É justamente no final do ano que começam a pipocar as preocupações quanto ao planejamento orçamentário da Entidade. Essa inquietação aflige principalmente quem não se preparou.
Há quem nunca tenha ouvido falar sobre planejamento orçamentário ou quem saiba muito superficialmente do que se trata. Se esse é o seu caso, siga firme na leitura. Vamos te ajudar a reverter o cenário!
O fato é que um planejamento orçamentário geralmente se dá a partir dos dados de períodos anteriores. Sem registro partimos do zero. Isso é muito mais desafiador e arriscado. Concorda?
Esse assunto tem muitas camadas e as informações podem se encontrar um pouco dispersas pela internet. Reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre planejamento orçamentário.
O que é planejamento orçamentário?
Planejamento orçamentário nada mais é do que uma ferramenta de administração financeira. O processo consiste, basicamente, em organizar, compreender e gerenciar os recursos da Instituição.
A atividade não é realizada à toa e garante que sejam feitas projeções quanto a receita do Sindicato ou Associação. Dessa forma, conseguimos pautar nossos próximos passos em cima de dados concretos.
Você certamente já o utilizou para um contexto mais pessoal, ao tratar de finanças particulares suas. Estou certo? A premissa aqui é a mesma. Queremos, com o planejamento orçamentário, ter uma maior noção sobre nossos ganhos e despesas e, a partir daí, traçar objetivos que nos levem à estabilidade e ao crescimento.
Importância do planejamento orçamentário
A importância está nos resultados observados ao final de cada mês. Assim, sem tirar nem pôr.
É o planejamento orçamentário que nos garante uma base sólida para começar a operar. Precisamos, ao menos, de uma perspectiva para que nossas ações não se tornem vagas ou, pior, gerem prejuízo para a Instituição.
Conduzir a gestão do Sindicato ou Associação estando certo sobre as variáveis financeiras denota enorme responsabilidade e prudência. Por conseguinte, temos uma base de associados mais segura e confiante acerca das decisões tomadas pelos diretores e toda a equipe gestora.
Tipos de planejamento orçamentário
Como observado, existem alguns modelos diferentes de planejamento. Acontece que os tipos de planejamento orçamentário sofrem variações dependendo da necessidade e maturidade da Instituição.
Mais complexo ou menos complexo, cada modelo de planejamento segue uma estrutura própria. O desafio é estudar o cenário e identificar qual o mais apropriado. Presta atenção e vem comigo!
Estático
Neste caso o nome já entrega o jogo. O planejamento orçamentário estático se baseia em um plano imutável, ou seja, que não sofre alterações.
Ele é elaborado tendo em vista um período médio de 12 (doze) meses e é bastante conveniente para quem busca identificar desvios de estratégia. Qualquer distanciamento é facilmente apontado e corrigido.
Uma vez que os dados se encontram organizados e bem definidos, quase que engessados, não são necessárias revisões e adequações ao longo de sua execução. Isso implica na otimização do tempo e em um gerenciamento mais descomplicado.
Perfeito para Instituições que veem um grande opositor no tempo.
Flexível
Um tanto diferente do planejamento orçamentário estático, o planejamento financeiro flexível (ou variável) prevê a realização de mudanças ao longo do curso do ano.
Ao conceder maior flexibilidade para que Sindicatos e Associações acompanhem as variáveis do dia a dia e readéquem o plano conforme os gastos, o planejamento flexível acaba exigindo maior atenção e disponibilidade na agenda.
É importante que sejam definidas margens orçamentárias maiores e um acompanhamento constante das movimentações para que sejam evitadas complicações.
Contínuo
No planejamento orçamentário contínuo o objetivo é sempre o mesmo. A partir dele pretendemos tomar decisões cada vez mais acertadas.
A ideia é estudar as despesas e receitas da Instituição, dessa vez de maneira mais constante. Assim, esse tipo de planejamento está estritamente ligado à frequência com o qual é revisado. Seja mês após mês, a cada trimestre ou semestre.
Como resultado temos um controle orçamentário muito mais realista e fidedigno ao contexto atual do Sindicato ou Associação. Uma vez que os dados estão sempre atualizados, os processos de readequação acabam sendo comuns.
Ajustado
O planejamento orçamentário ajustado, por sua vez, exige dos gestores um bom jogo de cintura para analisar tanto o cenário interno como também movimentações externas à Instituição.
Tal como plano contínuo, ele permite que os Sindicatos ou Associações façam a manutenção do planejamento de tempos em tempos. Ele considera imprevistos e sugere que as circunstâncias para que isso tenha acontecido sejam analisadas.
Qualquer discrepância percebida deve ser imediatamente corrigida. Por exemplo, caso as despesas tenham ultrapassado o limite esperado, a Instituição deve prever um ajuste no orçamento a fim de contornar o prejuízo.
Fique atento! São tomadas de decisão como essa que garantem a saúde financeira do Sindicato ou Associação.
Matricial
O planejamento orçamentário matricial considera os diversos departamentos do Sindicato ou Associação e os responsáveis por cada uma dessas instâncias. Trata-se de um tipo de planejamento um pouco mais complexo e requer mais concentração.
É chamado de matriarcal justamente por se basear em uma matriz composta de linhas e colunas.
As informações dispostas nessa matriz correspondem aos custos e despesas observados pela Entidade e traçam um paralelo com os diferentes setores ou projetos da Instituição.
Reunidos os orçamentos, é hora de distribuir os recursos. Relacionar as informações dessa forma permite com que os gestores identifiquem qual subdivisão do Sindicato ou Associação gera mais despesas e que, a partir daí, seja realizado um controle de contas mais efetivo.
Base zero
Se lembra de quando eu disse que seria mais desafiador e arriscado partir do zero? Bom, apesar de demandar bastante tempo, é possível começar sem nada.
O planejamento orçamentário base zero é o único, dentre todos os outros planos listados aqui, que não se utiliza de uma base de dados prévios para a elaboração de novas análises.
Nesse modelo, o histórico do Sindicato ou Associação é desconsiderado, pois a ideia é remodelar toda a rotina da Instituição, partindo de uma folha em branco.
Apesar de parecer assustador, esse tipo de planejamento orçamentário acaba sendo bastante positivo em alguns casos.
Imagine, por exemplo, que a Entidade está passando por uma reestruturação e deseja que dados antigos, sem relevância o suficiente ou incoerentes com a nova realidade da Instituição, permaneçam no passado.
Como fazer planejamento orçamentário?
Agora que introduzimos o assunto, podemos partir para a prática. Fazer o planejamento orçamentário da Instituição demanda tempo e uma visão crítica bem apurada. É preciso estar atento aos detalhes e ter sempre em mente um objetivo.
Se você nunca fez um planejamento orçamentário seu objetivo pode ser garantir maior organização financeira para a Instituição. Se você já tem essa prática, seu objetivo provavelmente diz respeito ao aperfeiçoamento dos resultados.
Abaixo listamos 5 (cinco) etapas fundamentais para o processo de construção de um planejamento orçamentário. Veja só!
1 – Conheça sua Instituição
É fundamental que, antes de traçar um plano para períodos futuros, o Sindicato ou Associação já tenham bem definidas informações referentes às receitas e despesas da Instituição. Quanto mais a Instituição se conhecer, mais rico será o seu planejamento orçamentário.
Essa é a hora de olhar para dentro da Entidade e entender a fundo como se dá o seu funcionamento. Afinal, onde está sendo investida a receita arrecadada? Qual a origem dessa receita? Esta é uma receita fixa ou variável?
Perceba como são vários os detalhes que precisam ser levados em consideração para que o plano seja construído em cima do cenário mais realista possível, sem gerar expectativas enganosas.
Fique atento também ao grau de maturidade da sua Entidade para definir que tipo de planejamento orçamentário melhor lhe cabe.
2 – Coleta de dados
Considerando as necessidades específicas do Sindicato ou Associação, elabore um documento contendo os principais indicadores financeiros da Instituição.
Preocupe-se em enriquecer seu plano orçamentário com detalhes que fazem realmente sentido e vão influir na tomada de decisões.
Por sua vez, é interessante que esse documento esteja bem estruturado e se encontre armazenado em um local de fácil acesso. Isso permite que mais pessoas façam parte do processo de planejamento.
Isso também possibilita que elas tenham em mente as metas definidas pela Entidade e compartilhem estratégias para alcançá-las.
3 – Definição estratégica e de objetivos
São três as perguntas-chave que vão te auxiliar na hora de definir os objetivos:
- Onde estamos?
- Onde pretendemos chegar?
- Como chegaremos lá?
Por exemplo, caso chegue à conclusão que o objetivo principal da Instituição para o próximo ano é dobrar a receita e reduzir pela metade as taxas de inadimplência, é bastante favorável que as ações pensadas pela Entidade compreendam isso.
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4 – Analise realidade e expectativa
Como mencionado anteriormente, cuidado com os planos mirabolantes. Para este caso é melhor definir metas atingíveis do que imaginar um cenário pouco provável incompatível com as condições financeiras da Entidade.
O segredo está na dosagem entre expectativa e realidade. Uma dica? Trabalhe com os dados que você tem.
Agora, mais do que ninguém, você conhece a realidade da sua Instituição, sabe onde pretendem chegar e quais os meios mais lógicos para isso.
5 – Use ferramentas de gestão de dados
É difícil pensar em modelos de negócio que não tenham migrado para o digital. Ao observarmos o cenário ao nosso redor, é perceptível a mudança ocasionada pelo boom da tecnologia.
Isso é um indicativo para processos mais ágeis, focados na experiência do usuário e na facilitação dos processos de gestão de micro, pequenas e grandes empresas por toda a extensão do globo.
Bom, por que não estender este mesmo raciocínio e aplicá-lo à realidade de Sindicatos, Associações e Federações? Trabalhar com sistemas de controle e gestão de dados descomplica a rotina de gestores e secretários para que estes foquem em atividades mais cruciais.
Optar pelo uso de ferramentas de gestão de dados evita, também, que erros de cálculo atrasem e/ou atrapalhem o processo. Entenda como podemos te ajudar com isso!
Acompanhamento de resultados
Definir um plano não faz com que a responsabilidade de assimilar os dados vá embora. É preciso acompanhar o resultado das estratégias periodicamente.
Isso porque a falta de acompanhamento de resultados impede que ações corretivas sejam aplicadas no momento que se fazem necessárias e acaba, instintivamente, afastando a Entidade dos objetivos traçados lá no início.
Com o software desenvolvido pela HiGestor fica fácil extrair relatórios personalizados com os dados financeiros mais importantes da sua Instituição, tal como a quantidade de pagamentos recebidos em anos anteriores. Solicite um teste gratuito e veja na prática!
Conclusão
Como pudemos observar, esse é um assunto bastante denso, cheio de pequenas especificidades.
É primordial, conduto, que a Instituição faça uso dessa ferramenta de administração financeira para que ela garanta estabilidade e eficiência. Sem esse controle mais rigoroso dos dados, o Sindicato ou Associação em questão não possui projeções para o futuro.
De maneira mais resumida, sem o correto entendimento da realidade financeira da Instituição os riscos são muitos e as possibilidades de desenvolvimento praticamente nulas.
Entendemos que por se tratar de uma tarefa um tanto complexa, e isso varia de caso para caso, acaba sendo inviável contar apenas com processos manuais de organização.
A HiGestor surge, então, com um sistema de gestão online pensado exclusivamente para Sindicatos, Associações e Federações. Tenha acesso a relatórios atualizados de controle de custos e passe a estruturar seus planejamentos mais precisamente.
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