As vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações são muitas, visto que boa parte da gestão de Instituições foram migradas de documentos e processos manuais para softwares que permitem automatização de processos e ações como: envio de boleto em massa, cobrança personalizada, backup de informações do banco de dados, entre outros.
Sendo assim, é muito importante rever quais os atuais processos que seu Sindicato ou Associação tem utilizado para fazer a gestão dos dados e informações sobre a Entidade e seus contribuintes. Nesse sentido, processos manuais de modo geral tendem a atrapalhar o desenvolvimento e crescimento dessas Instituições, pelo fato de não garantirem segurança e flexibilidade no uso dos dados.
Continue lendo este artigo para saber as 7 Vantagens de um Sistema Online para Sindicatos e Associações e, compreenda um pouco mais sobre as funcionalidades de um sistema gestão.
O que é um Sistema de Gestão
Um sistema de gestão é um programa que possibilita a gestão de diferentes processos, tarefas e informações dentro de uma Instituição. Ou seja, é uma plataforma super inteligente que automatiza processos operacionais com poucos cliques e permite o relacionamento entre Instituições e contribuintes.
Com um software de gestão online para Associação, Sindicato e Federação como o HiGestor, você consegue centralizar informações de diferentes utilidades em um único espaço, possibilitando que você promova ações internas e externas ao programa.
As vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações são muitas e estão presentes em diversos âmbitos de uma Instituição, como: controle financeiro, controle de estoque, gestão de compra e venda, automação e gestão de tarefas e processos, gestão de clientes, entre outros.
Por que usar um Sistema de Gestão Online
Uma das maiores e melhores vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações é promover o desenvolvimento financeiro da Instituição, seja no quesito retenção de gastos com matéria-prima, com redução de inadimplência por maior engajamento da base ou até mesmo promoção de novas vendas e contribuições.
Entendido que em relação a questões financeiras o sistema de gestão pode e deve gerar grandes resultados, é importante ressaltar também que, as vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações também são perceptíveis em toda a Instituição e aquilo que a envolve.
Por exemplo, ao utilizar um sistema como o HiGestor sistema de gestão online para Associação, Sindicato e Federação, você consequentemente:
- diminui o impacto das atividades na natureza e/ou, em outras palavras, promove maior sustentabilidade na utilização dos recursos;
- maior segurança e praticidade para os colaboradores e associados;
- melhora o índice de satisfação de colaboradores e associados;
- aumento da qualidade de vida da comunidade da entidade de classe;
Como deu para perceber, as vantagens de um sistema para Sindicatos e Associações são muitas e atinge diversos lugares da entidade de classe, como a gestão interna, de processos e de associados.
Sistema Online x Sistema Instalado
Já vimos no início deste artigo o que é um sistema de gestão e agora iremos falar sobre qual é a diferença entre um sistema online e um sistema instalado. Ambos são utilizados por entidades de classe como ferramenta de apoio e promotora de ações internas e externas das Instituições.
Também conhecido com um serviço de software estilo SAAS, o sistema de gestão online permite a utilização de suas ferramentas de maneira online e remota. Com o HiGestor, por exemplo, você tem a possibilidade de acessar sempre que necessário a base de seus associados cadastrados no sistema, de qualquer lugar e qualquer aparelho, seja celular, tablet ou computador.
Outro ponto muito importante sobre o sistema online é o backup automático de todos os dados e informações cadastrados no sistema. A ação de backup automático permite que as informações sejam sempre salvas no sistema e recuperadas caso haja algum problema com o aparelho utilizado ou sinal da internet.
Já o sistema instalado, por sua vez, tem se mostrado cada vez menos eficaz na gestão de dados e informações de Instituições. Por ser um software instalado, deve haver um computador que fique “disponível” para que o sistema seja baixado e utilizado. Além disso, sistemas instalados não possuem o backup automático dos dados, ou seja, sempre que houver a necessidade de fazer backup, deve-se chamar um técnico da empresa para que ele vá até o local resolver a situação. Neste ponto, vale a ressalva de que imprevistos podem acontecer e que no caso do sistema instalado, a probabilidade de perder todas as informações por conta de falha no computador ou internet são gigantes.
Vantagens do Sistema Online para Sindicatos e Associações
É fácil perceber as vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações quando se tem informações suficientes sobre as ferramentas e soluções que tais sistemas disponibilizam para a gestão de dados de uma Instituição.
As vantagens vão desde maior proteção de dados, atualização automática do sistema, mobilidade (acesso remoto), baixo custo e investimento, mais rapidez e eficiência, entre outros.
Iremos apresentar agora 7 dicas de ações que podem ser feitas dentro de um sistema de gestão online como o HiGestor, que potencializam o crescimento e desenvolvimento de um Sindicato ou Associação.
1 – Controle Financeiro
Com o HiGestor sistema de gestão para Sindicato, Associação e Federação, você tem ações dentro do controle financeiro que garantem maior assertividade na cobrança de mensalidades e consequentemente redução de inadimplentes.
No HiGestor você tem a possibilidade de efetuar a cobrança de mensalidades em massa, enviando e-mails recorrentes para os contribuintes e também, de forma personalizada, sempre que houver necessidade.
Além da cobrança automatizada, o sistema HiGestor também permite a organização e gestão de dados e informações referentes as contas a pagar e receber. A gestão dos dados financeiros, quando feita de forma correta, possibilita o crescimento eminente de arrecadações.
2 – Gestão de Associados
Outra ferramenta muito importante disponível no HiGestor sistema de gestão para Sindicatos, Associações e Federações, é o portal do associado.
Após efetivar o cadastro do seu novo associado à sua base de dados, você pode oferecer para ele total autonomia sobre suas informações dentro do sistema. Isso mesmo, o HiGestor oferece um dashboard (página inicial) repleta de informações e acesso liberado para o associado. No sistema tal ação é chamada de Portal do Associado.
O portal do associado foi desenvolvido para promover uma melhor experiência do usuário associado, dentro do sistema HiGestor. Ao possibilitar um acesso prático e eficiente ao contribuinte, o mesmo consegue atualizar quaisquer informações que for do seu interesse e também, demonstra maior transparência sobre o uso e gestão dos dados por parte da Instituição.
3 – Comunicação com os Associados
A comunicação com os Associados é essencial para o desenvolvimento e crescimento de uma Instituição e, para promover uma comunicação assertiva com seu contribuinte, é necessário que sua Instituição utilize um sistema de gestão online.
Ao pensar em como promover uma melhor comunicação com o contribuinte, é importante lembrar que as informações coletadas e armazenadas sobre ele devem estar atualizadas e organizadas de maneira a facilitarem o contato entre Instituição e associado.
Para isso, o HiGestor disponibiliza ferramentas e campos personalizados no sistema para a gestão de todas as informações referentes a cada associado, isso permite que ao precisar de algum dado de um associado, você consiga facilmente acessá-la e utilizá-la para promover alguma ação direta com seu associado.
Por exemplo, com o HiGestor sistema de gestão para Sindicato, Associação e Federação, você consegue efetuar a cobrança de suas mensalidades em massa, de forma automatiza e personalizada. Criando e-mails de forma estratégica, você pode enviá-los de maneira frequente e programa para seus associados, sem precisar gastar tempo com processos manuais.
4 – Aumento da Arrecadação
Com o HiGestor você pode fazer sua organização financeira de forma 100% personalizada, adicionando os dados e informações conforme necessidade e situação. Essa organização de dados e informações garante que ações futuras sejam feitas de forma estratégica, promovendo eficiência em cobranças, captações e soluções.
Há no HiGestor sistema de gestão para Associações, Sindicatos e Federações, outra maneira muito eficiente de aumentar a arrecadação da sua Instituição. Com o módulo de eventos, disponível em nosso sistema, você pode desenvolver eventos que gerem receita para a Entidade.
Seja na hora de organizar a lista de convidados e participantes, de promover o evento gerando link de acesso ou pagamento, divulgação do evento ou até mesmo organizando de contas, com o HiGestor você consegue fazer tudo, de maneira prática e eficiente.
5 – Gestão de Tempo
Sabemos que a gestão de tempo é algo extremamente importante se você deseja desenvolver sua Instituição. Visto que todos os processos, tanto interno, quanto externos de uma Instituição, devem ser feitos de maneira a otimizar o tempo e promover maiores resultados, é importante utilizar ferramentas que auxiliam nesse sentido.
Um sistema de gestão online, além de promover maior arrecadação para as Entidades de classe, também é essencial na gestão de toda a Instituição. Isso porque, potencializa os processos e garante excelência operacional, seja no armazenamento de dados e informações ou também, nas ações que você pretende tomar.
A automatização e personalização de processos garante que haja zero perda de tempo com processos manuais, potencializa dados armazenados como fonte de arrecadação e garante que toda e qualquer informação coletada seja guardada de forma segura.
Pensar em como e quais ferramentas utilizar para otimizar a gestão de tempo da sua Instituição é essencial se você quiser alcançar tanto os objetivos da classe que representa, quanto da própria Instituição.
6 – Redução da Inadimplência
A redução da inadimplência é o objetivo e grande dificuldade de muitas Associações e Sindicatos, isso porque, boa parte deles não sabe ou não utiliza um bom sistema para a gestão dos dados e informações armazenadas em seus bancos de dados.
Se você tem interesse na redução de inadimplentes, essa é uma das vantagens de um sistema online para Associações e Sindicatos: garantir que contribuintes percebam a importância da Instituição, permaneçam informados sobre suas pendências e efetuem de fato o pagamento de suas mensalidades.
Com o HiGestor sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação, você pode, por exemplo, planejar mensagens automáticas que notifiquem os associados sobre quantos dias faltam, vencimento e consequências pelo atraso no pagamento das mensalidades.
7 – Relatórios personalizados
Para finalizar, trouxemos os relatórios personalizados, uma grande vantagem dos sistemas de gestão online. Os relatórios são indicativos de quais ações estão ou não estão funcionando e como você pode agir após analisar tais informações.
Imagine que, você tem mais de 1.000 associados cadastrados em sua base e precisa enviar um e-mail informativo somente para os associados mulheres. Com o HiGestor, sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação, você consegue personalizar o relatório e separar os associados por masculino e feminino.
Além disso, o HiGestor ainda permite que você personalize os dados captados e armazenados no sistema a fim de que quando necessário retirar relatórios, com apenas um clique você conseguirá fazer tal ação, e melhor, com segurança.
Conclusão
Como vimos no decorrer deste artigo, as vantagens de um sistema online para Sindicatos e Associações são muitas e influenciam diretamente no crescimento e desenvolvimento dessas Instituições.
Utilizar um software como o HiGestor sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação, potencializa as arrecadações, diminui as inadimplências e garante que a comunicação entre Instituição e associado seja assertiva e eficiente.
Garanta que sua Instituição alcance seus objetivos, com gestão de qualidade, processos automatizados e ferramentas que possibilitem de fato uma melhor performance da entidade de classe, utilizando um sistema online como HiGestor.
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