Que atire a primeira pedra aquele que nunca se sentiu intimidado tentando gerenciar os dados financeiros da Instituição. Assumir tal responsabilidade é um ato de bravura e exige, antes de tudo, intensa capacidade de concentração. Afinal, estamos lidando com números e um simples erro pode ocasionar consequências graves em um futuro não tão longínquo. Quanto maior o volume de associados, então, maior a dor de cabeça. Mas será que precisa mesmo ser assim?
Se pararmos pra pensar não faz muito tempo que os computadores substituíram as planilhas de papel. Dia após dia, ano após ano fomos sendo introduzidos a novos tipos de tecnologias, soluções capazes de otimizar a rotina de trabalho, diminuindo o tempo gasto na execução de atividades e nos poupando da antes corriqueira exaustão. Claro, não cabe a nós julgar a forma como cada um opta por trabalhar. O papel e a caneta seguem sendo aliados de muitos profissionais hoje em dia, mas estes não devem se render apenas a estas ferramentas. Evoluímos, estabelecemos novas formas de comunicação e relações com nossos colegas de trabalho. Se antes a distância física era um impedimento, hoje o compartilhamento de relatórios sobre o financeiro se dá de maneira remota, através de smartphones, tablets e/ou notebooks conectados à internet.
Um panorama geral sobre o gerenciamento de receitas e despesas
Feita a devida introdução, podemos focar agora no principal assunto desse artigo: o gerenciamento de receitas e despesas. Já pontuamos a importância do planejamento e organização financeira em outras oportunidades, mas ainda não nos cansamos de colocar um holofote sobre o tema. Acontece que um processo de gestão adequado funciona como que um alicerce, servindo como firmamento para a Instituição em seus diversos âmbitos. Se o gerenciamento de receitas e despesas se dá de maneira fluída, tão descomplicado quanto será o gerenciamento de um evento ou a promoção de um workshop, por exemplo, pois a Instituição estará habituada à ordem e consciente sobre o seu fluxo de caixa.
O mesmo acontece conosco enquanto indivíduos. Não nos sentimos seguros investindo em um novo projeto antes de considerar nossa atual situação e se não possuirmos qualquer tipo de controle sobre nossos gastos e recebimentos dificilmente esse projeto se concretizará. Portanto, foco.
Faça uma revisão da sua rotina, identifique pontos que podem e/ou devem ser melhorados em relação ao gerenciamento de receitas e despesas do Sindicato, Associação ou Federação e externalize suas preocupações em um próximo encontro da diretoria. Será que você, enquanto parte da equipe administrativa da Instituição, sabe quanto será gasto em um próximo mês ou ao menos possui uma previsão de gastos anuais? Essas são informações demasiadamente importantes e que necessitam estar na ponta da língua.
Além é imprescindível que os gestores estejam familiarizados com as fontes de receita da Instituição. Que tipo de ação acaba rendendo mais e quais não dão muito retorno? É a partir de uma análise minuciosa sobre esses dados que os membros do corpo diretivo da Instituição poderão reavaliar seus interesses e propor novos objetivos para o Sindicato, Associação ou Federação em questão.
Terra à vista
Cientes de todos os pormenores que envolvem o gerenciamento de receitas e despesas, que tal tratarmos de soluções práticas?
Não é atoa que nós, da HiGestor, somos fascinados pelo tema. Desenvolvemos um sistema capaz de centralizar todas as informações financeiras respeitantes a sua Instituição. Assim, dados referentes às receitas e despesas permanecem dispostos em um mesmo espaço, digitalmente.
Os relatórios, atualizados em tempo real, ficam disponíveis em poucos segundos quando solicitados, permitindo que você:
- Classifique as receitas e despesas por categoria;
- Identifique prazos e fornecedores;
- Identifique o total de mensalidades recebidas no mês e/ou o total de despesas na semana;
- Trace uma análise sobras as finanças da Instituição;
- Saiba exatamente quais despesas estão próximas de vencer;
- Programe seus pagamentos;
- Tenha o controle sempre em mãos.
| VEJA TAMBÉM: CONCEDA MAIOR AUTONOMIA AOS MEMBROS DA INSTITUIÇÃO
O que achou do conteúdo? Levante essa pauta no próximo encontro da Diretoria. Discuta a possibilidade de criar uma vaquinha online que vise auxiliar a Instituição. Depois, nos dê um feedback.
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