7 Ferramentas para Excelência Operacional da sua Instituição

Neste artigo iremos apresentar 7 ferramentas operacionais que irão potencializar as tarefas diárias da sua Associação, Sindicato ou Federação. Essas dicas estarão divididas entre materiais de Marketing e Comunicação Visual e Gestão de Informação. Nosso objetivo é que ao final desse artigo você compreenda o funcionamento de cada ferramenta, mas também possa compartilhar esse conhecimento com as Associações e Sindicatos que se relaciona. Leia até o final e além do artigo, você terá acesso a um material exclusivo produzido por nossa equipe de Marketing e Sucesso do Cliente.

O que é Excelência Operacional?

Excelência operacional é um conceito que se refere a um alto nível de eficiência e qualidade nos processos de uma Instituição. Trata-se de utilizar ferramentas de forma que os processos sejam otimizados e assim, a Instituição se fortalece, aumenta o nível operacional e garante uma melhor comunicação interna e externa. Aqui iremos abordar plataformas e sistemas de gestão gratuitos e não gratuitos, a fim de proporcionar maior leque de opções operacionais.

Importância da Excelência Operacional

É extremamente importante que a Instituição funcione de forma eficiente, pois garantir uma boa arrecadação e manter bons relacionamentos pode não ser nada fácil. Para isso, as ferramentas de comunicação e gestão de informação são grandes aliadas nesse processo. As ferramentas que servem de apoio para a comunicação visual têm grande relevância para a melhor divulgação e comunicação de uma Instituição. Com elas há a possibilidade de você criar comunicados, cartazes, gravar a tela do seu computador, fazer captura de tela personalizada e muito mais. Já as ferramentas que servem de apoio para a gestão de informações serão importantes quando você for, por exemplo, juntar todas as redes sociais em um único link, gerenciar de forma compartilhada ou individual as tarefas do dia a dia, ou até mesmo, gerenciar toda sua Associação ou Sindicato, desde inscrição de associado ou até mesmo organizar um evento.

Ferramentas para Excelência Operacional em Associações e Sindicatos

Confira as 7 ferramentas que trouxemos para garantir a excelência operacional e anote tudo para que depois você possa pôr em prática na Instituição. Cada ferramenta apresentada tem funcionalidade individual, ou seja, você poderá utilizá-la separadamente e, se quiser, somente uma ou algumas delas. Mas, é importante lembrar que para que sua Instituição seja extremamente eficiente, é necessário utilizar todas as ferramentas, pois funcionam em conjunto e elevam os processos na totalidade.

1 — Canva

O Canva é uma plataforma de design gráfico online que permite criar materiais gráficos de rede social, apresentações, infográficos, pôsteres e outros conteúdos visuais, a partir de modelos pré-definidos. Com o Canva você poderá criar, por exemplo, um cartaz digital/impresso informando sobre eventos que a entidade está promovendo ou sobre informações internas para compartilhar com a diretoria ou voluntários. Há uma boa variedade de design (arte) pré-definido na plataforma, como:

•       post para rede social (Facebook, Instagram, LinkedIn),
•       convites,
•       cartões,
•       propostas comerciais,
•       apresentações,
•       relatórios,
•       panfleto,
•       comunicado,
•       entre outros.

Além das predefinições de design, há também diversos recursos como ícones, ferramentas, acervo de imagens, backgrounds, gráficos e muito mais. Ao utilizar o Canva, sua Associação ou Sindicato poderá divulgar materiais com maior qualidade visual, agregando valor à imagem da Instituição e promovendo suas ações internas.

2 — Software HiGestor

O HiGestor é um sistema de gestão pensado e desenvolvido especialmente para suprir as necessidades de  Associações, Federações e Sindicatos. Um sistema de gestão totalmente online, ou seja, basta ter acesso à internet, e de acesso remoto, acessível em qualquer dispositivo (computador, tablet ou celular). Atualmente, nosso software de gestão para sindicatos e associações contempla cerca de 1.900 usuários ativos e mais de 31 milhões em boletos recebidos só em 2022. Com o HiGestor, você pode organizar informações, compartilhar dados e gerenciar eventos como cursos ou palestras de forma eficiente e intuitiva.  Algumas das funções que o sistema de gestão HiGestor oferece são:

•       controle financeiro,
•       gestão de cadastro de associados,
•       relatórios personalizados,
•       recebimento via boleto e cartão de crédito,
•       portal do associado,
•       módulo de eventos,
•       atualização de boletos automaticamente,
•       contas a pagar e receber,
•       dashboard completo da sua Instituição,
•       entre outros.

A utilização do sistema HiGestor é extremamente importante para o desenvolvimento de sua Instituição, tendo em vista a quantidade de ações possíveis na ferramenta e como elas podem ser gerenciadas pela entidade. É importante ressaltar que para alcançar a excelência operacional, a diretoria da Instituição deve pensar em como trabalhar de forma eficiente sua gestão e para isso, utilizar um sistema de gestão para Sindicatos, Associações e Federações, completo como o da HiGestor é a garantia para agregar valor à sua entidade.

3 – AnyDesk

O AnyDesk é um aplicativo de desktop remoto com utilização de código. O software fornece acesso remoto, independente de plataforma, para computadores pessoais e outros dispositivos que executam o aplicativo host. Ou seja, com o AnyDesk, é possível que outra pessoa consiga acessar seu computador ou vise e versa. Assim, quando há alguma dúvida de um associado sobre o seu cadastro na entidade, por exemplo, o responsável poderá entrar em contato com esse associado e lhe auxiliar de forma remota por meio do aplicativo. Algumas funções que o AnyDesk dispõe são:

•       compartilhamento de tela de qualquer lugar,
•       gerenciamento fácil de dispositivos móveis,
•       trabalho remoto sem complicações,
•       impressão remota eficiente,
•       acesso interativo estável,
•       transferência de arquivos ultrarrápidos,
•       entre outros.

De modo geral, a utilização do AnyDesk é importante para que sua Associação ou Sindicato possa acessar outro dispositivo, caso necessário, de qualquer lugar e a qualquer momento.  Uma ferramenta excelente para o auxílio de associados.

4 – Bit.ly

O Bit.ly é um site gratuito que possibilita encurtar e personalizar o texto do link. Os links e a URL se referem ao endereço de rede onde se encontra algum recurso informático, como diferentes documentos, sites ou qualquer outro recurso de rede na internet. Com o objetivo de melhorar a qualidade visual de um link ou encurtar o mesmo, o Bit.ly pode ser utilizado por sua Associação ou Sindicato para compartilhar suas redes de maneira mais clara e, talvez, personalizada também. Aproveite deste recurso para padronizar todos os links que sua Instituição tem e assim, gerar intuitivamente uma relação direta da Instituição para aqueles que acompanham suas redes.

5 — LightShot

A ferramenta do LighShot possibilita a captura de tela personalizada, em forma de imagem, com cortes e prioridades dadas por você. É, por essência, uma forma de salvar como documento de imagem alguma informação relevante que você tenha observado no computador, navegador ou até mesmo dentro de um site. No ambiente institucional, utilizar o LighShot pode ser uma forma de salvar informações ou dados relevantes, de maneira prática e eficaz. Imagine que você, diretor ou membro de uma Associação ou Sindicado, está navegando na internet ou trabalhando em seu computador e se depara com alguma informação que pode ser útil para desenvolver algum evento como palestras ou cursos. Pois bem, ter uma ferramenta facilitadora como o LighShot pode otimizar seu tempo e também, garantir que as informações e ideias não se percam.

6 — Loom

O Loom é uma ferramenta de gravação, compartilhamento e interação de tela em formato de vídeo. Ou seja, é extremamente útil para a Federação se comunicar com Associações e Sindicatos, pois possibilita que você possa apresentar algum conteúdo no seu computador de maneira prática e eficaz. Na Federação, o Loom é muito útil para que a diretoria possa compartilhar informações ou processos com Associações e Sindicatos de modo a educar e orientar seus membros e assim, agregar valor a todos. 

7 — Linktree

Uma ferramenta extremamente funcional, o Linktree possibilita a criação de uma página com vários links como de rede social, site, palestras e cursos.  Com esta ferramenta, a Federação pode disponibilizar em uma única página todas as informações que achar necessárias, assim, quando for se comunicar ou compartilhar alguma informação com Associações ou Sindicatos não precisará enviar um link por vez, otimizando tempo e também, possibilitando aumentar a divulgação de suas ações. Geralmente, o link disponibilizado pelo Linktree é utilizado em canais de comunicação de modo geral e também, de forma direta, por e-mail ou mensagens. A utilização desta ferramenta otimiza o tempo das entidades e também garante excelentes resultados.

Como Aumentar a Arrecadação com as Ferramentas de Excelência Operacional?

A excelência operacional é base para uma arrecadação permanente, já que, muitas vezes a inadimplência ou desistência de apoio a Associações ou Sindicatos, pode ser um grande problema até mesmo para a Federação. Desenvolver meios e métodos para alcançar uma excelência operacional é um grande trabalho, que exige uma liderança bem estruturada, informada e saiba trabalhar a gestão interna e externa, como os processos de cadastro de associados ou até mesmo eventos promovidos pela Instituição. De forma prática, processos bem gerenciados e eficientes tendem a garantir uma excelência não só para a própria Federação como também para as Associações e Sindicatos, que acabam utilizando também destas ferramentas, gerando maior lucratividade pela excelência no trabalho e também nas ações extremamente organizadas e claras.

Conclusão

As ferramentas apresentadas neste artigo são de fundamental importância na qualificação dos processos e profissionais, já que otimizam o trabalho, garantem com segurança determinadas ações e geram valor para a Instituição, visando a importância que tem uma gestão estruturada pela liderança e a boa visibilidade que uma Instituição deve ter. Agora que chegou aqui, busque conhecer um pouco mais sobre cada ferramenta, inove no que for necessário para o crescimento e desenvolvimento das Associações e Sindicatos e, consequentemente da Federação também. O desenvolvimento interno e a excelência operacional são fundamentais para o crescimento da arrecadação. O mais importante é que pessoas e processos devem estar alinhadas ao crescimento da Instituição, gerando valor nas ações e relações.