Para quem trabalha com o setor financeiro de empresas e instituições, a régua de cobrança é bem conhecida.
Ela é uma ferramenta utilizada por instituições para acompanhar o recebimento de mensalidades ou pagamentos diversos de seus clientes.
Seu principal objetivo é identificar a inadimplência e criar planos de ação para reduzir este tipo de ocorrência.
Mas não é só isso, portanto convido você a continuar a leitura desse artigo para descobrir o que é a régua de cobrança, por que aplicar em sua organização e como montá-la.
O que é uma régua de cobrança?
É uma ferramenta, uma régua que empresas e instituições estabelecem para fazer a cobrança de forma sistematizada.
Ela é uma ferramenta de gestão financeira, indispensável para a redução de inadimplência nas organizações.
Através da régua de cobrança a empresa determina dias específicos para fazer os envios de cobrança, aviso de vencimento e também dias para a informação de pagamentos atrasados (inadimplência).
É também por ela que se determina o período para entrar em contato com os clientes inadimplentes para tentar negociar a dívida.
Estas ações, de forma organizada, ajudam as organizações a reduzir as taxas de devedores, os inadimplentes.
Quais são os principais tipos de cobrança?
Existe mais de um tipo de cobrança, são eles:
- boletos bancários
- cartão de crédito
- débito em conta
Entendendo o que é uma régua de cobrança, é importante entender qual a melhor forma de conversar com seus clientes e associados.
Também é necessário entender qual o melhor momento para entrar em contato com eles, levando em consideração que essa ferramenta serve para cobrar o outro.
Boleto bancário
Segundo a Febraban, cerca de 75% dos brasileiros optam por boleto bancário para pagar suas compras online, tornando assim a forma de pagamento mais comum no país.
Embora seja popular, a cobrança via boleto pode ser um desafio para as empresas. Ainda mais se a origem da receita for por meio de assinaturas, mensalidades ou planos, o que chamamos de cobrança recorrente.
Algumas dicas para facilitar a aplicação da régua de cobrança nesse caso são:
- definir um prazo para emissão e envio do boleto para seus clientes ou associados entre 10 e 20 dias antes do vencimento;
- notificar sobre o vencimento da fatura além do email, como por mensagem via WhatsApp ou SMS;
- sempre que realizar contato de cobrança ou envio da notificação de vencimento, enviar a guia do boleto com valor atualizado.
Cartão de crédito
O recebimento por cartão de crédito talvez seja a maneira mais simples e segura para a régua de cobrança.
Isso porque na maioria das vezes o pagamento via cartão de crédito é automático, ou seja, sua instituição não depende do cliente lembrar que precisa pagar.
Mas ainda podem ocorrer problemas no recebimento, por isso algumas boas práticas são:
- acompanhar o recebimento das mensalidades e notificar em tempo real problemas no recebimento, seja por falta de saldo ou outro problema do banco responsável;
- assim como no caso anterior, usar o SMS e WhatsApp como ferramenta de notificação do cliente;
- identificar junto a base de clientes, qual a melhor data para realização da cobrança.
Essas ações podem evitar, por exemplo, a falta de recebimento por falta de saldo no cartão.
Débito em conta
Entre as formas de recebimento de receitas, o débito em conta apresenta-se como o menos comum. Porém, algumas pessoas optam por esta opção de pagamento pela praticidade.
A sua organização também tem a ganhar com essa forma de recebimento, afinal, como no caso do cartão de crédito, é um pagamento automático. Mesmo assim, tome alguns cuidados, como:
- ao fazer o cadastro do cliente, solicite mais de uma conta bancária, como uma precaução, caso a principal apresente problema;
- tenha controle da gestão dessas contas, pois é comum que ocorram problemas na transferência entre bancos, as chamadas VANs (Rede de Valor agregado);
- procure sempre identificar os pagamentos junto ao associado mediante comprovante.
Confira agora 9 dicas práticas para reduzir a inadimplência da sua instituição!
Como montar uma régua de cobrança?
Pode parecer complexo, mas montar uma régua é simples e explicaremos por onde começar e o que é imprescindível para que ela seja eficiente.
1. Identifique os meios de recebimento
O primeiro passo para a criação da régua de cobrança é identificar os meios que a sua instituição possui para o recebimento dos pagamentos de clientes ou associados.
Com os meios identificados, estabeleça regras individuais para cada tipo ou encontre uma maneira de realizar as etapas da régua que contemple todos eles.
Seguindo o exemplo que citamos anteriormente, se a sua instituição trabalhar com o recebimento de receitas via boleto, cartão de crédito e débito em conta, o ponto principal seria definir uma data de vencimento que, de forma geral, atenda a todos.
Isso vai facilitar tanto na emissão quanto envio das cobranças e também para casos de atraso em que o contato direto com o cliente se fizer necessário.
2. Definir o canal de comunicação
Definir o canal de comunicação principal é o segundo passo para criar a régua de cobrança. Cada meio de comunicação apresenta suas particularidades ao comunicar com o público, que por sua vez, se comporta diferente em cada canal.
Tendo isso bem definido, escolhendo os canais principais – indicamos que você utilize mais de um – crie formas de se comunicar que estejam alinhadas.
Por exemplo, o WhatsApp é uma rede social de comunicação direta que, diferente do email, é menos formal. Não por isso você deve realizar um envio de cobrança sem a devida seriedade, mas cabe aqui uma personalização da mensagem.
3. Régua de cobrança automatizada
O processo manual de aplicação da cobrança demanda tempo e pode demorar muito para fazer esse processo manualmente. Além disso, não há garantia de ser 100% eficaz.
Neste caso, uma sugestão é que ela seja automatizada. Hoje, no mercado de softwares existem diversas soluções pensadas para isso.
4. Software para controle de inadimplência
Seguindo essa linha de pensamento, de tornar o processo de cobrança mais seguro e automático, agregar um software para controle de inadimplência pode ser uma boa estratégia para minimizar a falta de recebimento.
O HiGestor enquanto sistema de gestão financeira para instituições, possui funcionalidades específicas para o acompanhamento e gestão da inadimplência.
Através do software HiGestor, é possível acompanhar o número de mensalidades recebidas, enviar quantos boletos de cobrança forem necessários sem taxa por emissão – só paga pelos boletos quitados – e, ainda, fazer o envio de cobranças atualizado via email, direto do sistema.
Outra facilidade do sistema HiGestor, é que com o módulo Portal de Associados, o próprio associado pode gerar sua guia para pagamento atualizada.
Com esse controle, os índices de inadimplência tendem a cair, o que traz resultados positivos para sua instituição, além de garantir mais segurança no processo.
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Régua de cobrança exemplo
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo. Selecionamos um modelo simples e fácil de aplicar, que você pode adaptar à realidade da sua empresa.
Esse modelo possui quatro etapas e três meios de comunicação. Vamos lá:
- Determine que 5 dias antes do vencimento do pagamento será enviado um SMS para seu cliente ou associado, informando este prazo e que a guia para pagamento já foi enviada. Se possível, insira um link para download ou pagamento;
- Após este aviso, se identificar que o pagamento ainda não foi realizado, emita um email informando que restam apenas 2 dias para realizar o pagamento antes do vencimento. Aqui também é importante enviar a guia para download ou link de pagamento;
- Aqui entramos na inadimplência e requer uma atenção maior. Se passado o prazo de pagamento e ainda não identificar o recebimento, encaminhe um SMS e/ou WhatsApp informando o atraso e deixe disponível o link para pagamento com o valor atualizado. Indicamos que faça isso com 2 ou 3 dias de atraso, afinal, imprevistos acontecem.
- Se após 7 dias do vencimento você não identificar o pagamento, entre em contato com seu cliente para entender o motivo do atraso e ofereça boas condições para ele também. Nesta ligação, seja o mais claro possível, explicando por exemplo, juros ou taxas adicionais pelo vencimento.
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Conclusão
Como vimos, aderir à régua de cobrança para reduzir a inadimplência da sua instituição é uma ótima estratégia.
Além de ser uma ferramenta simples, é fácil de aplicar e apresenta benefícios a curto prazo, uma vez que o processo pode ser acompanhado de perto e na maioria das vezes é curto.
Se você já utiliza essa maneira de acompanhar as cobranças e inadimplências em sua organização, conta pra gente nos comentários como tem sido a experiência.
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