Estamos vivendo uma nova era e Implantar a Transformação Digital nas Instituições é extremamente importante para que a mesma consiga de desenvolver e crescer com os demais setores da sociedade.
Isso porque, movimentos em estruturas de cultura, gestão, processos e relacionamentos de Instituições vêm ocorrendo por conta dos novos negócios dentro do mundo digital e, esses movimentos acabam influenciando diretamente na arrecadação de contribuições e na entrega de valor ao associado.
Continue lendo esse artigo e ao final você irá entender o que é transformação digital e terá recebido 4 dicas que auxiliam na implantação desse novo modo de negócio dentro das Instituições.
O Que é Transformação Digital
Transformação digital ou Era digital refere-se ao processo que envolve a utilização de tecnologias digitais para criar processos ou simplesmente mudá-los. Desde o modelo de funcionamento de negócios até a experiência e relacionamento com cliente, é importante pensar que a tecnologia estará ali presente.
Algumas maneiras de implantar a transformação digital nas Instituições é utilizando ferramentas e processos em ambientes físicos e virtuais como: implantar um sistema de gestão, utilizar as redes sociais, automatizar processos, entre outros.
É de suma importância ressaltar que para haver de fato uma transformação digital dentro da Instituição é necessário que a cultura de gestão esteja alinhada com esse novo momento que estamos vivendo.
Qual a diferença entre Digitalização e Transformação digital?
A transformação digital está relacionada a mudanças de processos gerais dentro de uma Instituição, já a digitalização refere-se a ações mais pontuais.
Com a transformação digital é possível tornar processos de produção, comunicação e produtividade mais flexíveis e modernos, como: captação de dados, envio de e-mails em massa, comunicados gerais em redes sociais, promoção de eventos, entre outros.
Digitalização
A digitalização é o processo de compressão ou adaptação de meios analógicos para digitais, gerando melhor controle de dados da Instituição e melhor organização dos documentos.
Isso significa que, ao implantar a transformação digital dentro da sua Instituição, alguns documentos e processos serão passados para o digital por meio de digitalização, onde a possibilidade de utilização desses dados é mais eficiente.
Transformação digital
Mais que uma ferramenta ou um processo, a transformação digital é toda uma nova cultura a ser explorada e utilizada pelas Associações e Sindicatos a fim de agregar valor para elas.
Entre os pontos positivos da Transformação Digital, destacam-se: maior fluxo de informações, agilidade e eficiência na propagação de informações, possibilidade de acesso a informações de modo remoto, impulsionamento de criação de novos produtos, e mais.
Todas essas vantagens apontadas mostram o quão importante é migrar os costumes de uma antiga geração para a atual. A informação tem sido cada vez mais importante para o desenvolvimento e crescimento de Instituições, visto que, a utilização de meios digitais tem se tornado o principal meio de ligação entre pessoas.
Vale a ressalva que todo e qualquer processo necessita de ferramentas adequadas para cada situação, para que então os meios sejam apenas o caminho e a mensagem que é o mais importante chegue de maneira correta a quem tiver que chegar.
Desafios da Transformação Digital
Um dos maiores desafios da transformação digital é a questão que envolve Instituições muito tradicionais, sendo mais conservadoras em estrutura organizacional, liderança e cultura.
A grande transformação não é tecnológica, mas sim estratégica e de cultura organizacional. Ou seja, as ferramentas e processos disponíveis na era digital são muito importantes para o crescimento de uma Instituição e demandam aprendizado para garantir e impulsionar o crescimento.
Contudo, de nada adianta as ferramentas e processos inovadores se a cultura da Instituição não permite a boa utilização de tais funções.
É importante pensar que agora, o associado participa ativamente da rotina da Instituição, seja por meio de um portal do associado, interação em redes sociais ou até mesmo divulgando e promovendo a Instituição.
Para isso, a Instituição deve estar antenada sobre a melhor forma de aproveitar os meios digitais e assim, criar uma relação saudável com seus contribuintes.
Quais os Pilares da Transformação Digital nas Associações e Sindicatos?
Para haver o movimento de transformação digital dentro de Associações e Sindicatos é importante pensar quais são os principais pilares na hora de desenvolver ações que envolvam tais processos e ferramentas.
Os principais pilares são:
Educação
Promover a educação para associados e colaboradores possibilita mais autonomia para os envolvidos no processo. Por isso é importante que as pessoas que contribuem com sua Instituição saibam utilizar as ferramentas e os processos escolhidos para a transformação digital.
Por exemplo, se você pretende utilizar um sistema de gestão para Sindicatos a fim de proporcionar maior engajamento dos associados e melhorar o relacionamento com eles, é importante contratar um sistema com um treinamento para que se consiga entender muito bem o sistema e assim oferecer autonomia para seu associado ou contribuinte.
Associados
Com a era digital, o relacionamento com associados tem melhorado muito, tendo em vista a qualidade das informações, trocadas entre ambas as partes.
Hoje, o associado consegue não só perceber o valor que tem uma Associação ou Sindicato pelas soluções e benefícios que entregam, mas também, pela forma com que tais Instituições se posicionam e se comunicam com eles.
É extremamente importante entender o que de fato impacta e gera valor para cada associado, e para isso, saber receber feedback de seus contribuintes é essencial, bem como procurar processos que sejam mais automatizados e personalizados.
Quando o associado enxerga valor na sua entidade de classe, consequentemente ele a promove a ponto de que outras pessoas também possam enxergar tal valor. Isso porque, associados são os maiores promotores de uma Instituição, visto que são eles que as integram e as mantêm vivas.
Inovação
Inovação é o ato de desenvolver novas ideias de processos, serviços e produtos a fim de gerar maior valor para a Instituição.
Visto que inovação não está relacionado a criar algo do zero, mas sim, adaptar ou melhorar processos que já existem a ponto de torná-los mais eficientes, você deve entender qual é o atual funcionamento da sua Associação, Sindicato ou Federação para, depois, planejar e organizar seus processos.
Alguns pontos da transformação digital que envolvem inovação estão ligados a processos e ferramentas de alta performance, ou seja, serviços que possibilitem maior rendimento, automatização e desenvolvimento, tanto da Instituição, quanto de associados.
Gestão de Dados
A gestão de dados é essencial para haver melhor aproveitamento de dados e informações, possibilitando ações que não sejam apenas para fins de captação, mas também que promovam maior assertividade na promoção de eventos e no relacionamento com os associados.
Com o sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação HiGestor, sua gestão de dados pode ser feita de maneira prática, eficiente, automatizada e personalizada. Além disso, o sistema é online e permite acesso aos dados e informações de qualquer lugar e a qualquer momento.
O software HiGestor ainda permite que você consiga fazer relatórios personalizados, seja por pessoa física ou jurídica, conforme necessidade e ocasião. Ou seja, além de armazenar os dados, você consegue ordená-los e utilizá-los da maneira mais útil possível.
Cada informação coletada e adicionada ao sistema de maneira estratégica pode e deve ser adicionada para proporcionar maior aproveitamento e engajamento por parte dos usuários.
Quais os Benefícios da Transformação Digital nas Associações e Sindicatos
Passar pelo processo de transformação digital permite que uma organização responda de forma positiva às constantes mudanças do mercado. Uma mudança radical e fundamental como esta requer uma revisão completa de cultura, operações, tecnologias e entrega de valores da Instituição.
À medida que as Associações e Sindicatos iniciam este processo, a mudança para tecnologias digitais impacta diretamente em seus produtos e serviços, canais de comunicação e distribuição, processos de negócios, cadeia de suprimentos, novos parceiros, entre outros.
Além disto, a transformação digital também possibilita o aumento de produtividade com tecnologias que otimizam o processo e tempo de trabalho, reduz custos com materiais físicos, gera maior proximidade com associados e consequentemente acaba entregando maior valor para sua base de contribuintes e sociedade como um todo.
Como implantar a Transformação Digital em Associações e Sindicatos
Para implantar a transformação digital nas Associações e Sindicatos é importante que você e sua gestão saibam quais caminhos seguir com base em quais objetivos almejam traçar.
Já vimos neste artigo que há 4 pilares essenciais para introduzir movimentos digitais dentro de uma Instituição e são essas bases que darão o pontapé inicial para ocorrer de fato a transformação digital.
Assim, entende-se que a transformação digital ocorre por processos e ferramentas mais automatizados, que gerem melhor experiência e possibilitem uma maior relação entre a entidade e seus associados.
1 – Projetos em Parceria com a Federação
Participar de projetos de transformação digital em parceria com Federações é uma forma extremamente eficiente de gerar maior engajamento das entidades de classe.
Lembre-se que ao promover o crescimento e desenvolvimento de outra Instituição junto a sua, você também estará crescendo, seja por meio de projetos que envolvam associados ou que promovam a automatização de processos dentro da Associação ou Sindicato
Um bom exemplo de como as Federações podem ajudar, é o do FIEMG – Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais, que através do HiGestor, ofertou um sistema de gestão para seus Sindicatos associados.
O objetivo da FIEMG é proporcionar uma melhor performance por parte das entidades de classe da própria base a fim de que essas, por sua vez, consigam entregar maior valor para seus Associados e consequentemente gerar mais arrecadação para ambas Instituições.
Como você pôde perceber, a FIEMG com apenas uma ferramenta de gestão conseguiu possibilitar maior excelência operacional na gestão de dados e processos das Associações e Sindicatos de sua base.
Além disso, com o mesmo sistema permitiu que tais entidades pudessem desenvolver novas formas de aumentar arrecadação com apenas alguns cliques.
Assista a live onde nosso CEO Héderson Cassimiro entrevista Marilson Maia, Analista de Informações da FIEMG, e falam sobre a Transformação Digital:
2 – Invista na Inovação Aberta
Inovação aberta refere-se ao processo de capturar novas ideias e assim, desenvolver ações que promovam maior automatização, eficiência e engajamento para a Instituição.
Como visto ao longo do texto, há diversas maneiras de introduzir a transformação digital nas Instituições, porém, para ocorrer de forma eficiente e duradoura é de extrema importância que haja investimento em meios de inovação mais abertos.
No HiGestor sistema de gestão para Associação, você pode coletar e organizar diversos dados e informações de maneira a utilizar tais dados para promover melhor aproveitamento e engajamento de seus associados.
Além disso, o software HiGestor é extremamente simples, intuitivo e personalizável, o que permite que colaboradores e associados de uma Instituição possam fazer proveito de cada ferramenta disponível no sistema.
Como ferramenta engajadora, o HiGestor também permite contato personalizado e direto entre Associações, Sindicatos, Federações e seus associados. Desde envio de boleto em massa, promoção de eventos ou até mesmo uma página dedicada para o associado, o sistema facilita o desenvolvimento e crescimento de maneira prática e eficaz.
3 – Facilite a Comunicação
A era digital possibilitou facilidade na comunicação entre entidades de classe e seus contribuintes, visto que, há variados meios e maneiras de promover uma relação mais assertiva.
Com o dinamismo do mundo virtual, a internet se tornou o principal meio de comunicação da atualidade e estar imerso nesse meio permite que você gere maior reconhecimento e engajamento para sua Instituição.
Porém, para que você consiga entregar valor por meio da comunicação, é importante pensar em quais ferramentas irá utilizar e como abordar cada colaborador ou associado. Isso porque, com a grande quantidade de informações que rodeiam o mundo virtual, é de suma importância que você consiga se destacar a ponto de chamar a atenção daquele que o interessa.
Não podemos esquecer que há diversos momentos da comunicação e, que para atingir determinados objetivos, antes é necessário entender em que momento se encontra o receptor da mensagem que você quer passar.
Entender onde e como estão seus associados ou futuros associados permite que você consiga montar uma estratégia de comunicação eficiente, com as melhores ferramentas e meios de comunicação que de fato irão impactar seu público alvo.
Busque feedback (retorno de informação) contínuo de seus colaboradores e associados, eles serão o maior indicador de por onde você deve caminhar para obter uma comunicação eficaz entre sua Instituição e toda a sociedade.
4 – Integre um Sistema de Gestão para Sindicatos e Associações
Integrar um sistema de gestão que possibilita a automação e a eficiência de processos na sua Instituição é muito importante e umas das principais estratégias para transformação digital.
O sistema de gestão para Associação, Sindicato e Federação HiGestor, é um software desenvolvido especificamente para entidades de classe que buscam implantar a transformação digital e assim, crescer e desenvolver seus processos, colaboradores e associados.
Com ele é possível cadastrar seus associados, armazenar documentos de forma digital, realizar cobrança em massa, fazer a criação de eventos, melhorar a comunicação com seu associado, e muito mais!
Conclusão
Como visto no decorrer deste artigo, para que você consiga implantar a transformação digital na sua Instituição é necessário entender que é preciso se conectar e entregar valor de forma estratégica por meio de ferramentas e processos digitais.
Com a era digital é possível promover um melhor relacionamento entre entidades de classe, seus contribuintes e a sociedade de modo geral, isso porque, os meios se tornaram mais práticos, rápidos e eficazes.
Contudo, e não menos importante, a gestão e cultura organizacional da Instituição deve ser estruturada e projetada para se manter atualizada e em constante evolução.
Faça uma análise de como está a sua atual gestão e como você pode fazer para aproveitar esse movimento de transformação digital para crescer e desenvolver sua Associação, Sindicato ou Federação.
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