6 Dicas para Organização Financeira do Sindicato e Associação

Neste artigo você irá entender a relação entre: ter uma organização financeira e alcançar altos índices de arrecadação para o Sindicato e Associação.  Isto porque, não há como ignorar o fato de que para garantir uma frequente arrecadação, há a necessidade de uma gestão financeira com processos padronizados e eficientes.  Manter os dados financeiros atualizados, bem organizados e utilizar de ferramentas de gestão para administrar todas as informações, com certeza trará um resultado positivo para a Instituição. Continue lendo para conhecer as melhores práticas de organização financeira.

Importância da Organização Financeira

Para uma excelência operacional dentro de uma Instituição, ter organização financeira é a base para que a entidade possa desenvolver suas atividades e agregar valor a todos os membros e sociedade. A organização financeira abrange diversos processos de captação de dados financeiros a fim de garantir resultados positivos à entidade, assim, a fidelidade, organização e disposição dessas informações são fundamentais para promover o crescimento da Instituição. A seguir, iremos apresentar 6 maneiras de como você, como membro da entidade, pode aprimorar os processos de organização financeira da Associação ou Sindicato.

1 – Planejamento Orçamentário

O planejamento orçamentário envolve organizar todos os dados financeiros como, controlar e planejar receitas, despesas e resultados da entidade, com planilhas e relatórios. Esse processo exige que os dados coletados sejam exatos e que as planilhas sejam preenchidas sempre que houver alguma informação financeira. Organizando a planilha com as informações necessárias, a possibilidade de captar informações úteis para promover alguma ação é gigantesca.  Assim, de maneira a otimizar os resultados, ter um planejamento orçamentário pode gerar vários insights (ideias) para ações e promoções das Associações e Sindicatos. Faça o download do nosso modelo de Planejamento Orçamentário para Instituições como, Associações, Sindicatos e Federações.

2 – Controle de Inadimplência 

Sabemos que o aumento da inadimplência de mensalidades pode gerar grandes transtornos para as Associações e Sindicatos, por isso, é importante desenvolver maneiras de contornar esse tipo de situação. Como dito na dica anterior, um planejamento orçamentário é extremamente importante para o desenvolvimento de uma Instituição, tendo em vista que utilizar as planilhas orçamentárias pode ser a ferramenta mais adequada para entender o comportamento das pessoas que estão relacionadas com a entidade. Com o sistema de gestão HiGestor é possível organizar todas as informações de cadastro de uma Instituição, podendo incluir no cadastro de cada associado todos os dados financeiros necessários para alimentar planilhas e relatórios. Há algumas maneiras de reduzir inadimplência, como, por exemplo:

• Usar um sistema de gestão a fim de garantir lealdade aos dados,
• Incentivo ao pagamento ofertando qualidade nos serviços,
• Possibilitar venda com nota fiscal,
• entre outros.

Uma outra forma de reduzir a inadimplência é fazer disparos de e-mail para os clientes, visando orientar os mesmos sobre as datas de pagamento, como, por exemplo:  1 – Enviar com uns dias de antecedência um e-mail informando que o vencimento da conta está chegando 2 – Enviar no dia do pagamento um e-mail informando que o vencimento chegou 3 – Enviar uns dias depois do atraso um e-mail informando do vencimento já passado e também, os possíveis juros que o atraso acarretará. A importância do e-mail de cobrança está no fato de que a longo prazo ela tem impacto direto na redução de inadimplentes e no crescimento da Instituição. 

3 – Controle de contas a pagar e receber

Ter um controle de contas a pagar e receber é a forma mais eficiente de garantir o progresso de uma Instituição, permitindo que os líderes possam organizar todas suas ações internas e externas, impactando de fato as Associações e Sindicatos. Como já vimos neste artigo e em outros do nosso blog, a eficácia de um processo se dá pela gestão dos líderes, mas também, pelas ferramentas que são utilizadas durante cada etapa. Ou seja, as informações são importantes, porém, uma informação só terá impacto se dentro dos processos ela estiver bem organizada. Assim, podemos afirmar que um software de gestão online é a ferramenta perfeita para captar e organizar essas informações.  No sistema de gestão para Associação e Sindicato HiGestor você pode concentrar todos os dados do seu associado, podendo registrar e categorizar cada uma das contas. Além disso, com o HiGestor é possível a programação de envio de contas, facilitando a cobrança e também, otimizando o seu tempo. Para você ter o controle total de suas contas a pagar e receber, deve haver ações como:

• registrar todas as movimentações da Instituição,
• cobrar sistematicamente os clientes inadimplentes,
• estimular o pagamento antecipado,
• prever gastos fixos,
• variáveis e investimento do período,
• entre outros. 

Para agregar ainda mais valor aos nossos clientes, neste mês lançamos o Módulo de Anexo. Um módulo dedicado a possibilitar o anexo de documentos no próprio software, como contratos, notas fiscais, contas fixas, etc.  Visando a eficiência que o processo de controle de contas a pagar e receber deve alcançar, é fundamental aprimorar cada etapa. No sistema de gestão online HiGestor, você de fato consegue organizar todas as informações financeiras mas, com o módulo de anexo agora além de fazer os registros por escrito, consegue garantir a fidelidade da informação com comprovantes digitais.

4 – Tipos de Arrecadação

As arrecadações são todos os meios que uma Instituição tem para gerar receitas. Seja através de mensalidades dos associados ou filiados, mas também com inscrição de eventos, cursos e outras atividades que podem gerar essa receita. É importante ter estratégias para aumentar a arrecadação da Instituição e essas estratégias devem estar alinhadas com os objetivos da entidade. Ou seja, visando gerar renda sem depender exclusivamente da mensalidade de associados ou filiados, é necessário desenvolver outros métodos que garantem esse retorno e também, que promova mais a Instituição. Para isso, você pode usar outras formas de arrecadação, como: 

• Eventos

Os eventos podem ser uma ótima opção para garantir maior arrecadação e também, divulgar as ações internas da Instituição.  Diferente do que alguns pensam, promover eventos jamais será um gasto para a Instituição. Pelo contrário, ao desenvolver um evento você pode arrecadar com inscrição, material de apoio, doações por reconhecimento e o mais importante, eleva o relacionamento dos membros da direção com os seus associados e filiados. No sistema de gestão online HiGestor há um módulo dedicado especialmente para desenvolvimento e gerenciamento de eventos, cursos e palestras.

• Financiamento Coletivo – Crowdfunding

O financiamento coletivo ou também conhecido como Crowdfunding é uma das maneiras mais conhecidas de captar recursos para Instituições do terceiro setor. Normalmente esse tipo de financiamento é feito por intermédio de um site, onde há a possibilidade de participar das campanhas de financiamento coletivo de qualquer lugar, necessitando apenas de internet.

• Nota Fiscal

A utilização de nota fiscal para gerar maior arrecadação também é uma forma comum de alcançar maiores arrecadações, pois possibilita que diversas pessoas, em diversos lugares, acessem um código QR (código de barras bidimensional) e consigam fazer qualquer valor de doação diretamente para a Instituição. Cada cidade tem suas regras em relação ao uso de nota fiscal para captação de recursos, sendo assim, procure se informar sobre esse processo na sua cidade e, busque disponibilizar essa função assim que possível.

• Relacionamento 

Manter uma relação direta e saudável com todos que se relacionam com a Associação ou Sindicato é extremamente importante para o desenvolvimento da Instituição.  Para isso, promover campanhas de relação interpessoal é uma maneira de atingir não só este objetivo de melhorar as relações, mas também gerar mais arrecadação para a entidade.  Expondo as necessidades da Instituição, de forma a relacionar as doações com as possíveis melhorias internas e também para o setor, o impacto será perceptível   e de grande valor para todas as partes. Por ser uma via de mão dupla, é de grande importância que a Instituição consiga criar um laço com associados e filiados. Ao mostrar valor para membros de Associação e Sindicato, a entidade abrange maior público e consequentemente maiores arrecadações.

5 – Software de Gestão

Um software de gestão consiste em um conjunto de ferramentas e processos, que integrados em uma plataforma, possibilitam a simplificação de processos corporativos, como: gestão financeira, gestão de associados e gestão de eventos. Pensando em como conciliar todos esses processos de gestão, a HiGestor – Sistema de Soluções em Gestão, desenvolveu um software online dedicado a garantir a melhor experiência possível em gestão de dados e informações. Sendo um sistema de gestão para Associações, Sindicatos e Federações, o software HiGestor é extremamente eficaz no que se propõe. Por ser uma plataforma online, é possível que você acesse as informações contidas nele de qualquer lugar, a qualquer momento e de qualquer tipo de dispositivo (celular, tablet, computador).  Além de ser online, é um sistema que dispõe de várias ferramentas de apoio para ações como:

• controle financeiro,
• gestão de cadastro de associados,
• relatórios personalizados,
• recebimento via boleto e cartão de crédito,
• portal do associado,
• módulo de eventos,
• módulo de anexo,
• entre outros.

Por esses e outros motivos, utilizar o sistema de gestão HiGestor é essencial para o aprimoramento de processos, gestão de associados, fidelidade de informações, otimização de tempo e o mais importante: agregar valor à Instituição.

6 – Padronização de processos 

Se você acompanha nosso blog, deve ter percebido que nos últimos artigos abordamos ferramentas de apoio à gestão de processos e pessoas, a fim de garantir que Associações, Sindicatos e Federações possam obter uma excelência operacional em suas tarefas de rotina. Algumas ferramentas além de otimizar os processos, possibilitam uma melhor interação com o público ou cliente e, também, uma maior arrecadação. Isso acontece porque essas ferramentas tendem a gerar insights (ideias) da situação da entidade ou das possibilidades para gerar arrecadação. Para promover e garantir uma padronização nos processos, é necessário que os líderes da Instituição conheçam as ferramentas de apoio que podem otimizar suas funções mas também, saber entender como podem ser feitas ações que criem uma melhor relação e tragam retorno financeiro para a entidade. Existem algumas ferramentas que podem apoiar a gestão e padronização de processos, como o Software HiGestor, que permite armazenar todas as informações em um único local de maneira organizada e segura, além de ser acessível de qualquer lugar com acesso a internet.

Conclusão

Como vimos ao decorrer deste artigo, é essencial entender que para obter uma excelência operacional e consequentemente gerar maior valor para a Instituição é necessário ter uma gestão geral eficiente, e mais importante, ter uma gestão financeira excepcional.  Tendo em vista que para que haja qualquer ação da Instituição é necessário ter uma base sólida, a organização financeira se torna parte fundamental na gestão da entidade.  Ou seja, para garantir que a Instituição consiga entregar valor, a gestão interna deve se apoiar em processos e ferramentas que de fato irão otimizar todo o trabalho e também possibilitar que novas oportunidades aconteçam. As dicas contidas neste artigo irão auxiliar não só nos processos, mas também na comunicação (escrita e visual) da Instituição. Além deste artigo, temos outros que abordam outros tipos de gestão, processos e ferramentas a fim de promover não só o compartilhamento das informações mas também de impactar positivamente as Instituições.