O secretário/diretor executivo é o profissional de mais alto nível administrativo em sindicatos, associações e federações, responsável por transformar decisões estratégicas da diretoria voluntária em ações práticas. Este artigo detalha as 5 principais responsabilidades do cargo, o caminho de formação e desenvolvimento profissional, e as tendências que moldarão a função em 2026.
Resumo Executivo (TL;DR)
5 responsabilidades essenciais atribuídas ao secretário/diretor executivo:
Gestão operacional (coordenar operações diárias e implementar decisões da diretoria).
Articulação institucional (mediar interesses diversos e construir parcerias estratégicas).
Gestão financeira (elaborar orçamentos, controlar fluxo de caixa e prestar contas).
Gestão de pessoas (recrutar, desenvolver talentos e manter o clima organizacional).
Marketing e comunicação (planejar ações de engajamento e organizar eventos institucionais).
Se você trabalha em um sindicato, associação ou federação, já deve ter se perguntado: afinal, o que realmente faz um secretário ou diretor executivo?
Embora o cargo seja fundamental para o funcionamento dessas instituições, suas responsabilidades vão muito além do que muitos imaginam.
Neste guia, você vai descobrir as funções essenciais desse profissional, as competências necessárias para se destacar no cargo e insights práticos de quem atua no mercado.
Compartilhamos também a experiência de Fernando Assanti, outrora diretor executivo da ACIBALC (Associação Empresarial de Balneário Camboriú e Camboriú), que revelou os bastidores da profissão em uma conversa exclusiva.
O que é e o que faz um Secretário/Diretor Executivo?
O secretário executivo ou diretor executivo é o profissional de mais alto nível administrativo em sindicatos, associações e federações.
Diferente de um assistente administrativo, que executa tarefas rotineiras, esse profissional atua como braço direito da diretoria, traduzindo estratégias em ações práticas.
Sua missão principal é fazer a instituição funcionar como uma empresa profissional, mesmo sendo uma organização sem fins lucrativos.
Isso significa gerenciar pessoas, controlar finanças, planejar ações de marketing e garantir que todas as decisões da diretoria voluntária se transformem em resultados concretos.
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Diferença entre Secretário Executivo e Auxiliar Administrativo
Enquanto o auxiliar administrativo foca em tarefas operacionais, o secretário executivo assume responsabilidades estratégicas e de gestão. Ele participa de decisões importantes, lidera equipes e atua como elo entre a diretoria voluntária e a equipe operacional.
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Principais responsabilidades de um Diretor Executivo
O dia a dia de um diretor executivo é marcado por múltiplas frentes de atuação. A seguir, detalhamos as cinco principais áreas de responsabilidade que definem o sucesso neste cargo.
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1. Gestão operacional
O diretor executivo coordena as operações diárias da instituição.
Uma de suas principais responsabilidades é implementar as decisões da diretoria, transformando deliberações dos conselhos e assembleias em ações práticas e mensuráveis.
O acompanhamento de cronogramas também é crítico. Projetos, eventos e entregas precisam acontecer nos prazos estabelecidos, e qualquer atraso pode comprometer a credibilidade da instituição perante seus associados.
🎯 Não basta que boas ideias sejam aprovadas — é preciso que alguém assuma a execução, e esse alguém é o diretor executivo.
2. Articulação institucional
A capacidade de articulação é, sem dúvida, uma das competências mais valorizadas neste cargo.
Em uma instituição associativa, convivem pessoas de perfis completamente diferentes: empresários de pequeno, médio e grande porte, profissionais liberais, representantes de diversos segmentos econômicos, cada qual com suas expectativas e prioridades.
Cabe ao diretor executivo mediar esses interesses, muitas vezes divergentes, encontrando pontos de convergência e construindo consensos que beneficiem o coletivo.
A construção de parcerias estratégicas também faz parte do escopo: estabelecer relacionamentos duradouros com outras entidades, empresas e órgãos públicos pode abrir portas para novos projetos e, de quebra, fortalecer a relevância da instituição.
3. Gestão financeira
Sem recursos adequados, nenhuma instituição consegue cumprir sua missão de forma consistente.
O diretor executivo assume aqui um papel central: elaborar e executar orçamentos anuais, planejando receitas e despesas com base em projeções realistas e considerando as prioridades estratégicas definidas pela diretoria.
Além da gestão operacional dos recursos, há também a dimensão da transparência. Apresentar relatórios financeiros claros e detalhados à diretoria e aos associados não é apenas uma boa prática — é obrigação.
A prestação de contas fortalece a confiança, demonstra profissionalismo e permite que todos compreendam como os recursos estão sendo aplicados em benefício da causa comum.
4. Gestão de pessoas
O diretor executivo lidera tanto a equipe contratada quanto coordena o trabalho dos voluntários que compõem a diretoria (e essa dupla responsabilidade exige sensibilidade e habilidades distintas).
Começando pelo recrutamento e seleção de colaboradores, é fundamental montar uma equipe qualificada, alinhada com os valores da instituição e capaz de executar as estratégias definidas.
Mas contratar bem é apenas o primeiro passo. Desenvolver talentos, investindo em capacitação e criando oportunidades de crescimento profissional, mantém a equipe motivada e preparada para enfrentar novos desafios.
🎯 Criar um ambiente onde as pessoas queiram estar, onde possam contribuir com suas ideias e sintam que seu trabalho faz diferença, é uma das maiores responsabilidades de quem está à frente da gestão de pessoas.
5. Marketing e comunicação
Uma comunicação bem planejada, consistente e transparente constrói confiança e credibilidade.
Por isso, cabe também ao diretor executivo o dever de planejar ações estratégicas para atração de novos membros e, principalmente, para a retenção dos atuais.
Isso envolve cuidar da imagem e reputação da entidade em todos os pontos de contato: site, redes sociais, imprensa, eventos e até mesmo nas conversas informais que os associados têm sobre a instituição.
A organização de eventos é outra faceta importante desse trabalho.
Assembleias, congressos, feiras, workshops e encontros são oportunidades valiosas de aproximação com os associados, geração de networking e demonstração de valor.
Cada evento precisa ser pensado estrategicamente: qual o objetivo, quem é o público, qual a experiência que queremos proporcionar?
Competências essenciais para o cargo
Para se destacar neste cargo, é fundamental dominar tanto competências técnicas quanto comportamentais. A seguir, exploramos as habilidades indispensáveis para um diretor executivo de sucesso.
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Hard Skills (Competências técnicas)
As competências técnicas são o alicerce sobre o qual se constrói a atuação profissional. Elas determinam sua capacidade de executar tarefas, tomar decisões baseadas em dados e utilizar as ferramentas certas para maximizar resultados.
1. Gestão administrativa
O domínio de ferramentas de gestão e softwares especializados é indispensável no contexto atual.
Desde planilhas avançadas até sistemas integrados de gestão para entidades, o diretor executivo precisa saber utilizar a tecnologia a seu favor para otimizar processos e ganhar produtividade.
2. Gestão financeira
Saber ler e interpretar balanços e demonstrativos financeiros não é privilégio apenas de contadores.
O diretor executivo precisa entender a saúde financeira da instituição, identificar tendências, antecipar problemas e tomar decisões baseadas em dados concretos.
3. Gestão de projetos
Metodologias como PMI (Project Management Institute) ou Agile podem parecer distantes da realidade de sindicatos e associações, mas na prática fazem toda a diferença.
A capacidade de planejar projetos com clareza, definindo objetivos, etapas, responsáveis e prazos, aumenta significativamente as chances de sucesso.
4. Tecnologia
A familiaridade com plataformas de gestão específicas para entidades, como o HiGestor, facilita enormemente o dia a dia.
🎯 Ferramentas assim concentram, num só lugar, o cadastro de associados, controle financeiro, gestão de eventos e comunicação, economizando tempo e reduzindo erros.
Soft Skills (Competências comportamentais)
Essas habilidades definem como você se relaciona com pessoas, lida com pressões, resolve conflitos e inspira equipes.
1. Capacidade de articulação
A capacidade de articular interesses, muitas vezes, divergentes, vai muito além de simplesmente “saber conversar”. Envolve comunicação clara e empática com públicos completamente distintos — desde um pequeno empresário até o CEO de uma grande corporação.
🎯 Saber mediar essas situações, encontrando soluções que satisfaçam ao máximo as partes envolvidas, é uma arte que se desenvolve com prática e maturidade.
2. Organização
A rotina de um diretor executivo é marcada por interrupções constantes, urgências que surgem do nada e múltiplas frentes de trabalho abertas ao mesmo tempo.
A gestão eficiente do tempo se torna, portanto, uma questão de sobrevivência profissional.
Saber priorizar tarefas críticas, identificando o que é urgente e importante versus o que pode esperar, evita que o profissional seja refém do imediatismo.
Outras competências fundamentais incluem:
• Proatividade: permite antecipar problemas e propor soluções antes que pequenas questões se transformem em crises.
• Visão estratégica: eleva o olhar para além do operacional imediato.
• Inteligência emocional: fundamental para lidar com pressões, frustrações, cobranças e manter o equilíbrio emocional mesmo em momentos turbulentos.
• Liderança inspiradora: trata-se de motivar equipes e voluntários, ajudando cada pessoa a encontrar sentido e propósito no trabalho coletivo.
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Perfil profissional: Fernando Assanti (ACIBALC)
Para entender melhor a realidade do cargo, conversamos com Fernando Assanti, outrora diretor executivo da ACIBALC — a Associação Empresarial de Balneário Camboriú e Camboriú.
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Trajetória profissional
Formado em jornalismo pela UNIVALI, Fernando sempre teve conexão com o empreendedorismo.
Após se formar, tornou-se sócio-proprietário do Jornal Linha Popular e se associou à ACIBALC como empresário.
Sua relação com a instituição evoluiu naturalmente.
| “Acompanhei a rotina da Associação primeiro como associado”, conta.
Foi convidado por Ciça Müller, então presidente, para integrar a diretoria de comunicação e, com o tempo, assumiu a direção executiva.
Estrutura de uma instituição associativa
Fernando explica que instituições como a ACIBALC são formadas por empresários voluntários.
Além do presidente, há diversos vice-presidentes que se dedicam voluntariamente para estimular o desenvolvimento empresarial da região.
| “Esses vice-presidentes se reúnem periodicamente para propor soluções e ideias para o desenvolvimento da classe empresarial local”, detalha.
O papel da equipe executiva
É aí que entra o trabalho do diretor executivo e sua equipe: transformar essas ideias em realidade.
| “O papel dessa direção executiva é justamente fazer com que a Entidade funcione como uma empresa”, explica Fernando.
| “Apesar de representar uma instituição sem fins lucrativos, a Associação precisa se atentar a questões como gestão financeira, gestão de pessoas e investimento em campanhas de marketing.”
Principais desafios
Quando questionado sobre os maiores desafios da função, Fernando é direto:
- Conciliar múltiplas expectativas. O desafio está em conciliar todas as boas vontades e intenções de pessoas com perfis e objetivos diferentes.
- Gestão do tempo. Com demandas vindas de todos os lados, a gestão do tempo se torna crítica.
- Profissionalização sem perder a essência. Equilibrar a gestão profissional com o espírito voluntário e colaborativo que caracteriza as instituições associativas.
Desafios comuns da função
Apesar de ser uma função estratégica e gratificante, a direção executiva apresenta desafios significativos. Vamos explorar os quatro principais obstáculos e como superá-los.
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1. Gestão de múltiplas demandas
A pressão é constante e a tentação de se deixar levar pelo que é urgente, negligenciando o que é importante mas não imediato, é real.
A solução passa por implementar metodologias sólidas de gestão do tempo.
Ferramentas de organização como Trello, Asana ou Monday ajudam a visualizar todas as tarefas e projetos em andamento. Mas mais importante que a ferramenta é o método.
Estabelecer processos claros de priorização, bloqueios de tempo na agenda para trabalho focado e a disciplina de revisar diariamente o que realmente precisa da sua atenção pessoal versus o que pode ser delegado.
2. Voluntários x Profissionais contratados
É preciso respeitar profundamente o tempo e as contribuições de cada voluntário. Afinal, eles estão ali por convicção, não por obrigação.
Ao mesmo tempo, a instituição tem metas a cumprir e não pode ficar paralisada esperando pela disponibilidade de alguém.
Estabelecer expectativas claras desde o início, criar canais de comunicação eficientes que respeitem o tempo de todos e valorizar publicamente as contribuições dos voluntários são práticas que ajudam a manter o engajamento e a produtividade de ambos os grupos.
3. Sustentabilidade financeira
A realidade financeira de muitas instituições é desafiadora.
A inadimplência de mensalidades corrói a base de receitas, custos de manutenção crescem ano após ano, e as possibilidades de aumentar receitas são limitadas.
Não se pode simplesmente aumentar o valor das mensalidades sem risco de perder associados. Não se pode cortar custos indefinidamente sem comprometer a qualidade dos serviços.
O caminho está em diversificar fontes de receita. Eventos pagos, cursos, parcerias comerciais, convênios com empresas, espaços de coworking — há diversas possibilidades criativas de gerar receitas complementares.
4. Adaptação tecnológica
Organizações com décadas de história muitas vezes carregam também décadas de processos manuais, arquivos físicos volumosos e resistência à mudança.
“Sempre fizemos assim”, eles dizem.
Mas sabemos o quanto as coisas evoluíram. Hoje a tecnologia é atributo indispensável a qualquer instituição, melhorando significativamente a experiência dos associados, aumentando a eficiência da equipe e ampliando o alcance das ações.
De toda forma, a implementação precisa ser gradual.
Opte por ferramentas de gestão específicas para entidades, uma vez que já consideram as particularidades desse mercado. Capacite a equipe e mostre, na prática, como a tecnologia facilita o trabalho deles.
🎯 Ao demonstrar os resultados concretos da digitalização, você naturalmente vence a resistência.
Mercado de trabalho e remuneração
Nos últimos anos, a demanda por secretários e diretores executivos qualificados cresceu significativamente. Vamos explorar esse cenário em detalhes.
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Panorama do mercado
O mercado para secretários e diretores executivos em instituições está em crescimento, especialmente porque:
- Profissionalização das entidades. Sindicatos, associações e federações estão investindo em gestão profissional
- Complexidade regulatória. Exigências legais e tributárias demandam profissionais qualificados
- Transformação digital. A tecnologia criou novas oportunidades e desafios.
Faixa salarial
Apesar da remuneração variar conforme porte, região do país, experiência profissional e nível de responsabilidade, as estimativas* para 2026 são:
- Secretário Executivo Júnior: R$3.500 a R$5.000
- Secretário Executivo Pleno: R$5.000 a R$7.000
- Secretário Executivo Sênior: R$7.000 a R$10.000
- Diretor Executivo: R$10.000 a R$25.000
*Valores baseados em dados oficiais do CAGED e pesquisas do Portal Salário, Glassdoor e levantamentos setoriais. Em instituições de pequeno porte, os valores tendem ao limite inferior. Em grandes federações nacionais ou associações empresariais de grande porte, os valores podem ultrapassar significativamente o limite superior indicado.
Áreas de atuação
Além de sindicatos, associações e federações, o profissional pode atuar em:
- Conselhos profissionais
- ONGs e organizações do terceiro setor
- Cooperativas
- Entidades de classe
- Institutos e fundações
Como se tornar um Secretário/Diretor Executivo de sucesso
Chegar ao cargo de diretor não acontece por acaso — é resultado de uma combinação estratégica de ações. Descubra os caminhos possíveis e acelere sua trajetória profissional!
1. Formação acadêmica
O caminho mais direto é a graduação em Secretariado Executivo, um curso criado especificamente para formar profissionais com as competências necessárias para este tipo de função.
No entanto, a realidade do mercado mostra que profissionais de outras áreas também ocupam esses cargos com grande sucesso.
Administração, Gestão de Recursos Humanos, Comunicação Social e Relações Públicas são graduações que fornecem uma base sólida e complementar ao trabalho de gestão institucional.
2. Certificações e cursos complementares
Além da formação formal, cursos técnicos e certificações específicas agregam valor significativo ao currículo e à capacidade profissional.
Conhecimentos em gestão financeira para entidades, por exemplo, são essenciais mas raramente cobertos com profundidade nas graduações tradicionais.
🎯 Entender as especificidades da legislação trabalhista e sindical evita problemas jurídicos e garante que a instituição opere dentro da legalidade.
3. Desenvolvimento de carreira
O caminho tradicional geralmente começa em posições operacionais. Muitos profissionais iniciam como assistente administrativo ou auxiliar, executando tarefas mais rotineiras e aprendendo na prática como a instituição funciona.
Com experiência e desenvolvimento de competências, evoluem para analista ou coordenador, assumindo responsabilidades mais estratégicas e liderando pequenas equipes ou projetos específicos.
Dessa posição, o passo seguinte é a função de secretário executivo, já atuando diretamente com a alta diretoria e coordenando processos institucionais mais amplos.
Finalmente chega-se ao mais alto cargo administrativo da instituição, o de Diretor Executivo.
🎯 Esse caminho pode ser acelerado por profissionais que desenvolvem determinadas competências de forma deliberada. Buscar ativamente projetos desafiadores, mesmo que estejam fora da sua zona de conforto, acelera o aprendizado e demonstra iniciativa.
4. Experiência prática
Para quem está começando e não tem experiência anterior, existem caminhos alternativos:
- Trabalhar voluntariamente em pequenas associações de bairro, comunitárias ou temáticas permite conhecer a dinâmica institucional sem a pressão de um cargo formal.
- Participar de comissões e grupos de trabalho dentro de entidades oferece visibilidade e a chance de demonstrar competência.
- Assumir projetos específicos antes de ocupar cargos permanentes é uma excelente forma de construir portfólio e credibilidade.
- Fazer estágios em entidades de médio e grande porte proporciona exposição a práticas mais profissionalizadas e serve como porta de entrada para futuras contratações.
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Tendências para 2026 e além
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1. Transformação digital acelerada
O uso de inteligência artificial para atendimento, embora ainda incipiente em muitas instituições, tende a se popularizar rapidamente.
Chatbots, assistentes virtuais e outros sistemas de auxílio à navegação são a promessa de um futuro não muito distante.
2. Gestão baseada em dados
Sem mais “achismos”.
Quanto custou aquele evento? Quantos novos associados ele trouxe? Qual foi o nível de satisfação? Essas perguntas precisam de respostas baseadas em números, não em impressões subjetivas.
3. Experiência do associado
O conceito de experiência do cliente, migrou para o universo associativo.
Agora, o processo de onboarding faz toda a diferença. Jornadas personalizadas criam uma sensação de atendimento individualizado mesmo em instituições com milhares de membros.
🎯 Associados não são apenas números, são pessoas com expectativas, necessidades e histórias.
4. Governança acentuada
Quanto à cultura organizacional, ganham ainda mais força os conceitos de compliance e ética.
Nesse sentido, processos claros, controles internos robustos e uma cultura de integridade protegem o nome da instituição e, naturalmente, seus gestores.
5. Trabalho híbrido e flexível
O trabalho híbrido veio para ficar, e isso impacta diretamente as instituições.
Equipes distribuídas geograficamente trazem vantagens mas também desafios de coordenação e cultura.
Eventos híbridos ampliam o alcance mas exigem planejamento mais sofisticado. Afinal, não basta apenas transmitir o evento online — é preciso pensar em duas experiências distintas e garantir qualidade para ambas.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Qual a diferença entre secretário executivo e diretor executivo?
Em muitas instituições, os termos são usados como sinônimos. A diferença, quando existe, está no nível hierárquico: o diretor executivo geralmente tem mais autonomia de decisão e pode liderar outros secretários ou coordenadores. Já o secretário executivo pode ter foco mais operacional, mas ainda com responsabilidades estratégicas.
2. Preciso de formação específica em Secretariado Executivo?
Não necessariamente. Embora o curso de Secretariado Executivo seja ideal, profissionais de Administração, Comunicação, RH e áreas afins também atuam no cargo. O importante é desenvolver as competências técnicas e comportamentais necessárias.
3. Quanto ganha um diretor executivo de instituição?
A faixa salarial varia entre R$10.000 e R$25.000, dependendo do porte da instituição, região e experiência do profissional. Em grandes federações ou sindicatos nacionais, a remuneração pode ser ainda maior.
4. Posso trabalhar como diretor executivo em regime remoto?
Depende da instituição. Algumas já adotaram o modelo híbrido ou remoto, especialmente após a pandemia. No entanto, o cargo geralmente exige presença física para reuniões, eventos e articulação com stakeholders.
5. Qual a carga horária típica da função?
A carga horária formal costuma ser de 40 horas semanais, mas a realidade é que diretores executivos frequentemente trabalham além disso, especialmente em períodos de eventos, assembleias ou crises institucionais.
6. Quais são os maiores desafios do cargo?
Os principais desafios incluem: gestão de múltiplas demandas simultâneas, articulação entre diferentes interesses, sustentabilidade financeira da instituição e equilíbrio entre profissionalização e gestão de voluntários.
7. Como posso me destacar nessa carreira?
Para se destacar:
- Invista em formação contínua
- Desenvolva habilidades de articulação e negociação
- Domine ferramentas tecnológicas de gestão
- Construa networking no setor
- Busque resultados mensuráveis em suas ações
- Mantenha-se atualizado sobre tendências
8. Existe mercado para essa profissão?
Sim! Com a crescente profissionalização das entidades e a complexidade regulatória, a demanda por profissionais qualificados está em alta. Instituições buscam gestores que combinem visão estratégica com execução prática.
9. Posso ser diretor executivo sendo muito jovem?
Sim, desde que tenha as competências necessárias. Embora a experiência conte muito, profissionais jovens que demonstram maturidade, visão estratégica e capacidade de liderança podem assumir o cargo, especialmente em instituições menores ou em início de carreira.
10. Como lidar com a pressão do cargo?
Algumas estratégias:
- Desenvolva inteligência emocional
- Estabeleça limites saudáveis entre vida pessoal e profissional
- Delegue tarefas sempre que possível
- Mantenha comunicação transparente com a diretoria
- Busque apoio de mentores ou grupos de pares
- Pratique autocuidado e gestão do estresse
Glossário com termos de Gestão de Cobranças
Secretário/Diretor Executivo: Profissional de mais alto nível administrativo que transforma decisões estratégicas em ações práticas, gerenciando operações, pessoas, finanças e comunicação institucional.
Diretoria Voluntária: Empresários ou profissionais eleitos que dedicam tempo gratuitamente para dirigir a instituição e definir políticas estratégicas.
Hard Skills: Competências técnicas: gestão administrativa, financeira, projetos e tecnologia.
Soft Skills: Competências comportamentais: articulação, organização, liderança e visão estratégica.
Articulação Institucional: Habilidade de mediar interesses divergentes e construir consensos entre diferentes grupos.
Stakeholders: Todas as partes interessadas: associados, diretoria, equipe, parceiros e comunidade.
CAGED: Base de dados oficial do MTE sobre mercado de trabalho, admissões e salários.
Compliance: Conjunto de práticas para garantir operação ética e conforme às leis.
Transformação Digital: Processo de digitalização de serviços e automação de processos institucionais.
Conclusão
O secretário ou diretor executivo de uma instituição é muito mais do que um profissional administrativo — é um líder estratégico, articulador, gestor e implementador de sonhos coletivos.
É quem transforma as ideias e deliberações da diretoria voluntária em ações concretas que impactam a vida de centenas ou milhares de associados.
Como vimos no exemplo de Fernando Assanti e da ACIBALC, o sucesso nessa função depende de uma combinação única de competências técnicas e comportamentais: desde gestão financeira e de pessoas até capacidade de articulação e organização exemplar.
As tendências para 2026 apontam para uma profissionalização ainda maior das instituições, com forte investimento em tecnologia, dados e experiência do associado.
Ao que vimos, profissionais que se prepararem para esse futuro, dominando as ferramentas certas, desenvolvendo boa visão estratégica e mantendo-se em constante aprendizado, terão amplas oportunidades de crescimento.
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