Email Marketing Descomplicado para Instituições: Estratégias Eficazes para Engajamento e Crescimento

Descubra como o e-mail marketing pode trazer inovações e fazer toda a diferença para Associações, Sindicatos e Federações. Neste artigo, vamos te explicar como usar esse canal de comunicação para engajar seus associados e ajudar sua instituição a crescer. Além disso, você aprenderá como melhorar o seu engajamento com os seus associados e aumentar a arrecadação de recursos de maneira eficiente. Leia e entenda como se comunicar de maneira eficaz através do email marketing.

O que é email marketing?

O email marketing é uma estratégia de marketing digital que se baseia em realizar a comunicação entre o seu Sindicato, Associação e Federação através do envio de mensagens que acontecer por email. Este meio de comunicação surgiu em 1971 e seu inventor foi Ray Tomlinson, que durante uma entrevista para o site The Verge, explicou que a ideia surgiu porque ele queria criar uma maneira simples de enviar mensagens de um computador para outro, sem precisar estar presente como acontecia com os telefones. A partir dessas descobertas, o marketing passou a enxergar o email como uma forma estratégica de se comunicar, que permite o envio de mensagens para uma lista de contatos, com intuito de alcançar os objetivos determinados pela Entidade. Desta forma, torna-se um forte aliado na comunicação com os seus associados, visando fortalecer ou mesmo aprofundar esse relacionamento.

Por que usar e-mail marketing?

O uso de ferramentas de comunicação como o email marketing podem proporcionar às organizações inúmeros benefícios, desde a aproximação dos associados até a comunicação mais fácil dos esforços de arrecadação de recursos. Abaixo listamos os principais benefícios e, por que você deve incluir essa ferramenta na sua Instituição, confira:

• O alcance é maior, já que alguns associados podem não ter uma rede social, mas com certeza possuem um e-mail; 

• Previsibilidade de audiência, pois será enviado para sua base de associados;

• Formato flexível, desde avisos de eventos até anúncios importantes;

• Alto retorno da comunicação;

• Canal próprio de engajamento com seu associado;

Estes são apenas alguns dos muitos benefícios de utilizar e implementar esta ferramenta nas estratégias de comunicação da sua Entidade.

Qual o papel do email marketing na sua estratégia de marketing? 

O papel do email marketing na estratégia de marketing das Entidades depende das metas e objetivos traçados no planejamento estratégico, considerando qual o objetivo de comunicação da sua Associação ou Sindicato.  Vamos explorar como essa ferramenta pode desempenhar um papel crucial na sua estratégia de marketing, ajudando a fortalecer sua presença e aumentar o envolvimento dos seus membros.

• Construção de relacionamento:

O email marketing permite que você se comunique diretamente com seu público-alvo, ou seja, seus associados. Você pode fortalecer o relacionamento com essas pessoas, mantendo-os informados sobre notícias, eventos, campanhas e outras informações relevantes relacionadas à sua associação ou sindicato.

• Comunicação ágil e eficaz:

Com o email marketing, você pode garantir que suas mensagens cheguem imediatamente às caixas de entrada dos seus associados, permitindo que você compartilhe informações importantes rapidamente, seja sobre mudanças legislativas, atualizações em benefícios ou ações urgentes que exigem a participação dos membros.

• Segmentação de público-alvo:

Com o email marketing, você pode segmentar sua lista de contatos, enviando mensagens específicas para grupos específicos. Por exemplo, é possível enviar emails para membros que estão interessados em treinamentos, enquanto outros recebem informações sobre oportunidades de trabalho ou eventos sociais. 

• Aumento do envolvimento:

O email marketing permite que você mobilize seus membros, criando uma comunidade engajada e fortalecendo a presença da sua associação ou sindicato.

• Acompanhamento de resultados:

Com ferramentas de métricas, você pode acompanhar a taxa de abertura dos seus emails, cliques, conversões e outras métricas importantes. Essas informações ajudam você a compreender o que está funcionando e o que precisa ser ajustado na sua estratégia de marketing. Para Associações e Sindicatos, o email marketing é uma ferramenta poderosa para fortalecer a estratégia de marketing e se comunicar de forma eficaz com seus membros.

Quais tipos de email você pode incluir na sua estratégia?

Existem muitos métodos, formatos e tipos de email marketing que sua organização pode usar. Porém, é necessário analisar como ele é utilizado e se faz sentido no contexto do seu planejamento estratégico. Tendo isto em mente, trouxemos três exemplos de como usar cada tipo de email para uma comunicação assertiva em sua Associação ou Sindicato, veja a seguir:

• E-mails informativos

Os emails informativos referem-se aos e-mails enviados exclusivamente para fornecer aos usuários informações valiosas e relevantes. Neste formato de e-mail, é importante compreender qual o perfil dos seus associados e ter objetivos claros, assim como direcionamento adequado.

• E-mails promocionais

O principal objetivo dos emails promocionais é promover ou destacar eventos importantes, promoções, descontos ou eventos especiais. A criação deste tipo de e-mail requer a construção e manutenção de uma lista de contatos qualificados e a compreensão de como se comunicar com os membros.

• E-mails para divulgação de eventos

Os emails de eventos são mensagens enviadas aos associados da sua Entidade visando promover eventos que ela realiza e, assim, obter a máxima participação.  Podem ser utilizados para eventos de diversas naturezas, como conferências, seminários, workshops, treinamentos e até mesmo para convocação de eleições da Entidade. Neste sentido, o sistema de gestão para Sindicatos e Associações HiGestor possui um módulo de eventos, onde é possível fazer o disparo de e-mails de forma automática, onde as organizações podem postar anúncios de eventos, comunicados importantes, notificações de mensalidades e encaminhando para a base de afiliados armazenados no sistema.

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Como criar mensagens que engajam seus associados?

Criar uma mensagem que atraia seus associados começa com alguns pontos extremamente importantes, como: conhecer seus afiliados, saber segmentá-los e, principalmente, estar atento ao conteúdo que desperte o interesse deles. Reunimos algumas dicas e exemplos para ajudar você a escrever um e-mail.

• Conheça os afiliados da sua Entidade: Antes de escrever um email, é importante entender os interesses, desafios e expectativas dos seus associados. Uma maneira de conseguir isso é realizando pesquisas com os membros da Instituição;
• Ao dividir sua base de associados em segmentos com características semelhantes, você pode tornar sua mensagem mais assertiva e gerar mais engajamento;
• Incluir detalhes pessoais como o primeiro nome do associado em suas mensagens e acompanhar informações relevantes transmitirá uma sensação de proximidade;
• Conte histórias de sucesso e dê reconhecimento aos associados da sua Instituição, pois além de engajar com o dono da história, você ainda inspira outros associados.

Veja a seguir exemplos de textos para e-mail que você pode utilizar na comunicação da sua Entidade.

• Exemplo 1: Associado recém-ingressado

Olá NOME, Seja muito bem-vindo à família (NOME da sua Instituição)! Estamos empolgados em tê-lo conosco.  Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua associação desde o início, aqui estão algumas informações personalizadas: Guia de Boas-Vindas: Confira nosso guia exclusivo para novos associados, que destaca os benefícios, recursos e como você pode começar a se envolver imediatamente. Conheça Seus Colegas: Apresentamos alguns associados que compartilham interesses semelhantes aos seus. Isso facilitará a integração e a formação de novas conexões. Evento de Boas-Vindas: Não perca nosso próximo evento de boas-vindas! Será uma excelente oportunidade para conhecer outros associados e a equipe. Webinars Informativos: Explore nossos webinars projetados para recém-chegados, abordando tópicos cruciais do setor e respondendo a perguntas frequentes. Lembre-se, estamos aqui para apoiá-lo em cada passo. Se tiver dúvidas ou sugestões, não hesite em entrar em contato. Atenciosamente, (Nome) (Função ou setor) (Nome da Instituição)

• Exemplo 2: Associado Experiente

Cara NOME, Agradecemos por fazer parte da nossa comunidade há 10 anos. Sua contribuição é inestimável. Queremos garantir que você aproveite ao máximo sua associação. Aqui estão algumas novidades personalizadas para você: Descontos Exclusivos: Como associado de longa data, você agora tem acesso a descontos exclusivos em eventos, cursos e produtos parceiros. Sessão de Consultoria Personalizada: Reserve uma sessão gratuita de consultoria para discutir seus objetivos profissionais e como podemos apoiá-lo(a) da melhor forma possível. Convite VIP para Eventos Seletos: Como agradecimento por sua lealdade, gostaríamos de convidá-la para eventos exclusivos reservados para associados experientes. Reconhecimento em Destaque: Compartilharemos suas realizações e contribuições significativas em nossa próxima newsletter. Se estiver confortável, envie-nos uma breve atualização sobre suas conquistas recentes. Estamos aqui para garantir que sua experiência conosco seja excepcional. Se precisar de algo mais específico, não hesite em nos contatar. Atenciosamente, (Nome) (Função ou setor) (Nome da Instituição) Agora que já falamos sobre como escrever e-mails a sua base e atrair possíveis associados, confira como evitar erros comuns que podem afetar a eficácia de seus e-mails.  Continue a leitura e confira nossas dicas e estratégias para melhorar sua entrega de email marketing e gerar mais engajamento com seus associados, e como resultado, reduzir sua inadimplência e aumentar a arrecadação da Entidade.

Principais erros que você deve evitar no email marketing

Erros no planejamento ou preparação para o email marketing podem decorrer de uma série de fatores, como falta de conhecimento dos associados, não saber como comunicar adequadamente o trabalho da sua instituição, erros de marketing de conteúdo, entre outros.

• Por isso, trouxemos três dos principais erros cometidos na hora de trabalhar com e-mail marketing para sua Instituição ficar ligada. Veja a seguir: Envios frequentes, sem distribuição de tempo e dias entre um email e outro; 
• Prometer uma coisa e entregar outra;
• Não segmentar corretamente, ou até, a comunicação não ser a ideal para a Instituição.

Para ajudá-lo a obter uma compreensão mais profunda de comunicação e marketing, disponibilizamos cursos introdutórios gratuitos sobre marketing para organizações e sindicatos. Adquira agora!

Como planejar uma estratégia de email marketing?

Agora, é importante entender como criar um email marketing eficaz, que, além de estimular o engajamento, também deve proporcionar aos membros um conteúdo envolvente e interativo. É importante sempre entender o objetivo final do e-mail, seja para avisar sobre uma mensalidade, comunicar um evento específico, curso, palestra ou se inclui benefícios como planos médicos, odontológicos ou com esportes.

Conteúdo

O conteúdo do seu email é o tópico mais importante para o sucesso da sua comunicação. É por isso que ele deve ser bem elaborado e apresentar com clareza o que deseja ser comunicado.

• E tudo vem do planejamento, portanto é importante sempre ter algumas perguntas em mente, ao planejar seus emails, como: Que tipo de e-mail se deseja criar? Vou comunicar a realização de eventos na Entidade? 
• É interessante divulgar as parcerias e benefícios oferecidos? 
• Nossos associados já conhecem a Entidade? Talvez seja interessante um email contando sua história de fundação, seus valores e objetivos de existir.

Respondendo a estas perguntas, você conseguirá criar um conteúdo de email mais alinhado a sua estratégia e ao que deseja comunicar para sua base de associados, gerando assim, mais engajamento com eles.  Outro detalhe muito importante na construção de conteúdo do seu email é o assunto, sendo a primeira frase que seu associado irá ver na caixa de email dele e que é decisora para que ele abra a sua mensagem.  Sendo assim, use frases chamativas, que despertem curiosidade e que o façam abrir o email, e lembre-se sempre de que a frase do assunto do email, precisa estar diretamente conectada com o que estará escrito no texto do corpo do email, sendo a sua mensagem para ele.

Persona

Persona é com quem sua Instituição conversa.  Por exemplo, um Sindicato dos profissionais de contabilidade será composto por contadores e demais trabalhadores da área contábil. Este é o público com o qual você, como organização, deseja se comunicar ou interagir. É importante se perguntar: como é meu associado? O que eles fazem? Como é a sua rotina diária? Respondendo às perguntas, sua comunicação será mais assertiva e irá gerar mais engajamento, e se isso ainda não for tão evidente para você, faça pesquisas com seus associados e desenhe três principais perfis da sua Instituição, com as perguntas citadas anteriormente.

Calendário

No planejamento de comunicação por email da sua Entidade, é importante organizar um calendário que inclua as datas em que você enviará seus e-mails, priorizando os melhores horários e dias da semana, que irão gerar mais aberturas de e-mail Um erro comum neste momento é ignorar a frequência dos e-mails, que se não for levada a sério pode gerar alta taxa de spam (emails indo para a lixeira), bem como, o cancelamento do recebimento dos seus emails.

Segmentação 

A segmentação é um importante critério que se refere a desenvolver listas de envios que conversem com o perfil do seu associado. Por isso, é importante ser criterioso na hora de enviar o email. Pensamos em algumas ideias do que você pode estar usando, segue:

• características demográficas, como a localização, idade e gênero;
• interesses como, pessoas que gostam de natação, para um benefício em alguma academia que forneça esse serviço;
• histórico de interação como associados antigos que não engajam com a associação há 1 ano;

Ferramentas para envio de email marketing

Após entender todos esses pontos, chegou a hora de enviar a mensagem para seus associados. O sistema de gestão online HiGestor oferece recursos como rateio do plano de contas, gerenciamento de contas a pagar e a receber, acesso fácil para o associado visualizar suas faturas e atualizações instantâneas de boletos. E, atendendo o tema principal deste artigo, fornecemos um módulo de eventos que permite enviar disparos de e-mails de forma automática para sua base de afiliados. Seja para comunicar um evento, anunciar benefícios e divulgar cursos, treinamentos ou palestras.

Conclusão

Isso nos leva à conclusão de que o email marketing se tornou uma ferramenta aliada ao planejamento estratégico das instituições, com objetivo de aproximar-se dos associados, aumentar o engajamento e o reconhecimento da associação ou sindicato. Colocamos isso em prática e mostramos como sua Instituição pode transmitir uma mensagem funcional e adequada ao seu tipo de afiliado ou potencial associado.  Estabelecer este canal o ajudará muito a se comunicar de forma eficaz e duradoura com seus membros. Por fim, nosso principal objetivo é mostrar como o email marketing pode aproximar sua Instituição de seus associados, de maneira não evasiva, mas assertiva.

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