Dicas para uma troca de diretoria eficiente em Instituições

Fazer parte da diretoria de uma Associação, Federação ou Sindicato, envolve diversas responsabilidades e muitos desafios. Além de contar com todas as atribuições de um cargo de liderança, você também precisa estar preparado para as mudanças que acontecem com o passar da sua gestão, e da mesma maneira, preparar os seus colaboradores. 

De maneira geral, a média de tempo entre uma gestão e outra é de 2 a 3 anos. Portanto, ter um plano de gestão é imprescindível, afinal, o tempo passa rápido e se suas ações não estiverem bem preparadas e organizadas, corre o risco de não concluí-las. Por isso separamos 5 dicas infalíveis que podem te ajudar.

1 – Planejamento 

Como citamos anteriormente, ter um bom planejamento e organizar as ações que, enquanto na diretoria você pretende desenvolver, é muito importante. É através do planejamento de ações que você e sua equipe irão se organizar para fazer com que a gestão funcione e a Instituição tenha bons resultados. 

Comece por este ponto, colocando no papel quais ações pretende desenvolver enquanto estiver ocupando um cargo da diretoria, qual o tempo que cada atividade irá levar para ficar pronta, quais as melhorias que elas irão proporcionar para a Instituição, e assim por diante. Descreva os pontos principais para que todos tenham a mesma informação e possam estar engajados para desenvolver cada atividade. Isso nos leva a segunda dica.

2 – Comunicação

Pelo fato da diretoria das Instituições não ser um cargo vitalício, é imprescindível que a comunicação aconteça de forma aberta e clara com todos da sua equipe, para que estejam alinhados com a missão, os valores e os objetivos que se deseja atingir, seja em curto ou longo prazo. Neste sentido, ter uma boa comunicação entre todos faz a diferença, seja durante a sua gestão ou entre a passagem para o seu substituto. 

Algumas sugestões do que pode facilitar a comunicação é utilizar um canal de e-mail para comunicados e avisos importantes, realizar reuniões frequentes e estar presente na Instituição. Este último ponto, foi algo apontado como positivo em nossa última pesquisa, onde foi possível constatar que a maioria dos líderes de Associações, Federações e Sindicatos, é presente nas decisões da entidade.

3 – Conheça sua Instituição

Esse é um dos pontos mais importantes: demonstrar que você conhece a Instituição a qual irá representar, pois inspira confiança. Como a mudança de diretoria é frequente, é preciso que haja integração e pertencimento entre os membros da Associação ou Sindicato e como parte da diretoria, é seu dever mostrar que conhece e compartilha da história, da missão, da visão e dos valores da organização.

Vale lembrar: a Missão é a razão pela qual a Instituição existe; a visão é onde a empresa quer chegar a longo prazo; os Valores são os princípios inegociáveis, dos quais a empresa não abre mão. Ter essa tríade bem definida servirá como um norte para que os colaboradores possam desempenhar suas atividades.

4 – Conheça sua equipe

Assim como é importante conhecer a Instituição que você irá gerir, também é essencial conhecer as pessoas que fazem parte dela. Procure conhecer as pessoas de sua equipe, suas aptidões. Isso é importante, por exemplo, para que você possa direcionar cada pessoa para a melhor tarefa, considerando suas habilidades.  

Para isso, procure passar um tempo com cada colaborador ou promova reuniões com eles. Dessa forma irá descobrir suas preferências e em quais tarefas eles poderiam se destacar e consequentemente contribuir mais com o ambiente. Delegar funções adequadas exercerá impacto significativo nos índices de produtividade da equipe.

5 – Faça relatórios 

Tão importante quanto realizar boas ações é documenta-las através de um relatório de atividades, por exemplo. Fazendo isso, além de demonstrar as ações executadas em sua gestão, você também irá preparar a Instituição para a próxima diretoria que vai chegar.

Embora seja uma prática ainda pouco utilizada, usá-la fará toda a diferença no sucesso de suas ações na Instituição. Para começar você pode delegar a tarefa de fazer uma ata durante as reuniões, anotando assuntos importantes que foram discutidos, após a reunião revise os pontos anotados e formalize isto em um documento. Faça isso nas reuniões seguintes e sempre que precisar rever ou modificar alguma ação, encontrará facilmente.

Aproveite também para registrar eventos, como cursos, palestras ou outros, em suas redes sociais. Além de ajudar a divulgar sua Associação, Federação ou Sindicato, estará se mostrando ativo, demonstrando que os recursos investidos em sua Instituição estão sendo bem utilizados.

Contudo, sabemos que mudança nem sempre é fácil, mas se você estiver bem preparado e alinhado com sua equipe de trabalho, vai se adaptar facilmente aos desafios que irão surgir. Aproveitando que você chegou até aqui, compartilhe nos comentários as práticas que você vem utilizando na gestão da sua Instituição, com certeza irá ajudar alguém. 

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