Neste artigo vamos apresentar a Matriz RACI. O que é, como aplicar em sua instituição e quais os benefícios proporcionados por ela.
Com essa ferramenta você poderá ajudar a melhorar o funcionamento do projeto através de uma série de estratégias.
Dentre os benefícios da ferramenta, temos que ela visa a gestão de pessoas levando em consideração o uso de uma comunicação certeira e o melhor uso dos recursos humanos.
Continue a leitura para descobrir mais sobre a ferramenta!
O que é a matriz RACI?
Se você chegou até aqui e ainda está com a dúvida sobre “o que é a Matriz RACI”, está tudo bem, nós vamos explicar ela para você.
Também conhecida como matriz de responsabilidades ou matriz de designação de responsabilidades, é uma ferramenta de gestão de pessoas muito utilizada pelas organizações para a distribuição eficiente de tarefas entres as equipes.
Sua principal função é definir quais serão as responsabilidades e funções das pessoas da instituição, na realização de processos ou projetos.
Para isso, ela se divide em quatro etapas, que são descritas por sua sigla:
- Responsible (Responsável)
Aqui é a etapa onde deve constar o nome de todos os integrantes do grupo que farão parte do projeto ou equipe e que são responsáveis pela entrega final.
Em outras palavras podemos dizer que todos da equipe ou projeto devem receber essa atribuição, afinal, a entrega é de responsabilidade de todos.
- Accountable (Autoridade)
A autoridade na Matriz RACI corresponde a quem irá responder pela conclusão das tarefas.
Isto é, podemos dizer que se refere a quem é o gerente do projeto.
Este será responsável por delegar as tarefas e responder por sua conclusão.
- Consulted (Consultado)
Como o próprio nome já diz, é a pessoa ou grupo que deve ser consultado para a melhor execução e entrega do projeto.
Geralmente são os especialistas em determinadas áreas e vistos como referência.
Por isso, quando procurados seus conselhos, avaliações, são determinantes para que o resultado seja positivo.
- Informed (Informado)
Nesta etapa estão todas as pessoas que devem receber as informações sobre a atividade, seja sobre o início ou sobre a conclusão.
Entretanto, é importante ressaltar que para fazer parte deste grupo, a informação sobre a atividade deverá ser de impacto para quem irá recebê-la.
Para que serve a Matriz RACI? Qual a sua utilidade?
A Matriz RACI serve para o desenvolvimento de projetos, para a gestão de equipes ou mesmo para definir um processo.
Na sua instituição, por exemplo, é possível aplicar a Matriz RACI para a realização de um evento para os contribuintes.
Neste caso, você irá utilizar essa ferramenta para descrever detalhadamente a função de cada um dos envolvidos para que o evento atinja o objetivo e seja um sucesso.
Exemplo de um evento realizado com a Matriz RACI
Vamos imaginar que o seu evento seja uma palestra com o Pedro, profissional especialista na área de direito trabalhista.
Para que tudo ocorra como o planejado, é importante criar uma equipe que será responsável pela organização desta palestra.
Assim, cada membro irá responder por uma atividade.
Neste caso, Maria é a gerente do projeto e recebeu a demanda do João, presidente da Instituição, que indicou o Pedro para palestrante que ainda precisa ser contatado pela Julia.
Dessa forma, podemos perceber que todos são responsáveis pela realização da palestra, embora cada um tenha responda por uma parte do projeto, veja:
- Responsáveis pela execução: Maria (gerente do projeto), João (presidente), Julia (secretária);
- Responsável por aprovar: João;
- Profissional consultado: João;
- Profissional informada: Maria;
Fazendo essa distribuição de tarefas, todos ficam cientes de sua responsabilidade e conseguem desempenhar um trabalho com foco no objetivo, neste caso, a palestra.
É desta forma que a ferramenta de gestão age, alocando cada profissional em uma determinada atividade, tendo como foco a entrega dos melhores resultados, explorando o melhor de cada profissional.
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5 benefícios da Matriz RACI
Como você pode ver ao longo deste artigo, são diversas as melhorias que a ferramenta pode proporcionar para seu projeto.
Entre muitos dos benefícios, separamos 5, veja a seguir:
1- Melhor Comunicação
É nítido que usando a ferramenta de gestão, um dos benefícios mais evidentes é a melhor comunicação entre os envolvidos no projeto e na equipe.
Isso acontece, porque por meio da distribuição das responsabilidades entre os integrantes fica mais claro o que cada um precisa fazer e como aquilo influencia em um resultado satisfatório.
2- Colaboração
Em conjunto com a melhora na comunicação está a colaboração entre os envolvidos.
Com a distribuição clara e transparente das atividades de cada um, bem como o consenso de que a responsabilidade pelo melhor resultado é de todos, a colaboração surge naturalmente.
Ou seja, ao invés de competir entre si, a equipe passa a colaborar e pensar em estratégias em conjunto.
3- Responsabilidade
Com todas as atividades distribuídas e comunicadas de forma clara, o senso de responsabilidade tende a aumentar, uma vez que prazos e tarefas tem chance mínima de serem esquecidas, além de eliminar a procrastinação.
4- Facilidade de informações
Usando a Matriz RACI fica muito mais fácil de encontrar as informações necessárias durante o desenvolvimento do projeto.
Isso também facilita o andamento do projeto, afinal, é menos tempo investido em localizar onde está cada informação.
Usando o exemplo anterior, se for necessário contatar o palestrante, poderá falar com a secretária da instituição, uma vez que ela ficou responsável por esta tarefa e terá os contato em mão.
5 – Reduz sobrecarga de trabalho
Sendo um dos pilares da Matriz RACI a distribuição de tarefas, logo, a equipe fica menos sobrecarregada.
Isso gera um benefício extra, afinal, profissionais menos sobrecarregados conseguem desempenhar suas atividades com mais foco e energia, maximizando os resultados.
Como montar uma Matriz RACI, afinal?
Entendido o que é a, para quê ela serve e quais os seus benefícios, vamos agora para a parte prática.
Separamos algumas dicas para você de como montar uma Matriz RACI.
Antes das dicas, vale lembrar que a ferramenta de projeto pode ser utilizada de diversas formas, desde a fase de início quanto na fase final do objetivo.
Vamos lá!
1 – Objetivo
Em primeiro lugar, comece definindo um objetivo para o seu projeto, afinal, ele é quem irá nortear todo o seu projeto e deve estar claro desde o início para todos os envolvidos.
Cuidado para não confundir o objetivo com meta, para isso, lembre-se sempre que meta está no objetivo – que é o resultado – e pode ser mais de uma.
Por exemplo, a meta pode ser a entrega do planejamento do projeto em uma determinada data.
2 – Determine e distribua as tarefas
Então, após definir o objetivo, faça um check list das tarefas que serão necessárias realizar para se chegar ao objetivo e então distribua entre a equipe quem será responsável pela execução de cada uma delas.
3 – Monte a estrutura da gestão
Com o objetivo definido, a equipe definida e as tarefas distribuídas, desenhe a montagem da estrutura da sua Matriz RACI, que pode ser criada em uma planilha no excel.
Tenha uma coluna com os 4 pilares (RACI) e outra com as tarefas que devem ser desenvolvidas para chegar ao objetivo e, em outra coluna, atribua quem irá desempenhá-la.
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Conclusão
A Matriz RACI é uma ferramenta muito valiosa para a gestão de projeto e de pessoas.
Ela pode ser um excelente mecanismo para o desenvolvimento de projetos, para a gestão de equipes ou mesmo para definir um processo.
A ferramenta pode auxiliar, inclusive, na melhoria da comunicação e da colaboração por parte dos envolvidos.
Agora que você chegou até aqui, basta seguir estas etapas para aplicar a gestão em sua instituição!
Faça o teste e depois deixe aqui nos comentários como foi a sua experiência, aproveite e, se quiser, compartilhe dicas que tenha aplicado na sua Instituição.
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