Secretariado Executivo: tudo o que você precisa saber!

São diversas as atividades de um profissional Secretário Executivo, dentre elas gerenciar as agendas da diretoria, organizar eventos, fazer a gestão das finanças da Instituição, realizar o cadastro de associados, entre outras. 

Neste texto vamos explicar como funciona a área de secretariado executivo, quais as habilidades destes profissionais e como eles tem impacto positivo nas Associações, Sindicatos e Federações. Continue a leitura e confira!

O que é Secretariado Executivo?

O secretariado executivo atua como uma espécie de mentor(a) dentro da Instituição. Seu trabalho permite a correta administração da Entidade, dado, entre outras características, ao vasto conhecimento sobre comunicação e gerenciamento que possui.

Quem ocupa essa posição é o que podemos chamar de “braço direito” da chefia. Trata-se de uma pessoa de confiança, capaz de auxiliar líderes durante o processo de tomada de decisões e guiá-los por entre os assuntos mais burocráticos ligados à gestão do Sindicato ou Associação. É um papel de destaque e merece atenção redobrada.

Onde atua o Secretariado Executivo?

O secretariado executivo pode atuar em áreas de negócios diversas, adaptando-se conforme a necessidade dos setores.

Dentro de Organizações, tais como Sindicatos e Associações, ele atua junto à Diretoria e lado a lado aos demais membros do conselho.

Todavia, independente da área de atuação e dada a importância da função, é fundamental que o profissional se mantenha sempre atualizado.

Uma das maneiras de garantir isso é indo atrás de cursos profissionalizantes ou de capacitação. Por sorte, a HiGestor hoje conta com um curso específico para Secretários(as) que buscam aprender novas práticas e otimizar o ofício. Clique aqui para saber mais!

Quais habilidades o Secretariado Executivo deve possuir?

Organização, boa comunicação, flexibilidade, são apenas algumas das muitas habilidades e características que um bom secretário(a) executivo(a) deve fazer constar no currículo.

Aqui na HiGestor uma das profissionais do nosso time administrativo, Laiara de Souza, responsável pelos setores financeiro e RH da empresa, pontua que:

“Ser um profissional de secretariado executivo vai muito além das atividades diárias que envolvem a profissão, como organizar agenda, reuniões, documentos e viagens da diretoria, ter conhecimentos na área administrativa, financeira e gestão de pessoas. Atualmente, somos considerados os braços direitos dos diretores, visto que atuamos dentro das Organizações como um “filtro” para Diretoria e temos a responsabilidade de proteger a intimidade, a privacidade, bem como manter o sigilo das decisões tomadas por estes.”

Laiara, que possui graduação em secretariado executivo, conclui:

“Considero que as características que mais devem se destacar em um profissional de secretariado executivo são a proatividade, agilidade e jogo de cintura, organização, boa comunicação, saber gerenciar o tempo a seu favor e de todos a sua volta, administrar relacionamentos e conflitos e agir sempre com ética e empatia.”

Diferença entre Secretariado Executivo e Auxiliar Administrativo?

Ainda que partilhem de afazeres parecidos, a diferença entre o secretariado executivo e o auxiliar administrativo se dá por conta do nível empresarial que ocupam.

Enquanto a função exercida pelo auxiliar administrativo se resume às tarefas tidas como rotineiras, tal como a organização de agendas e outros documentos, o secretariado executivo vai muito além.

Ele participa de forma muito mais ativa das decisões, intermediando diálogos e servindo mesmo como uma ponte entre o executivo e outros diversos atores da Instituição.

Principais atividades do Secretariado Executivo

Para além do controle de documentos e elaboração de relatórios, o profissional que o ocupa o papel de secretariado executivo dentro de Instituições como Sindicatos e Associações recebe também a incumbência de zelar por outros pilares tão importantes quanto a gestão de informações.

É designado a ele a responsabilidade de acompanhar o desenvolvimento do planejamento estratégico definido pela Entidade, gerir dados e prestar atendimento ao associado, organizar eventos e construir relacionamentos através de ações básicas de marketing.

Ainda que, a princípio, pareça muito para administrar, sabemos que essa insegurança parte da falta de conhecimento. Por essa razão, reforçamos a necessidade de investir em cursos de capacitação profissional.

O curso desenvolvido pela HiGestor conta com sete módulos bastante ricos, voltados especialmente para o desenvolvimento do secretariado executivo de Sindicatos e Associações. Confira o conteúdo programático e tome a sua decisão!

Conclusão

Como vimos ao longo deste artigo, são diversas as habilidades destes profissionais, que lidam com desafios diários a frente das Instituições, gerenciando desde as atividades da diretoria até a entrega final aos seus associados. 

Um impacto positivo, percebido por todos aqueles que fazem parte de Associações e Sindicatos, que tem nos secretários e secretárias executivas, um apoio para desenvolver suas entidades. 

E aí, se identificou com esta caraterísticas ou com as atividades exercidas pelos profissionais de secretariado executivo? Então aproveite, clique aqui para se capacitar ainda mais com o nosso curso exclusivo para formação de secretários executivos de Sindicatos e Associações.

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