Redução de custos operacionais: veja como realizar com sucesso

A redução de custos operacionais em uma instituição não é tarefa fácil, mas é de grande importância que a diretoria esteja preparada para tomar esta decisão, caso seja necessária.

Em 2020 uma pesquisa realizada pela Deloitte apontou que no Brasil, 73% das empresas não conseguiram atingir as metas que propuseram para a redução de custos operacionais. E este número aumenta quando analisamos índices globais, que apontam para 81% de ineficiência.

Especialmente em épocas de crise, pensar em reduzir os custos operacionais, acaba sendo uma estratégia para manter o funcionamento de associações, sindicatos e federações, que em momentos assim, sofrem com a inadimplência de seus associados.

Mas para que essa decisão seja tomada de maneira correta, é necessário que o gestor da entidade ou a pessoa responsável pelo setor financeiro, tenha o fluxo de caixa bem organizado e esteja munido de informações claras sobre as receitas e despesas da instituição.

Se isso ainda não está totalmente claro em sua instituição, convido você a continuar a leitura deste artigo, pois nele iremos abordar o que são os custos operacionais e como fazer uma redução de custos de sucesso.

O que são custos operacionais?

Redução de custos operacionais: veja como realizar com sucesso Os custos operacionais são todos os gastos que a empresa tem para assegurar o bom desempenho de suas atividades e que tem impacto direto na sustentação do negócio.

Isso significa todos os investimentos diretos e indiretos como, por exemplo, o salário de seus funcionários, contas como: água, energia elétrica, internet, telefone, papelaria, e também aluguel, dependendo do caso, entre outras.

Nos custos operacionais também podemos considerar investimentos em equipamentos, como maquinário. É aqui que está um dos grandes desafios na hora de fazer a redução de custos.

Entender quais gastos podem ser reduzidos e quais os que são investimentos, isto é, gastos com retorno a médio e longo prazo.

Por exemplo, comprar novos computadores para substituir antigos, é considerado investimento, visto que terá retorno direto no trabalho realizado por sua equipe no dia a dia.

Outro exemplo são os custos com tecnologia, a aquisição de softwares ou sistemas de gestão que automatizam os processos da instituição.

São investimentos que retornam valor para a entidade, visto que reduzem custos com funcionários, economizam tempo na realização de tarefas e diminuem os erros de operação.

O que significa redução de custos?

A redução de custos operacionais significa que sua instituição precisará cortar ou minimizar alguns gastos que podem estar prejudicando suas finanças.

Geralmente acontece em momentos de incerteza econômica, quando as despesas são maiores que as receitas e então se faz necessário repensar estratégias que podem aumentar a competitividade de seu negócio no mercado.

Contudo, vale ressaltar que a redução de gastos faz parte de uma decisão que exige bastante cautela e planejamento, antes de ser executada.

Isso porque está diretamente ligada à produtividade e eficiência dos serviços prestados.

Sendo assim, antes de iniciar a redução de custos operacionais, certifique-se de que os resultados não serão afetados negativamente.

Que vantagens a redução de custos traz?

Entre algumas das vantagens de se aplicar a redução de custos operacionais de forma correta em um negócio, podemos citar o aumento da rentabilidade, maior competitividade no mercado, aumento de capital, entre outras.

A seguir, selecionamos as principais vantagens e explicamos mais profundamente quais os seus impactos.

Aumento da rentabilidade

aumento da rentabilidade O aumento da rentabilidade, ao contrário do que muitos pensam, não está ligado ao aumento nas operações. Mais do que isso, tem a ver com melhorar o otimizar a atuação no mercado em que atuam.

Nas instituições, por exemplo, fazer ajustes no nível de serviço oferecido aos associados é muito mais eficaz do que investir em equipamentos ou outras aquisições que não solucionam suas demandas, e que no momento de reduzir custos, estará entre as principais opções.

Competitividade no mercado

Diretamente conectado ao item anterior está a competitividade no mercado, que tende a aumentar com a redução de custos e que com a melhora no aumento da rentabilidade, tem mais espaço para competir entre os concorrentes.

Isto é, com a redução de custos, o caixa da Instituição tende a ficar com mais receita sobrando e com isso é possível fazer investimentos estratégicos em marketing visando a divulgação da associação, sindicato ou federação.

Disponibilidade de capital

Outra vantagem de se reduzir os custos é a disponibilidade de capital, isto é, sobra de caixa que pode ser utilizada pela entidade como um investimento em melhorias como:

capacitação dos colaboradores;
melhora da estrutura física do negócio;
atualização de equipamentos de tecnologia (computadores, impressores, etc);
investimento em softwares para gestão da instituição;
contratação ou parceria com empresas que oferecem benefícios para colaboradores e associados;
entre outros.

Com mais disponibilidade de capital aliado a um bom planejamento financeiro, sua instituição só terá a ganhar após a redução de custos operacionais.

Redução de custos operacionais: confira 5 dicas

redução de custos operacionais confira 5 dicas Reduzir custos operacionais é uma decisão estratégica que precisa ser tomada com cuidado, levando em consideração diversas informações da instituição para que não se torne um problema no futuro.

Pensando em ajudar nessa decisão, separamos 5 dicas valiosas para você aplicar em seu negócio, confira:

1. Conheça os custos

Para começar, tenha claro quais são os custos da sua instituição, de forma organizada e preferencialmente separado entre receitas e despesas.

Você pode usar uma planilha para fazer isso ou um software de gestão para sindicatos e associações, como o HiGestor, que nada mais é que um sistema de gestão onde é possível organizar todo o fluxo de caixa da entidade e gerar relatórios financeiros completos.

2. Envolva os colaboradores

Pensando em evitar conflitos e também em atuar de forma transparente, envolva seus colaboradores na tomada de decisão de redução de custos.

Organize uma reunião geral e explique os motivos que levaram à decisão, quais serão as medidas adotadas e como cada um deve proceder em sua rotina. Esta simples ação irá engajar a equipe e consequentemente trará benefícios para toda a organização.

3. Negocie preços e condições de pagamento

negocie preços e condições de pagamento Principalmente em momentos de crise como a que estamos vivendo pela pandemia do coronavírus, negociar preços e condições de pagamento é uma ótima estratégia para quem pensa em reduzir custos.

Com os relatórios financeiros em mãos, procure identificar quais são os gastos que podem ser negociados junto aos fornecedores.

Muitas vezes renegociar acaba sendo uma saída mais eficiente do que o cancelamento do serviço ou produto, e ambos saem ganhando.

4. Avalie a terceirização de processos

Outra maneira de reduzir custos é terceirizar processos que são realizados internamente. Atualmente é muito comum encontrar pessoas ou empresas que formam parcerias na oferta de serviços terceirizados.

Geralmente eles possuem a mesma qualidade por um custo-benefício muito melhor, pois extingue custos com impostos, por exemplo, o que beneficia a sua instituição e também contribui para o desenvolvimento dos parceiros.

5. Aumente o giro do estoque

redução de custos operacionais aumente o giro de estoque Esta dica está diretamente ligada aos negócios que possuem produtos em estoque e que muitas vezes é o responsável pelo alto custo operacional.

A dica é simples e até mesmo óbvia, mas vale ressaltar, pois no dia a dia pode ser algo que passe despercebido, no automático.

Foque em aumentar o giro do estoque, foque em vender mais e de maneira abrangente, isto é, não centralize as vendas apenas em um único produto.

Faça promoções externas, voltadas para o consumidor final e internas, direcionadas para motivar sua equipe de vendas a explorar todas as possibilidades de oferta que possuem.

Qual a importância de estabelecer estratégias de redução de custos nas empresas?

A importância de estabelecer estratégias de redução de custos está no fato de que o valor final do seu produto ou serviço está ligado diretamente a quanto ele custa para a empresa.

Isto é, o retorno sobre o que foi investido nos serviços ou produtos da sua instituição devem ser superiores aos gastos, para que assim o fluxo de caixa seja positivo.

Sendo assim, estabelecer estratégias para reduzir custos operacionais, irá garantir mais segurança e competitividade de mercado junto aos concorrentes, afinal, o consumidor sempre irá buscar produtos que aliem bom custo-benefício.

Além disso, fazer a redução de maneira estratégica irá garantir mais sucesso em sua decisão.

Conclusão

Contudo, pensar na redução de custos operacionais para seu negócio é uma estratégia que demanda análise de cenário econômico, análise de relatórios internos da instituição e um plano de ação bem desenhado para que se saiba o que se pretende atingir com ao reduzir determinados custos e como isso irá impactar positivamente a entidade.

Aproveite as dicas acima para colocar o plano em prática na sua associação ou sindicato, e depois conta pra gente qual foi o resultado. E se você quiser uma ajuda para as análises, faça um teste grátis do nosso sistema para instituições.