Um dos grandes Benefícios do Software para Cadastro de Associados é assegurar que os dados estejam seguros e sempre atualizados, pois tal ferramenta e ação interferem diretamente na construção do relacionamento com seu Associado.
O software utilizado para o cadastro de associados está ligado à gestão da Instituição. A maneira que estão organizados os dados e as informações fala muito sobre o perfil da entidade de classe.
Uma ferramenta de gestão como o HiGestor sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação, quando bem utilizada para o cadastro de associados, garante eficiência e menos trabalho no futuro.
Continue lendo este artigo e descubra os benefícios do Software para Cadastro de Associados para a sua gestão de modo geral e também para o aumento de arrecadação.
Importância do Cadastro de Associados
O cadastro de associados é de extrema importância para que sua Associação, Sindicato ou Federação tenha uma gestão eficiente e duradoura. Isso porque, os dados cadastrais e as informações pessoais do seu associado permitem melhor comunicação, relação e engajamento entre Instituição e contribuinte.
Entenda que quanto maior o número de informações que a sua Instituição possuir sobre os seus associados, maior será a probabilidade da comunicação entre sua Entidade e o associado ser mais assertiva.
Por exemplo, dados cadastrais atualizados permitem que você consiga efetuar cobrança de mensalidade em diversos canais e de diversas formas, possibilita que você crie mensagens personalizadas de datas comemorativas, garante que você faça divulgação de evento de maneira eficaz, entre outros.
Como Fazer o Cadastro de Associados?
É importante pensar que ao fazer o cadastro do associado, você deve coletar os dados que sejam importantes para o relacionamento entre ambas as partes e não promover formulários gigantes de perguntas para o associado.
Grandes questionários e formulários tendem a dificultar o preenchimento dos dados cadastrais, visto que, alguns associados podem não ter todas as informações no momento do preenchimento e, outros podem simplesmente não ter paciência para responder muitas perguntas.
As duas ferramentas mais utilizadas para cadastro de associado são as planilhas e os sistemas de gestão de cadastros. Confira:
Software para Cadastro de Associados
Utilizar um software para cadastro de associados é essencial para que informações sejam mantidas centralizadas de modo a possibilitar ações como gestão dos dados financeiros ou pessoais, relacionamento e autonomia para os associados.
O HiGestor, por exemplo, é um software de cadastro de associados que funciona online, facilitando o acesso a qualquer informação dos associados da sua Instituição a partir de qualquer dispositivo, seja celular, computador ou tablet.
Isto é, com o HiGestor você pode acessar as informações dos seus associados sempre que necessário, sem precisar ir fisicamente até a sede da sua Associação ou Sindicato, como quando estiver participando de evento e precisar confirmar alguma informação de um associado, basta acessar o sistema online.
Além disto, o sistema online permite que você consiga captar novos associados e cadastrá-los em diversos momentos e situações, ou seja, a possibilidade de crescimento nas arrecadações é gigantesca, visto que a conexão com um novo contribuinte pode ser feita sempre que houver oportunidade.
Planilhas
As planilhas são companheiras de longa data das Associações, Sindicatos e Federações, sendo um dos itens mais necessários para a gestão financeira e de dados de toda Instituição.
Isso porque, é uma ferramenta muito tradicional e de fácil acesso, o que permitia seu uso frequente dentro de entidades de classe, porém, hoje com as novas ferramentas disponíveis no mercado não há como negar que chegou o momento de trocarmos planilhas por softwares de gestão.
Utilizar planilhas para manter dados e informações no cadastro de associados não é mais uma prática recomendada, uma vez que exige processos manuais, aumentando as chances de ocorrer erros e demandando maior tempo de execução.
Para que sua Associação, Sindicato e Federação tenha a possibilidade de promover ações mais assertivas com seus associados utilizando os dados cadastrais, busque transferir todas as informações mantidas em planilhas para um software.
4 Benefícios do Software para Cadastro de Associados
São muitos os benefícios de utilizar um software para cadastro de associados e utilizar tais benefícios a favor da gestão e promoção de sua Instituição é extremamente importante para sua Associação ou Sindicato se desenvolver e crescer.
Veja a seguir 4 benefícios que o cadastro de associados garante:
1 – Banco de Dados
O banco de dados é o recurso onde é armazenado de forma organizada dados e informações referentes a associados de Associações, Sindicatos e Federações.
Construir um banco de dados bem estruturado é uma estratégia que permite ações, antes, durante e depois da captação do contribuinte, isso porque com as informações coletadas e armazenadas no cadastro você pode analisar dados e utilizá-los para tomar decisões urgentes e futuras.
Com o banco de dados atualizados você pode e deve criar ações mais eficazes como: estratégias de marketing, relacionamento continuo, pós-venda, upgrade da base, entre outros. O banco de dados permite:
- Armazenamento de dados conforme necessidade;
- Controle e segurança dos dados;
- Acompanhamento de demandas;
- Gerenciamento e manutenção dos dados;
- Promoção de ações internas;
- Entre outros.
Sendo assim, obter um banco de dados bem estruturado, organizado, atualizado e funcional é uma das estratégias mais eficientes para engajar sua base e promover sua entidade de classe.
2 – Comunicação
Para garantir uma comunicação assertiva com seus associados, é importante que todos os dados necessários tenham sido coletados, organizados e armazenados de maneira correta.
Neste sentido, integrar um software de gestão para instituições como o HiGestor, possibilita que as informações sejam melhores aproveitadas, gerando resultados mais satisfatórios.
Por exemplo, com os dados cadastrados no sistema é possível manter uma relação e comunicação ativa com seus associados, informando-os com notícias e lembretes sobre ações internas, convidando para cursos e eventos promovidos pela Instituição, além de manter uma relação continua com os contribuintes.
Outro ponto importante que envolve a comunicação e os dados cadastrados no sistema é a possibilidade de receber feedbacks sobre os produtos e serviços fornecidos pela Instituição e assim promover ações que engajam e aumentam as arrecadações.
3 – Aumento das Receitas
O aumento das receitas é um benefício que se destaca quando falamos sobre o cadastro de associados, uma vez que com um software adequado que permita uma boa gestão de dados, a probabilidade de redução de inadimplentes, maior engajamento da base e promoção de entidades é imensa.
Uma dica de como aliar o cadastro de associados ao aumento das receitas da sua Instituição é através da realização de cursos e eventos, que exige uma base de informações atualizadas de seus associados, para ser então possível realizar a comunicação com a sua base e assim divulgar a realização do seu evento.
Além disso, com um banco de dados atualizado é possível criar uma estratégia para reduzir a taxa de inadimplência da sua Instituição. Por exemplo, se você utiliza um software de gestão para sindicatos e associações, é possível fazer uma régua de cobrança, definindo pontos de contato com seu associado, lembrando das mensalidades que estão por vencer ou que já estejam vencidas.
4 – Engajamento com os Associados
Desfrutar do engajamento com os associados que um bom software possibilita é um dos pontos positivos em utilizar o cadastro de associados como ferramenta de armazenamento e gestão de dados.
Com o HiGestor sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação, você pode criar um relacionamento personalizado com cada associado e assim engajá-lo de forma orgânica e eficaz. Pense que, com as informações captadas, você pode promover ações como: avisar o associado sobre pendências financeiras, informar sobre possíveis cursos e eventos, enviar mensagens em datas comemorativas e até mesmo, entrar em contato com o associado para atualizar dados e saber se suas expectativas estão sendo atendidas.
Ou seja, o cadastro de associados possibilita que a Instituição se promova dentro de sua base apresentando ações e ferramentas que sejam favoráveis aos associados e consequentemente tenha o engajamento natural destes.
Quais os Dados Indispensáveis para o Cadastro de Associados
Para que o banco de dados da sua Associação ou Sindicato esteja atualizado, algumas informações são indispensáveis para que você consiga ter uma comunicação eficiente com seus associados e, consequentemente, haja o aumento das arrecadações da sua Instituição.
Sendo assim, é importante que ao utilizar um software para o cadastro de seus associados estejam preenchidos os seguintes campos:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Telefone;
- E-mail;
- Endereço;
- Dependentes.
Com estes dados será possível manter a comunicação com seus associados e assim garantir um melhor relacionamento com sua base.
Conclusão
Como vimos ao longo deste artigo, os benefícios do software para cadastro do associado são muitos, como engajamento dos associados, aumento das receitas e outros. Utilizar tais benefícios de forma correta tem impacto direto no crescimento e desenvolvimento da sua Instituição.
Priorizar o processo de cadastro de associados é um dos maiores desafios das Instituições, pois demanda uma gestão estratégica e organizada, para que assim se mantenha a eficiência em todas as outras ações que entidade irá realizar.
Parece algo simples, mas coletar e atualizar corretamente os dados, para que assim se possa utilizar no momento certo, garante que sua comunicação e relacionamento promova um maior vínculo entre ambas as partes e consequentemente maior engajamento por parte do associado.
Utilize todas as informações coletadas ao favor da Instituição e considere os pequenos gestos como enviar uma mensagem de feliz natal ou feliz aniversário, pois são detalhes como estes que fazem toda diferença na relação entre associado e entidade de classe.
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