Se tem uma coisa que é igual para todos nós é o tempo que dura o nosso dia: 24 horas. Mesmo assim, muitas pessoas têm dificuldade em fazer sua gestão de tempo.
Foi pensando nisso que desenvolvemos esse artigo, no qual buscamos explicar o que é e para que serve, e ainda, separamos 5 dicas práticas para você gerir melhor seus horários em sua vida pessoal ou profissional
Gestão de tempo: O que é?
Como citamos no início deste artigo, mesmo que o dia tenha 24 horas para todo mundo, poucas são as pessoas que conseguem usar as horas de maneira adequada.
É aí que entra a gestão de tempo, que nada mais é do que uma forma de organizar seu tempo conforme um objetivo pré-definido, buscando maximizar seus resultados, otimizar tarefas e aumentar sua produtividade.
Fazer a gestão das horas é planejar suas tarefas conforme as horas de seu dia, sempre tendo consciência das atividades que precisam ser realizadas, do tempo que cada uma delas leva para ser executada e o tempo que você tem disponível.
Qual a importância da gestão de tempo?
A importância da gestão de tempo é justamente o que ela propõe: gerir seu tempo de forma adequada.
Mas muito mais que isso, sua importância está em transformar sua rotina na Instituição por meio de três pontos principais.
A gestão de tempo precisa:
- Ser efetiva: por meio dela, conseguir fazer o que precisa ser feito dentro do prazo estipulado;
- Eficiente: que suas atividades sejam bem feitas, realizadas da melhor maneira possível;
- Ser produtiva: que você consiga realizar tarefas no tempo que tem disponível.
Estes três pontos são os que consideramos de maior importância, pois é por meio deles que será possível avaliar se a sua gestão está sendo eficaz.
Isso, porque gerenciar seu tempo pode ser desafiador, mas à medida que conseguir enxergar os resultados desta organização, verá o quanto ela é importante.
O que é gestão de tempo no trabalho?
Gerenciar o tempo no trabalho refere-se à organização do tempo que você tem disponível para realizar suas atividades profissionais.
É por meio dessa organização e planejamento do que será executado neste período, que muitos profissionais conseguem demonstrar eficiência, além, é claro, de apresentar maior compromisso com suas atividades.
Sistemas de gestão online, por exemplo, podem ser bons aliados na execução dessas tarefas.
Vejamos um exemplo seguindo os 3 pontos principais da organização do tempo: ser efetiva, ser eficiente e ser produtiva:
Imagine seu dia na instituição, que além das atividades normais, hoje também é dia de emitir os relatórios financeiros do mês.
- Ser efetiva: separe todas as suas tarefas do dia, organize-as conforme os prazos de entrega e conforme a urgência;
- Ser eficiente: pense em como realizar cada uma das atividades da melhor maneira possível, entregue além do que já esperado. Aqui vale ressaltar que algumas atividades são mais importantes que outras, então invista mais energia naquelas que irão ter um resultado mais expressivo;
- Ser produtiva: no item 1 (ser efetiva) você já separou o prazo de entrega. Aqui você irá considerar o tempo que cada atividade irá demandar. Faça essa análise e adeque ao tempo que você tem disponível.
Fazer uma boa gestão de tempo no trabalho pode impulsionar seus resultados, mostrando assim que você é um profissional preparado e alinhado às metas da empresa.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Para fazer uma boa gestão do tempo, comece pelo planejamento das suas atividades, colocando no papel o que deve ser realizado no dia.
Considere no planejamento os prazos de entrega de cada atividade.
Em seguida, organize essas atividades conforme a prioridade de cada uma, deixando sempre primeiro aquelas que têm a entrega mais urgente.
Além disso, para gerir seu tempo de forma eficaz lembre-se de ter foco e desenvolver a auto-observação.
Estes dois pontos são importantes e precisam estar alinhados para acontecer juntos.
Primeiro é preciso ter foco, para assim executar uma tarefa por vez da melhor forma possível.
Depois, pela auto-observação, procure identificar quanto tempo você leva para desenvolver cada tarefa do seu dia.
Se preciso for, utilize ferramentas que monitoram atividades para fazer isso, como o Runrun.It, por exemplo.
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Use o método GTD (Getting Things Done)
O método GTD, que em tradução livre significa “fazer acontecer”, deriva do livro de David Allen, A Arte de Fazer Acontecer, lançado em 2016.
Amparado a mais de 30 anos de pesquisa e prática, o autor defendeu o equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional para ter “a mente clara como água“.
Sempre atento às novidades da ciência cognitiva, o livro traz 5 passos que você deve seguir para trabalhar com mais foco, mais produtividade e menos estresse.
São eles:
- Aplicar a Regra dos Dois Minutos;
- Reavaliar as metas e manter o foco;
- Planejar projetos de longo prazo e revisá-los semanalmente;
- Controlar a ansiedade e a sobrecarga de trabalho;
- Aceitar que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo e que algumas coisas podem ficar para depois.
* Regra dos dois minutos: se você perceber que uma tarefa leva menos de dois minutos para ser feita, faça imediatamente. Parta para a ação e elimine as distrações;
5 Dicas para melhorar a sua gestão de tempo
Se você chegou até aqui, mas ainda está em dúvida de por onde começar e como gerenciar o seu tempo, tudo bem, a gente separou 5 dicas para melhorar a sua gestão, veja:
Planejamento
O planejamento é essencial para qualquer atividade, seja profissional ou pessoal, pois ele te impulsiona a realizar, a tirar do papel.
Para tanto, comece escrevendo em um papel ou mesmo em uma planilha, todas as atividades que devem ser desenvolvidas para que o objetivo seja alcançado.
Fazendo isso, você elimina o risco de esquecer o que precisa ser feito e consegue distribuir cada atividade conforme a sua capacidade de produção.
Defina metas e objetivos claros
Metas são os motores que irão te impulsionar a realizar seus objetivos.
É como aquele velho ditado “para que um sonho se torne realidade, coloque uma meta nele”.
Ter um objetivo é essencial, pois é ele que diz para onde você deve seguir.
Já as metas são importantes para te motivar a seguir até o objetivo.
A cada meta alcançada, mais próximo você estará do seu objetivo final.
Portanto, seja realista e sincero consigo mesmo.
Coloque metas e objetivos que podem ser alcançados, considere seu tempo de execução e o tempo que leva para realizar cada tarefa.
Priorize tarefas
Assim como é importante se planejar, definir metas e objetivos, também é fundamental priorizar tarefas.
Especifique uma a uma qual a data de entrega e identifique qual o grau de urgência de cada uma.
Identifique também o tempo estimado para a realização de cada uma, considerando o grau de dificuldade delas.
Esses passos simples irão ajudar você a lembrar das atividades, além de fazer as entregas no prazo.
Diminua as distrações
Como mencionamos no tópico anterior “como fazer uma boa gestão do tempo”, é importante ter foco e eliminar as distrações.
Para isso, uma boa dica é se concentrar em uma tarefa por vez, assim sua ansiedade diminui e você não deixa tarefas pela metade.
Conte com a ajuda da agenda ou outras ferramentas de organização, como o Trello, por exemplo.
Essas plataformas oferecem uma visão geral das atividades que precisam ser desenvolvidas, o que está em andamento e o que já foi entregue.
Resolva tudo agora
Esqueça a procrastinação, resolva tudo que precisa ser resolvido e não deixe nada para depois.
É importante que você faça isso para que não esqueça de realizar tarefas e para que elas não acumulem no dia seguinte.
Uma boa dica para evitar que isso aconteça é fazer pausas, como indica o método pomodoro, que consiste em dividir a jornada em intervalos de 25 minutos.
Neste período, desenvolva cada tarefa do início ao fim, fazendo pausas de 5 minutos ao final de cada período.
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Conclusão
Fazer a gestão de tempo pode parecer uma tarefa desafiadora num primeiro momento, quando você não sabe muito bem por onde começar.
Mas à medida que for se organizando e conhecendo suas limitações, será mais fácil e o resultado será melhor.
Agregue nessa organização ferramentas úteis ao seu desempenho, como as que citamos ao longo do artigo e também procure formas de otimizar seu trabalho.
Nossa dica é usar nosso software de gestão online para sindicatos, associações e federações, o HiGestor.
Com ele você diminui muitas atividades do dia a dia da instituição o que te dá mais tempo para outras tarefas.
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