Eventos online X Eventos presenciais | Em qual investir?

Os eventos online, tanto quanto presenciais, têm se tornado cada vez mais frequentes nas associações, federações e sindicatos, sendo usados como uma alternativa de arrecadação para as instituições.

Mas entre os eventos online e os eventos presenciais, você sabe em qual é melhor investir em sua instituição? Se você ficou em dúvida, continue a leitura deste artigo, pois iremos falar sobre cada um dos formatos.

Além disso, separamos 5 dicas de eventos que podem ser realizados em sua associação, federação ou sindicato, que irão contribuir para sua instituição arrecadar mais, gerar mais engajamento dos associados e ser mais conhecida.

O que é um evento online?

O evento online é um tipo de mídia que é compartilhado através de plataformas para transmissão virtual ou redes sociais que permitem fazer a transmissão de vídeos pela internet, seja no formato ao vivo ou de vídeos gravados e disponibilizados posteriormente ao usuário.

Um exemplo de evento online e ao vivo, com gravação, que podemos citar aqui foi o SindiMais Conecta 2021, transmitido online e realizado pelo Portal SindiMais, juntamente com a Effettiva Eventos e a HiGestor, no início deste ano.

Por ser um evento online e ao vivo ele teve sua transmissão inteiramente pelo YouTube, onde todos os palestrantes se apresentaram de suas casas ou escritórios usando a internet, e o público pode acompanhar os 2 dias de evento de suas casas, por exemplo.

Online x Presencial

A diferença entre os eventos online e presencial se dá principalmente pela forma com que acontecem, pois de maneira geral, ambos exigem uma organização, programação e estrutura para que aconteçam.

Mas separamos as principais diferenças entre eles a seguir, veja:

Valores

Geralmente o evento online tem um custo menor de realização, pois exigem menos estrutura para que aconteçam, por exemplo, quando o evento online é transmitido pelo canal do YouTube ou outras redes sociais como Instagram e Facebook, não há necessariamente um gasto com a sua transmissão.

Entretanto, se escolher fazer um evento online com transmissão através de uma plataforma específica, haverá um custo de contratação desta plataforma, como é o caso do Zoom, uma empresa especialista em serviços de conferência remota.

Já os eventos presenciais costumam ter valores mais altos, afinal é preciso criar uma estrutura para comportar os palestrantes e os participantes do eventos, criando uma experiência de evento presencial.

Por exemplo, será necessário pensar na contratação de espaço, distribuição de pessoas, acomodação, material eletrônico para apoio dos palestrantes (telões, vídeo projetor, etc), som, iluminação, entre outros.

Tamanho

Tanto no evento online quanto no evento presencial é possível determinar a quantidade de pessoas que poderão participar no evento, caso ele exija inscrição de participação, que é o que acontece com quem utiliza o HiGestor para Eventos.

Geralmente os eventos criados pelas instituições clientes do software para sindicatos e associações HiGestor, realizam seus eventos e cursos com inscrições através do portal HiGestor para Eventos.

Assim, é possível determinar o número máximo de participantes, quantos são os inscritos, controlar fornecedores e fazer a comunicação do evento com os inscritos por e-mail, telefone ou whatsapp.

Com esse controle de inscrições é mais fácil gerenciar o tamanho do evento, seja ele realizado online ou presencial.

Contudo, neste quesito os eventos online acabam sendo favorecidos já que dispensam o investimento em local para realização, afinal, basta ter um computador ou celular com internet para participar da transmissão.

Isso, para as instituições, impacta na redução de custos e contribui para que mais pessoas possam participar de seus eventos, aumentando seu alcance e as chances de receber novos associados.

Local

A escolha do local é muito importante e exige alguns cuidados que devem ser considerados na etapa de planejamento do evento, tanto para os que acontecem online quanto os que são presenciais, pois faz parte da experiência do usuário que estará participando.

Se optar por fazer um evento presencial é preciso levar em consideração a quantidade de pessoas para escolher um local apropriado para acomodar as pessoas de maneira que consigam aproveitar ao máximo o evento, os palestrantes e os conteúdos.

E se for um evento online as opções de local são um pouco maiores, uma vez que existem mais possibilidades para serem exploradas.

Por exemplo, se escolher fazer a transmissão pelo YouTube, não haverá limitação de participantes, agora, se optar por fazer por plataformas como o Zoom, haverá restrição para o número de participantes.

Interações face a face

A interação face a face é algo que mexe muito com nós seres humanos, pois estamos fadado a criar conexões uns com os outros. Por sua vez, esse senso de comunidade é mais percebido em eventos presenciais, onde as pessoas estão inclinadas a fazer contatos espontâneos.

Apesar de exigir um esforço imensuravelmente maior, por envolver uma série de serviços externos como som, iluminação e buffet, tal formato de evento já provou ser bastante eficiente.

Conhecer pessoas com quem você conversou apenas por telefone ou por e-mail adiciona uma camada importante ao relacionamento, permitindo um tipo diferente de comunicação. E, ainda que conversas por vídeo consigam transmitir dicas sutis como linguagem corporal, tom de voz e expressões faciais, o mundo ainda precisa de apertos de mão.

A ascensão dos eventos online

Embora eventos presenciais gerem excelente retorno, é indispensável o investimento em novos formatos,como os eventos online, muito fomentados com a pandemia do Coronavírus, que impulsionou este tipo de evento.

Temos por exemplo, grandes festivais de música como o Coachella e o Lollapalooza, que sempre acontecem no mês de abril, acabaram sendo adiados para outubro e dezembro de 2020 respectivamente.

Enquanto isso, inúmeros eventos online estão reunindo artistas e fãs através de transmissões ao vivo. É o caso do Festival #tamojunto, organizado pelo jornal O Globo, onde o formato, em si, não é novidade. O que chama a atenção é a magnitude desses eventos, que reúnem picos de transmissão gigantescos.

Tipos de eventos online

Existem diferentes tipos de eventos online que são possíveis de se realizar nas associações e sindicatos. Separamos 5 opções a seguir para inspirar a sua instituição, confira:

1. Meetups

Os Meetups são encontros entre profissionais e empresas que possuem interesses em comum e que tem como principal objetivo promover o networking entre eles, servindo como um momento de trocas valiosas para o crescimento e desenvolvimento das instituições.

No formato online eles costumam acontecer através de salas virtuais onde cada participante tem um espaço de tempo para expor suas ideias, dúvidas e compartilhar suas experiências, sobre um determinado assunto e após todos os demais podem comentar.

Mas também podem ser realizados presencialmente na própria sede da sua instituição, uma vez que é um evento menos formal, onde o interesse maior é gerar uma grande conversa com trocas de experiências profissionais entre os participantes.

2. Conferências

As conferências online geralmente acontecem através de uma plataforma para transmissão ao vivo e na maioria dos casos possuem um cronograma dividido entre apresentações, temas para discussão e espaço para interação, perguntas e comentários, do público.

3. Webinar

Um webinar é muito semelhante a uma conferência, também acontecendo ao vivo – podendo ser gravado e utilizado posteriormente -, e é transmitido por uma plataforma para transmissão online.

Neste caso as interações entre apresentador ou palestrante acontecem de maneira simultânea, ou seja, não é preciso seguir um cronograma. Sendo assim, os espectadores podem fazer perguntas durante a apresentação.

4. Reuniões

As reuniões são os tipos de eventos mais comuns de acontecerem online, e foram muito impulsionadas pela pandemia do covid-19, que impôs para as empresas uma adaptação do ambiente de trabalho no modelo home office.

Sendo assim, as reuniões que antes aconteciam presencialmente nas salas das instituições, passaram a ser realizadas por plataformas como Google Meet e Zoom.

5. Transmissões ao vivo

As transmissões ao vivo ou lives ficaram bastante conhecidas nos últimos anos, sendo realizadas principalmente nas redes sociais, como Instagram, Facebook e YouTube, onde as próprias plataformas disponibilizam uma ferramenta para as transmissões.

Os temas são diversos, desde entrevistas com especialistas, vendas de produtos, shows musicais, entre outros. E aqui fica um convite para quem quiser acessar o #HiGestorConvida, uma série de lives que o HiGestor realizou mensalmente durante este ano e que estão em nosso instagram/higestor e youtube/higestor.

O online na prática

Separamos algumas dicas para potencializar as estratégias de eventos online que você pode colocar em prática na sua instituição.

1. Disponibilize conteúdos em vídeo

Dialogue com uma pequena parcela dos seus associados e identifique pontos em comum nas conversas. Quais são as incertezas deles em relação ao mercado? Talvez sejam as mesmas incertezas de um possível associado ou filiado.

A partir disso elabore pautas e discorra sobre o assunto ao longo de um vídeo, ou ao longo de uma série de vídeos. Disponibilize os vídeos em uma página e, então, prontifique-se a convidar as pessoas para assistirem.

Você pode dedicar uma semana no mês para fazer isso e batizar o evento como “Semana do(a)  _____”. Exija, antes, alguma informação de contato dessas pessoas, para que você possa abordá-las mais tarde.

2. Escolha uma boa plataforma

Escolher uma boa plataforma para fazer a transmissão de seus eventos online é muito importante para garantir a boa qualidade do seu evento. Além disso, cada plataforma possui uma particularidade em suas ferramentas, que irão se adequar ao seu objetivo.

Algumas plataformas que indicamos são:

• Lets.events
• EventMobi
• Hangouts
• Zoom
• Google Meet
• YouTube

3. Anuncie o evento

Os anúncios são uma ótima alternativa para impulsionar os eventos, fazendo com que mais pessoas tenham conhecimento deles, além de ser possível direcionar para os públicos certos para cada assunto.

Mas por se tratar de um investimento financeiro, indicamos que os anúncios de eventos sejam realizados para aqueles que possuem alguma taxa de inscrição, pois assim é possível que ele mesmo se pague, não gerando custos extras para a instituição.

4. Interaja ao vivo

Você não precisa fugir muito da proposta inicial. Em um texto publicado aqui no blog, citamos como exemplo o SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), que aderiu às transmissões ao vivo a fim de difundir dicas para reduzir os impactos do novo Coronavírus.

O mesmo conteúdo trabalhado naquela série de vídeos sugerida antes pode ser tema de debate nas transmissões. Utilize ferramentas como o Youtube, Facebook e Instagram para gravar as lives e interaja em tempo real com os associados e filiados da sua Instituição. Talvez seja mais fácil envolver seu público assim.

O legal é que ambas as sugestões conseguem atingir uma quantidade enorme de pessoas sem gerar custos para a Instituição. Não há necessidade de contratação de pessoal ou de deslocamento.

Conclusão

Chegamos ao final do nosso artigo, aonde exploramos o universo dos eventos, online e presencial, e esperamos que você tenha compreendido as diferenças entre eles e conseguido identificar qual é a melhor opção para sua associação, sindicato ou federação.

Gostaríamos também de convidar você a conhecer a nossa plataforma de criação de eventos, o HiGestor para Eventos, que é um módulo exclusivo do sistema de gestão de associados HiGestor.

Para saber mais, faça um teste grátis clicando na imagem abaixo.

Autor

Josiele Saugo

Produtora de Conteúdo em HiGestor – Sistema de Gestão para Sindicatos, Associações e Federações

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