Uma dúvida frequente nas associações e sindicatos, é como manter as contas a pagar e a receber sempre em organizadas, afinal este controle acaba sendo indispensável para que as finanças da instituição se mantenham sempre em dia.
Pensando nisso, resolvemos trazer neste artigo algumas dicas que podem ser aplicadas em sua entidade para que as receitas e despesas estejam sempre em ordem, garantindo que não surjam imprevistos para o setor financeiro. Para saber mais, continue a leitura.
O que são contas a pagar e a receber?
Antes das dicas, vamos começar entendendo o que são contas a pagar e a receber, para que assim você possa organizar as finanças da sua instituição desde o princípio. Sendo assim, contas a pagar são todas as despesas da sua entidade.
Se você utiliza o software HiGestor é possível organizar as contas a pagar por categoria de forma personalizada, como despesas com infraestrutura, pagamento de funcionários, compras para escritório, entre outras. Ou então, você também pode concentrar tudo em uma única categoria.
O mesmo vale para as contas a receber, que podem ser categorizadas de forma personalizada conforme a necessidade da sua associação ou sindicato, facilitando assim as consultas financeiras e também a organização.
É importante esclarecer que as contas a receber são todos os tipos de receita da instituição, como recebimento de mensalidades dos associados, arrecadação com cursos, palestras ou workshops que a entidade realize, bem como os recebimentos de eventos.
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Como controlar contas a pagar e a receber?
Além disso, utilizando um sistema financeiro para sindicatos e associações como o HiGestor, você consegue também programar os lançamentos futuros das contas a pagar, o que facilita muito a rotina da sua instituição.
1. Registre todas as movimentações da instituição
Para começar, nossa primeira dica é que o responsável pelas finanças da sua instituição realize o registro de todas as movimentações de contas, isto é, registre todas as contas a pagar e a receber da entidade.
Isso parece simples e até mesmo óbvio, mas às vezes, algumas movimentações podem acabar passando despercebidas, o que poderá impactar no controle futuro dessas contas, prejudicando a gestão financeira da instituição.
2. Cobre sistematicamente os clientes inadimplentes
Outra dica importante é fazer a cobrança sistematicamente dos clientes inadimplentes, e para isso você pode utilizar tanto um sistema de gestão para sindicatos e associações, que fará isso de maneira automática, como também por uma metodologia.
Existem alguns métodos que auxiliam na cobrança de clientes inadimplentes, como é o caso da régua de cobrança, que auxilia o profissional responsável pelas contas da instituição controlar os prazos de pagamento dos associados, prevendo e emitindo avisos de vencimento.
Já escrevemos um artigo aqui no blog falando sobre essa metodologia e você pode conferir tudo sobre a régua de cobrança, clicando aqui.
3. Estimule o pagamento antecipado
Uma boa maneira de gerenciar as contas a pagar e a receber sem gerar grandes problemas para as finanças da instituição, é estimular que o associados façam o pagamento antecipado das mensalidades.
Fazendo isso, além de manter um bom fluxo de caixa e as contas sempre em dia, você também contribui para que a entidade mantenha as taxas de inadimplência sob controle, o que favorece o bom relacionamento entre a instituição e os associados.
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4. Preveja gastos fixos, variáveis e investimentos do período
Nossa quarta e última dica é que a sua instituição faça um bom planejamento financeiro, prevendo gastos fixos, variáveis e investimentos, durante um período de pelo menos 6 meses a um ano.
Usando um planejamento como guia para as ações da associação ou sindicato, é possível prever e minimizar imprevistos que podem acontecer ao longo do ano, garantindo uma maior segurança e estabilidade para a entidade.
Além disso, prevendo os gastos fixos e variáveis no período, é possível programar investimentos futuros, melhorias para instituições e assim oferecer melhores benefícios aos seus associados.
Qual a importância de mantê-las organizadas?
Isso significa que com as receitas e despesas bem organizadas, é possível ter uma noção geral de gastos e recebimentos da entidade, sendo fácil identificar quais as atividades precisam de melhorias.
Por exemplo, se as despesas da associação ou sindicato estão muito maiores que o valor arrecadado, significa que sua entidade precisa pensar novas formas de arrecadar mais, seja através de mensalidades, realização de eventos, cursos ou outros.
Invista em um sistema de gerenciamento de contas online
Investir em um sistema de gerenciamento de contas online como o HiGestor, sistema para sindicatos e associações, é a maneira ideal para controlar as contas a pagar e a receber da sua entidade com segurança.
Com a inteligência de um software de gestão online para instituições é possível minimizar o tempo gasto em controles manuais, uma vez que tudo é automático, garantindo eficiência no trabalho, mais segurança, pois os erros são quase nulos, além uma visão geral das finanças da sua instituição.
Usando o HiGestor, além de cadastrar todas as contas a pagar e a receber da sua instituição, você também consegue emitir relatórios para análises dos resultados e impactos das ações que estão sendo realizadas.
Conclusão
Conclusão, organizar as contas a pagar e a receber é de extrema importância para que a sua instituição mantenha as finanças em dia e possa realizar um bom trabalho em prol de seus associados.
Afinal, para que as entidades sindicais e associativas consigam desempenhar seu papel de amparar, desenvolver e promover os profissionais que se associam a elas, é necessário que haja a manutenção de sua estrutura, tanto física quanto profissional.
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Autor
Ótimo artigo, parabéns.
Muito obrigada pelo feedback Dill, ficamos felizes que tenha gostado!
Um abraço, HiGestor – Sistema de Gestão para Associação, Sindicato e Federação.