ao banco cadastrados.
Simplicidade
A simplicidade é outro benefício percebido por aqueles que utilizam um sistema de gestão em sua instituição.
Isso porque o processo de gestão de mensalidades tem por princípio organizar e facilitar o trabalho do setor financeiro da sua instituição, fazendo com que as tarefas diárias sejam mais simples.
Redução de custos
Com todas as informações dos seus associados e as receitas da instituição em ordem, o tempo investido para fazer esse trabalho que antes era manual e agora passou a ser automático, pode ser usado para realizar ações mais importantes e de mais retorno financeiro para sua instituição.
Sendo assim, além de facilitar o trabalho do setor financeiro e deixar as informações em ordem, gerenciar as mensalidades usando um software de gestão financeira para sindicatos e associações, ainda reduz os custos da sua entidade.
Melhor relacionamento
Com as informações todas organizadas e o processo de envio de cobranças e atualizações de cobranças, usado para os pagamentos atrasados, o relacionamento com seus associados tende a melhorar.
Afinal, o processo é simples e automático, evitando que haja ruídos ou demora na resolução de atendimentos com o associado.
Mas o melhor relacionamento também está no fato de que o tempo que antes era usado para fazer este processo de forma manual, agora pode ser usado para ações de estreitamento de relações.
Um exemplo de como fazer isso é usando os meios de comunicação, assunto que abordamos em nossa mentoria de marketing para instituições e que você pode acessar clicando aqui.
Conclusão
Chegamos ao final do nosso artigo e como falamos sobre o gerenciamento de mensalidades pelo software de gestão para instituições HiGestor, queremos convidar você para conhecer todas as soluções que nosso sistema oferece e que podem melhorar a gestão da sua instituição.
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