Sistema de Gestão Integrada: O que é, objetivos e vantagens!

Se tem uma vontade que é unânime em qualquer instituição é a de transformar a rotina de atividades em algo mais simples e prático, de forma a demandar menos tempo de cada colaborador.

Hoje, nosso artigo é justamente sobre isso. Queremos lhe apresentar um método para deixar tudo muito mais simples e objetivo, trata-se do Sistema de Gestão Integrada (SGI).

Continue a leitura e entenda o que é, quais os objetivos e as vantagens de utilizar o SGI em sua instituição!

O que é sistema de gestão integrada?

O Sistema de Gestão Integrada (SGI) é um método que tem como objetivo integrar vários processos em uma instituição.

Ele pode contemplar os processos do sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão ambiental, sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional, por exemplo.

Por meio do SGI é possível otimizar metas e atividades diárias com impacto direto nos objetivos que devem ser alcançados pela organização.

Isto é, fazer a integração dos processos da instituição por meio do método de Sistema torna mais eficaz o processo para atingir as metas da organização, além de promover uma melhoria contínua nos processos.

Qual o objetivo do SGI?

O Sistema de Gestão Integrada (SGI) tem impacto direto no fluxo de trabalho da sua organização.

Fazendo a implementação dele em sua instituição é possível atingir diversas áreas da entidade, promovendo, assim, mais agilidade e melhor desempenho.

Entre os principais objetivos de se utilizar o método de SGI, podemos citar:

• Alinhamento de objetivos e metas da empresa;
• Economia de tempo e custos;
• Transparência e consistência dos processos internos;
  Fortalecimento da imagem da empresa e a participação no mercado;
• Satisfação de clientes, funcionários, acionistas e demais partes interessadas;
• Aumento da competitividade;
• Prevenção de falhas.

Vantagens do sistema de gestão integrada

As vantagens de se utilizar o Sistema de Gestão Integrada (SGI) em sua instituição são variadas.

Isso, porque ao utilizar este método você estará centralizando dados e processos de sua instituição, o que já é uma vantagem.

Mas além disso, podemos citar outros benefícios, como por exemplo:

• Maior qualidade e segurança de informações;
• Dados centralizados;
• Maior rapidez na tomada de decisão;
• Redução de custos;
• Maior integração;
• Aumento de produtividade;

Entre essas vantagens, separamos as três principais para nos aprofundarmos mais e assim ajudarmos a sua instituição a utilizar o Sistema no dia a dia.

Redução de Custos

Unir as atividades de diversas áreas da organização em um único sistema traz mais economia para a instituição, uma vez que todos os processos estarão centralizados em um único software.

Por exemplo, um único sistema para a gestão financeira da sua instituição também faz o envio de emails para sua base, isso significa que ao invés de contratar dois sistemas (um para gestão financeira e outro para envios de email) você centraliza tudo em um.

Essa centralização de atividades em um único software é um exemplo simples de usar a metodologia do Sistema de Gestão Integrada (SGI) em sua instituição e assim reduzir custos.

Vale lembrar também, que por meio do SGI seus processos internos vão contar com mais rapidez e menos chance de retrabalho, uma vez que todos os colaboradores possuem a mesma informação.

Produtividade

Por meio do Sistema de Gestão Integrada, as áreas da instituição ficam mais bem informadas sobre todos os processos, o que consequentemente aumenta a produtividade da equipe.

Este cenário favorece a tomada de decisão de maneira mais certeira, diminuindo riscos de erros por desinformação, por exemplo.

Ademais, o SGI também simplifica os fluxos operacionais e evita a necessidade de retrabalho.

Padronização de processos

Uma das principais vantagens de optar por este método de gestão centralizado, é que todos os departamentos da instituição funcionam sob as mesmas regras, o que faz com que os processos sejam padronizados.

Além disso, padronizar os processos é um grande aliado do relacionamento com os clientes, parceiros e fornecedores, uma vez que há mais eficiência nos contratos, agilidade no tempo de resposta e fluxos usados nas atividades.

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E quais os desafios do processo de implementação do SGI?

Entre muitos benefícios de utilizar o Sistema de Gestão Integrada (SGI), existem também os desafios de implementar esta metodologia.

Um dos desafios é que o SGI seja bem aceito pelos colaboradores da instituição, afinal toda mudança tende a gerar resistência.

Sendo assim, procure preparar sua equipe para esta mudança, apresentando o SGI.

Explique do que se trata, como isso irá impactar positivamente no dia a dia de suas atividades e o quanto a instituição crescerá a partir dessa mudança.

As pessoas gostam de saber o que está acontecendo e de sentirem que fazem parte de um bem maior, neste caso, o desenvolvimento da instituição.

Para isso, demonstre como essa mudança irá impactar positivamente suas vidas.

SGI na garantia da eficácia

Se você chegou até aqui e está se perguntando como saber se o Sistema de Gestão Integrada (SGI) está funcionando e trazendo bons resultados para sua instituição, vamos te explicar.

No dia a dia você verá os impactos do SGI na instituição, como melhor integração entre os setores e mais agilidade na execução das tarefas pelos colaboradores.

Entretanto, é preciso traduzir essa eficácia em números e algumas técnicas para isso são:

ROI (retorno sob investimento)

O ROI pode ser um bom aliado se você optar por contratar um software para integrar o SGI.

Por meio dele, você irá mensurar o que foi investido na contratação do software, por exemplo, e o quanto disso retornou em receita para a instituição.

O cálculo é simples, subtraia o investimento do retorno obtido após o SGI (retorno – investimento) e divida pelo investimento.

O total deve ser multiplicado por 100 para chegar ao percentual ROI. Veja o exemplo com números fictícios:

20.000 – 5.000 / 5.000 x 100 = 300%

Neste exemplo o retorno foi positivo, porém, é importante ressaltar que não é uma regra e que às vezes pode demorar alguns meses para se chegar nesse resultado.

Satisfação do cliente

Procure fazer pesquisas regulares com seus colaboradores para identificar o grau de satisfação deles com os serviços prestados pela organização.

Busque entender suas críticas de forma a usá-las para manutenção dos processos internos e implemente as sugestões de melhoria que possam surgir.

Lembre que a opinião do seu colaborador é sempre prioridade na instituição, pois isso impacta diretamente nas receitas dela.

Por ser parte impactada pelas mudanças que ocorrem na entidade, é sempre importante ouvir o que ele tem a dizer.

Desenvolvimento dos colaboradores

Implementar o SGI tem impacto direto nos funcionários da instituição.

Portanto eles são peça chave para você identificar se o SGI está tendo bom desempenho ou não.

Busque fazer reuniões periódicas com as equipes e até mesmo as reuniões de 1:1 (one on one) para medir o grau de satisfação e desenvolvimento de seus colaboradores.

Como implantar o sistema de gestão integrada?

Agora que você já sabe o que é e os benefícios de usar um Sistema de Gestão Integrada (SGI) em sua instituição, separamos algumas dicas para levar essa facilidade para sua entidade.

O primeiro passo é saber do que se trata o SGI.

Agora, passe para a parte de pesquisa de um bom software de gestão para a aplicação do SGI.

Ter uma boa ferramenta irá facilitar bastante.

Faça também um diagnóstico das demandas que o Sistema irá suprir, assim será mais fácil dizer quais as necessidades que a metodologia irá solucionar.

Por fim, faça um treinamento com sua equipe para que ela receba a novidade da melhor maneira e os resultados sejam eficientes.

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Conclusão

Como vimos até aqui de maneira resumida, o Sistema de Gestão Integrada (SGI) é uma forma de unificar os processos da sua entidade, interligando os setores às pessoas que fazem parte dela.

Além disso, com o auxílio do SGI você garante mais agilidade e melhores resultados para as estratégias da sua instituição, uma vez que as informações são mais estruturadas e passam a ser do conhecimento de todos.

Antes de ir, aproveite e deixe nos comentários o que você achou desse artigo e faça nosso teste grátis do HiGestor, o sistema de gestão online para associações, sindicatos e federações!

Autor

Josiele Saugo

Produtora de Conteúdo em HiGestor – Sistema de Gestão para Sindicatos, Associações e Federações

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