Utilizadas para otimizar o tempo e agilizar as tarefas do dia a dia de muitas empresas, as ferramentas de gestão estão cada vez mais em destaque, ganhando novos formatos e atendendo diversas áreas de uma instituição.
Mais do que isso, elas são bastante utilizadas para auxiliar gestores e gerentes de projetos na tomada de decisão.
Isso porque oferecem técnicas e metodologias que buscam reduzir os impactos e os riscos, aumentando assim as chances de resultados mais certeiros.
Neste artigo iremos abordar o que é uma ferramenta de gestão, para que serve e qual escolher para melhor atender às suas necessidades. Para isso, continue a leitura!
O que é uma ferramenta de gestão?
Uma ferramenta de gestão é o conjunto de recursos utilizados para a organização de tarefas, gerenciamento de projetos e até mesmo para o controle de atividades.
Com a tecnologia cada vez mais presente no dia a dia das empresas, as ferramentas de gestão geralmente são softwares de gestão ou sistemas operacionais que automatizam as tarefas.
Utilizando uma ferramenta de gestão, por exemplo, gestores de projetos, líderes e gerentes ganham um aliado na geração de melhores resultados com menos riscos e redução significativa de erros.
Para que servem as ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão servem principalmente para otimizar a rotina das empresas.
Isso porque, por meio delas é possível organizar desde o trabalho da equipe, distribuir tarefas, até o gerenciamento de projetos maiores e mais complexos.
É possível também fazer o planejamento e monitoramento das atividades, melhorando as entregas dos times e garantindo bons resultados futuros.
Gestores e líderes de equipes também utilizam as ferramentas de gestão para o controle e melhoria dos processos internos das empresas, tornando as atividades padronizadas, reduzindo custos e aumentando a qualidade.
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Quais são as ferramentas mais utilizadas na gestão?
Escolhemos as mais conhecidas, com aplicações diversas para que você possa escolher aquela que melhor irá se adaptar a sua realidade. Veja a seguir!
1. Análise SWOT
A análise SWOT ou Matriz SWOT (strengths, weaknesses, opportunities e threats) é uma das técnicas mais conhecidas.
Ela serve essencialmente para analisar o cenário interno e externo do seu negócio. Traduzindo para o português, SWOT significa: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Geralmente este tipo de ferramenta para gestão é aplicado para iniciar um projeto, na fase de planejamento, quando estão sendo levantadas as informações para que a empresa, o produto ou o serviço identifiquem quais seus pontos fortes e assim se destaque.
A análise SWOT também pode ser utilizada para a revisão de atividades, para identificar erros ou oportunidades não identificadas anteriormente, e assim você pode criar um plano de ação para reverter os resultados, por exemplo.
2. KPI
Os indicadores KPI (Key Performance Indicator) que em tradução significa indicador-chave de performance é uma métrica utilizada para medir o desempenho da empresa em alguma atividade específica.
Dentro das ferramentas de gestão, o KPI é quem vai medir os resultados das atividades. É por meio dele que é possível identificar a evolução da equipe e das entregas, prevendo assim se estão alinhadas ao objetivo ou não.
Veja alguns exemplos de KPI’s que você pode utilizar em sua instituição:
- Conversão em vendas;
- Taxa de lucratividade;
- Retorno sobre Investimento (ROI);
- Market Share;
- Satisfação dos clientes.
3. Business Model Canvas
O Business Model Canvas é uma ferramenta que possibilita ter uma visão geral do seu negócio promovendo a identificação de oportunidades de atingir o público-alvo desejado, aumentando as taxas de conversão em venda.
Utilizando o Canva, os gestores de projetos conseguem fazer um mapeamento estratégico que irá abordar as melhores atividades a serem desenvolvidas para atingir o objetivo principal. Para isso ele leva em consideração:
- parceiros-chave;
- atividades-chave,
- recursos-chave,
- propostas de valor,
- relacionamentos com clientes,
- canais,
- segmentos de clientes,
- estrutura de custos, e
- fluxos de receita.
4. HiGestor
O HiGestor é um software de gestão financeira totalmente online e com recursos exclusivos para entidades de classe, como associações, federações e sindicatos.
Com ele é possível fazer a gestão da contribuição e mensalidades dos associados, com envio automático no e-mail. Além de controle simples e eficiente de receitas e despesas com baixa automática de boletos.
Outra particularidade do HiGestor é que ele faz a geração de boletos sem remessas e sem custos, só paga na liquidação, uma ótima opção para aumentar a arrecadação das instituições.
Entre as ferramentas de gestão, ele se encaixa na categoria de softwares que automatizam as atividades, com o objetivo de simplificar o dia a dia das instituições.
Como escolher a melhor ferramenta de gestão?
Além disso, é possível escolher mais de uma ferramenta para utilizar em sua empresa. Você pode por exemplo utilizar o HiGestor como um software para gerir a parte financeira da sua instituição.
E atrelar seu uso à metodologia de KPI’s para analisar os resultados de arrecadação, uma vez que pelo HiGestor é possível gerar relatórios personalizados para acompanhamento.
Mas se o seu caso não for esse, algumas dicas são:
- Conheça as necessidades da empresa;
- Analise bem cada ferramenta;
- Avalie os riscos.
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Conclusão
Como podemos ver, existem diversos tipos de ferramentas de gestão que podem auxiliar a sua rotina de trabalho, proporcionando melhor acompanhamento de projetos e atividades.
Além disso, elas também oferecem aos gestores análises mais certeiras e, com isso, a entrega dos resultados esperados.
Dentre as opções que citamos, análise SWOT, KPI, canva e software HiGestor.
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