A criação e o desenvolvimento de um projeto pode ser tornar um grande desafio quando não é acompanhada de um método.
Para isso existe o que chamamos de metodologia de projetos.
Este artigo irá esclarecer o que é uma metodologia de projetos, os diferentes tipos, qual escolher e como implementar em sua instituição.
O que é a metodologia de um projeto?
A metodologia de um projeto é o conjunto de ferramentas e técnicas utilizadas para gerar melhores resultados na execução de um projeto.
Nelas são aplicadas algumas maneiras de realizar determinadas tarefas para aumentar a eficiência das atividades.
A seguir vamos citar alguns tipos de metodologias de projetos.
Tipos de metodologia de projetos
Existem alguns tipos de metodologias de projetos que são possíveis de serem aplicados nos projetos de gestão da sua instituição, por exemplo. Separamos 3 deles a seguir:
5w2h
A ferramenta 5W2H é como um checklist administrativo que busca facilitar e gerenciar as atividades que devem ser realizadas.
A sigla significa:
5W
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
2H
- How (como será feito?)
- How much(quanto vai custar?
A ideia é simples, antes de iniciar uma atividade, responda as estas perguntas.
Elas levarão a um resultado claro e objetivo, mantendo a eficiência de resultado.
Afinal, seguindo estes passos fica mais difícil o surgimento de dúvidas durante o processo de execução, o que poderia atrapalhar o bom andamento da atividade.
Kanban
O método Kanban foi criado pela Toyota para aumentar a eficiência e a produtividade de sua indústria, ocupando espaço também na gestão de empresas de diversos segmentos.
A metodologia Kanban é ágil e intuitiva, sendo que as tarefas são organizadas em colunas com o auxílio de marcadores ou cartões coloridos.
Este tipo de método se baseia na entrega contínua, garantindo que todos os envolvidos no projeto tenham acesso ao que está sendo realizado e o que já foi entregue, de maneira visual – por isso o uso dos cartões.
Scrum
Scrum é uma das metodologias mais utilizadas atualmente na gestão de projetos. Ela consiste em uma estrutura ágil, dividida em pequenos ciclos de trabalho, em sprints.
Estes sprints são interativos, o que garante mais eficácia no andamento do projeto.
Além disso, conta com um scrum master, pessoa que é a responsável pelo gerenciamento da equipe envolvida no projeto.
Vale ressaltar que a metodologia scrum é focada nestes pequenos progressos e não apenas no resultado final.
Por isso, os sprints são importantes e dependendo da complexidade do projeto, podem levar até 4 semanas.
É importante que esse profissional tenha conhecimento acerca da gestão de equipes e metodologias ágeis, para assim garantir melhor desempenho da equipe e consequentemente resultados satisfatórios.
Aqui na HiGestor, por exemplo, nosso time de desenvolvimento de produto utiliza do método scrum para aliar a inovação do mercado às demandas de nossos clientes, para que assim nosso software de gestão mantenha-se sempre atualizado.
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Como escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos?
Para escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos para sua empresa, atente-se à complexidade, aos riscos que poderá enfrentar e a realidade de sua instituição.
Pensando nisso, separamos alguns pontos que podem ajudar a tomar essa decisão com mais clareza e de maneira mais certeira. São eles:
1 – Tenha metas Claras
Ao iniciar um projeto, além de saber aonde se quer chegar, também é preciso ter clareza em como chegar ao resultado.
Para isso, defina metas claras e que por mais desafiadoras, sejam possíveis de se alcançar.
Além do que, elas devem ser mensuráveis, para que ao longo do desenvolvimento do projeto seja possível prever o resultado.
2 – Atente-se aos riscos
Os riscos dependem muito da complexidade do projeto que se pretende implementar.
Portanto, esteja atento e procure listar todos os riscos possíveis no início do projeto.
Usar uma dessas metodologias de gerenciamento de projetos é uma segurança a mais, mas não garante que não haverá riscos ao longo do percurso.
Portanto, capacite também a sua equipe para que esteja preparada para as adversidades.
Escolhendo pela metodologia scrum, por exemplo, é importante que o gestor do projeto escolha um scrum master qualificado.
Neste caso, além de ter capacitações técnicas, é importante também que ele saiba lidar com riscos e como irá gerenciar possíveis imprevistos nos sprints com a equipe.
3 – Entenda a complexidade das tarefas
Assim como é importante definir metas no início do projeto e prever os riscos, entender a complexidade das tarefas também faz toda a diferença.
Projetos mais complexos demandam mais recursos, maior detalhamento do escopo do projeto, comprometimento e esforço maior dos integrantes.
Por outro lado, projetos mais simples não possuem tantas demandas e têm um andamento mais fluido.
Procure identificar esses pontos de complexidade na parte inicial do projeto, no planejamento, para que quando ele iniciar de fato flua melhor.
Esse momento é também quando será possível identificar qual metodologia será melhor de se aplicar, se mais simples ou que ofereça mais amparo para a equipe e as atividades.
Como implantar a metodologia de projetos nas organizações?
Implantar a metodologia de projetos nas organizações pode ser um desafio se não for bem administrada.
Pense que as metodologias são organizadas de forma a evitar o desperdício de tempo e focadas em aumentar a produtividade mantendo o nível de qualidade.
Sendo assim, procure:
- detalhar o projeto para sua equipe;
- expor as metas a serem cumpridas;
- ter prazos bem estabelecidos;
- descrever desde o início o objetivo do projeto;
- capacite sua equipe para trabalhar com a metodologia escolhida.
Boas práticas também envolvem processos padronizados, tarefas bem distribuídas – não sobrecarregar pessoas é importante e saber delegar também.
Não só isso, procure deixar claro quais as responsabilidades individuais e como acontecerão as cobranças de entregas das atividades.
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Conclusão
Como vimos durante o artigo, a metodologia de projetos é simples e se bem estruturada trará bons resultados para sua instituição ou projeto.
Seguindo alguns passos básicos, como ter um objetivo bem definido, organizar um planejamento do que deve ser executado, como e quais os envolvidos e suas respectivas responsabilidades, bem como o uso de metodologias, vai facilitar muito que seu projeto saia do papel.
Esperamos que esse conteúdo e as dicas propostas possam ter ajudado.
E se você já usou alguma dessas metodologias, deixe seu comentário abaixo.
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