Metodologia OKR: o que é e como aplicar em Associações e Sindicatos

Grandes corporações como Google, Netflix e Spotify devem parte do sucesso à adoção de uma metodologia em comum. Estou falando da metodologia OKR. Já ouviu falar?

OKR é, na verdade, a sigla para “Objective Key Results” (Objetivos e Resultados-Chave) e diz respeito a uma metodologia de gestão bastante ágil, capaz de orientar esforços, gerar conexão e estimular a equipe.

O modelo de definição de metas mensuráveis, conhecido como OKR, já é utilizado pelo Google desde antes dos anos 2000 e até os dias de hoje é referência para empresas e outros tipos de Organizações que desejam sobreviver longos anos.

Continue a leitura para entender como a metodologia pode ser aplicada em sua Instituição!

O que é a metodologia OKR?

A criação dos Objectives and Key Results se deve ao antigo diretor executivo da Intel, Andrew S. Grove. O CEO da multinacional de tecnologia apresentou o termo pela primeira vez em seu livro “Administração de Alta Performance”.

Contudo, foi em 1999 que o método chamou a atenção de outras pequenas e grandes corporações. Acontece que foi nesse ano que o Google, com auxílio do OKR, passou a adotar uma cultura de foco em resultados.

O crescimento exponencial de um negócio com apenas 40 funcionários atraiu olhares. Afinal, qual o segredo para obter tanto sucesso? O segredo está na definição de metas claras, criativas e desafiadoras.

A construção de um OKR, apesar de simples, exige um olhar atento. É preciso conhecer a fundo os objetivos da Instituição e analisar, com cuidado, os recursos dos quais ela dispõe.

A estrutura básica de um OKR é formada, como indica o próprio nome, por dois elementos distintos: objetivo e resultados-chave. Eles estão discriminados logo abaixo. Confira!

Objetivo

Dentro da metodologia OKR, um objetivo é a descrição impactante de um propósito.

Para ser considerado adequado, um objetivo precisa responder à seguinte questão: “o que pretendemos alcançar?” ou “para onde queremos ir?”. Lembre-se que, por hora, não queremos envolver números. Trata-se de uma descrição qualitativa.

verbo + o que queremos fazer + motivo/impacto no negócio

Em suma, os objetivos indicam uma direção e devem inspirar os membros da equipe. Destaque, neste primeiro momento, um propósito claro e envolvente, algo que gere valor.

Alguns exemplos de objetivo podem ser:

Ser referência dentro da categoria;
Conquistar a atenção dos membros;
Estar na boca do povo.

Resultados-chave

Quanto aos resultados-chave, são metas menores, diretamente ligadas ao objetivo trabalhado acima. São etapas mensuráveis e levam em conta os números alcançados dentro de um prazo específico e pré-determinado.

Se antes a pergunta era “para onde queremos ir?”, agora deve ser “como sei que estou chegando lá?”.

Os resultados-chave são excelentes para determinar o quanto a Instituição progrediu e quão perto está de alcançar seus objetivos. Eles são um indicador de desempenho individual e da equipe, como um todo.

verbo + o que será medido + meta

Entende-se, também, que, para cada objetivo, são necessários de 2 a 5 resultados-chave. E eles são construídos dessa forma:

Planejar e executar 1 grande evento;
Ofertar 5 novos benefícios;
Atingir uma pontuação acima de 70 NPS.

Benefícios da metodologia OKR

Que o Google é um case de sucesso nós já sabemos. Netflix, Spotify, Amazon também. Mas como isso se aplica a realidade de uma Instituição, tal como Sindicatos e Associações?

A metodologia OKR é bastante abrangente, por esse motivo pode ser trabalhada em diferentes cenários, dentro de Organizações e até mesmo fora delas, no âmbito pessoal.

Dentro da realidade das Entidades o OKR garante, além da gestão ágil, uma comunicação mais clara e transparente para com seus membros. Este é um fato.

Mas não para por aí. O método apresenta uma série de outros benefícios, que foram listados abaixo. Veja só!

Transparência

Transparência é um dos princípios fundamentais dentro da metodologia OKR. Faz sentido, uma vez que toda essa série de estratégias é pensada a fim de tornar o ambiente de trabalho um espaço mais colaborativo.

Todos têm acesso ao OKR de todos. Alta diretoria, secretários(as) executivos(as), sem exceção, compartilham entre si os resultados alcançados no período, os discutem e apresentam ideias para o atingimento das metas.

Essa transparência resulta em um melhor alinhamento entre as partes e contribui com o atingimento do objetivo geral da Instituição. Se configura de tal forma que é tida como o pontapé inicial de uma estratégia bem-sucedida.

Colaboração

O aumento da colaboração dos membros é outro ponto importante. Esse benefício está ligado a percepção que um profissional tem do outro.

A partir do momento que o time A tem acesso aos Objetivos e Resultados-Chave do time B, torna-se relativamente fácil apontar onde suas obrigações se cruzam.

Ter consciência sobre isso faz com que, intuitivamente, membros de uma mesma Instituição contribuam na construção de uma cultura colaborativa mais expressiva, onde além dos “meus” objetivos individuais também importam os “seus”.

Há também uma razão ligada ao senso de pertencimento que nutrem esses colaboradores. Assumir a obrigação de atingir metas traçadas por eles mesmos, faz com que se sintam mais vistos e importantes para a Entidade.

Acompanhamento contínuo

Uma das razões para o OKR ser tão efetivo é o fato de exigir um acompanhamento contínuo dos resultados.

Geralmente as metas são pensadas para dentro do período de um trimestre, ou seja, são metas curtas. Já os encontros para o acompanhamento dos resultados se dão semanalmente.

Existe um valor prático nisso. O colaborador não se sente pressionado, mas também não se isenta do senso de urgência que a dinâmica cria.

Outra vantagem diz respeito aos ajustes finos que são feitos ao longo do processo. Quando o acompanhamento se dá de forma constante o projeto tende a ser mais coerente, de fato alinhado com as intenções previstas inicialmente.

Falaremos mais sobre a atualização regular dos resultados quando abordarmos as cerimônias de Check-in.

Acelera o desempenho dos colaboradores

O sucesso não está ligado somente às conquistas financeiras. Ele também é medido pelo desempenho individual dos colaboradores. A metodologia OKR torna isso bastante claro.

Acontece que, dentro da linha de raciocínio defendida pelo método, se um Instituição alcança 100% das metas quase que imediatamente, sem pestanejar ou achar dificultoso, significa que essa meta não era ambiciosa ou desafiadora o bastante.

Muito pelo contrário, o que o OKR quer é fazer com que todos repensem a forma como trabalham e tomem para si o desafio de uma meta audaciosa, ousada mesmo, mas não impossível, para que assim sejam impelidos a entregar o seu máximo.

Foco em inovação

Algumas coisas são fundamentais quando o assunto é promover a inovação. Entre essas coisas está um ambiente de trabalho saudável.

Quando os funcionários são permitidos a estabelecer seus próprios objetivos e metas em colaboração com outros membros da equipe, eles se sentem valorizados e incentivados a contribuir com ideias criativas.

A metodologia OKR, por sua vez, incentiva a experimentação e garante, logo de cara, o rompimento com processos de gestão tradicionais, hierárquicos e excessivamente burocráticos.

O que são as cerimônias de apresentação OKR?

As cerimônias são parte indispensável da metodologia OKR. Isso porque o intuito de uma cerimônia é apresentar e/ou discutir o andamento das metas, traçadas no início de cada um dos trimestres.

Importante! Elas devem figurar na agenda de toda a diretoria e na dos demais membros para que não sejam esquecidas ou ignoradas.

São 3 (três) as principais cerimônias e elas consistem nas reuniões de início de trimestre, nos encontros semanais de acompanhamento (cerimônias de check-in) e, por fim, nas reuniões de encerramento de trimestre.

Metodologia OKR: o que é e como aplicar em Associações e Sindicatos

Nas reuniões de início de trimestre são planejados, definidos e apresentados os OKRs da Instituição e dos times que a compõem. As reuniões de check-in servem para analisar e debater os resultados alcançados até então. Por último, as cerimônias de encerramento permitem a criação de um espaço livre para tratar dos erros, acertos e todas as lições aprendidas ao longo dos 3 (três) últimos meses.

Como usar a metodologia OKR?

Nada referente a metodologia é engessado. Muito pelo contrário, a estrutura do OKR permite que sejam feitos ajustes de acordo com necessidades próprias de cada Organização ou pessoa.

Claro, existem alguns conceitos centrais que não podem ser ignorados. Eles são a essência da metodologia. Basicamente, o que difere este de outros modelos de definição e rastreamento de metas/objetivos.

De todo modo, usar a metodologia OKR é fácil e pode, de imediato, ser implementada dentro de Sindicatos, Associações ou Federações. Leve em consideração os princípios listados um pouco mais acima e traga eles para a sua realidade.

Mantenha a clareza e a simplicidade dos objetivos e dos resultados-chave, tenha foco e disciplina para atender a todas as cerimônias.

Uma dica? Invista em ferramentas de gestão de metas e OKRs, tal como a Feedz.

Qual a diferença entre OKR e KPI?

Por vezes essa chuva de siglas pode nos deixar um pouco confusos. Os conceitos parecem muito similares e se torna difícil distingui-los.

A princípio é bom saber que KPI significa Key Performance Indicator ou, traduzindo, Indicador-chave de performance. Diferentemente de um OKR, os KPIs correspondem a valores estritamente quantitativos.

Ou seja, enquanto um OKR se preocupa também com dados qualitativos em sua construção, os KPIs olham diretamente para os números. São exemplos de KPIs:

Custo de Aquisição de Clientes (CAC);
Customer Lifetime Value (CLV);
Retorno de Investimento em Marketing;
Churn Rate;
Net Promoter Score (NPS).

Principais erros

Se você está descobrindo os OKRs agora, é muito provável que você cometa alguns pequenos “errinhos” na hora de definir seus objetivos e resultados-chave e acompanhar os desdobramentos disso. E tudo bem, afinal, como gosto de reforçar, tudo serve como aprendizado.

Como sei, também, que é melhor prevenir do que remediar, separei algumas dicas para que comecem já com o pé direito:

Antes de tudo, não confunda a metodologia com uma agenda de afazeres. Os key results devem ser baseados em valor, não em atividades;
Outra coisa a ser evitada é o acúmulo de resultados-chave. Isso sobrecarrega o time e, ao contrário do que propõe a metodologia, acaba dispersando ainda mais os colaboradores;
Não se esqueça de tornar público os OKR. Se recorda? A ideia é ser o mais transparente possível a fim de se relacionar com o todo e alinhar esforços;
Faça o acompanhamento regular dos resultados. A metodologia OKR consiste em um ciclo de cerimônias e acompanhamento contínuo dos dados.
Comece pequeno e evolua com a prática. De nada adianta pensar em objetivos muito épicos se a atual estrutura da Instituição não permite que alcancemos a lua. Seja ambicioso, mas cuide para não se frustrar.

Conclusão

A metodologia OKR é uma estratégia de gestão ágil que engloba os mais diferentes tipos de Organização. Em resumo, é uma estratégia eficaz para aumentar a colaboração, transparência e alinhamento entre os membros de uma Entidade.

Falamos com propriedade porque desde 2019 adotamos essa prática aqui na HiGestor e os resultados se traduzem em números.

Busque estabelecer metas dessa forma também. Resgate os benefícios citados por nós e os apresente em uma próxima reunião junto dos membros do conselho e diretoria.

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