O que é plano de contas? Entenda o objetivo, tipos e como fazer

O plano de contas é uma ótima estratégia para quem busca por mais controle das finanças, sejam elas profissionais ou pessoais. Mas partindo do ponto de vista de uma empresa, esta é uma maneira eficiente para reunir as informações sobre receitas e despesas de forma organizada e segura. Neste artigo iremos aprofundar mais o assunto e explicar o que é um plano de contas, qual o seu objetivo, os tipos que existem e, ainda, daremos dicas de como fazer o seu próprio plano de contas. Continue a leitura e confira!

O que é plano de contas? Qual é o seu objetivo?

O plano de contas é uma ferramenta que reúne as despesas e as receitas (ganhos) de uma empresa.  Pode ser algo simples, como uma planilha orçamentária, em que você separa as informações manualmente, descrevendo o tipo de ganho e os tipos de despesas do negócio. Usando o exemplo de uma federação, poderíamos considerar:

Receitas	Despesas
Mensalidades Eventos Cursos	Aluguel Manutenção do espaço água luz limpeza Funcionários

*dados meramente ilustrativos O exemplo acima é bem simplista e ilustra como seria um plano de contas manual. Primeiro, deve-se separar de forma geral o que são receitas e o que são despesas. Depois, subdividi-las para em sequência adicionar os valores referentes a cada item. Assim, quando for fazer o relatório de contas, terá um cenário geral da situação financeira da sua instituição e poderá fazer projeções sobre os gastos e os ganhos futuros. Além das planilhas, existe ainda os softwares de gestão que fazem o plano de contas automaticamente. É o caso do HiGestor, por exemplo, que sendo um software de gestão financeira, possui um módulo dedicado à função. Nestes casos, em que se usa a tecnologia a seu favor, será necessário cadastrar as despesas e indicar por quantos meses irão se repetir – o sistema faz isso. Assim, a cada mês você só irá preencher os valores de referência do período, economizando tempo em sua rotina.

O que é plano de contas referencial?

O Plano de Contas Referencial é uma padronização estabelecida pela Receita Federal do Brasil para as empresas que aderirem à Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Ele serve para que essas organizações informem seus saldos contábeis para a união. Através desse padrão, é realizada a entrega dos programas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Plano de contas contábil x Plano de contas gerencial

É importante salientar que um plano de contas contábil deve seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade. Neste caso, não estamos falando de um plano simples e sim de um documento que irá usar as contas da empresa para o balanço patrimonial. Mas, existem casos em que o modelo de contas contábil não se adequa à empresa. Nestes casos, geralmente o contador da instituição ou o responsável pela área financeira, elabora um plano de contas gerencial. Não muito diferente, o plano gerencial tem como objetivo estruturar as contas do negócio por ordem de prioridade e com uma visão global, para então analisar de forma estratégica os resultados de toda a empresa.

Qual a estrutura ideal de um plano de contas?

A estrutura base de um plano de contas ideal pode variar de acordo com cada empresa. Entretanto, é importante que 4 grandes grupos estejam presentes. São eles:

Ativos

Correspondem aquelas contas conhecidas como bens não palpáveis da empresa, como por exemplo, empréstimos, créditos e investimento. A sede da empresa também pode contar como um bem ativo, uma vez que ela contribui para o patrimônio.

Passivos

Já os bens passivos são os que representam as contas que são devedoras, isto é, suas obrigações e compromissos. Neste caso as contas que representam um bem passivo são fornecedores de materiais e até mesmo empréstimos financeiros.

Receitas

Já as receitas compreendem todas as formas de ganhos da empresa, pode ser a venda de um produto ou de um serviço. Mas também pode ser a arrecadação de mensalidades de associados, de cursos ou inscrições em eventos, por exemplo.

Despesas

Despesas são todos os pagamentos que a instituição deve fazer a terceiros, como materiais para manutenção, funcionários, equipamentos, entre outros.

Como fazer um plano de contas contábil? Confira dicas!

Para fazer um plano de contábil, primeiro será preciso organizar as informações da sua empresa e também como será o acompanhamento, se mensal, trimestral e etc. Abaixo separamos algumas dicas de como fazer isso, confira:

• Organização em primeiro lugar

Antes de tudo é preciso organizar a forma de administrar, armazenando os dados de forma correta e com disciplina. Deixar de registrar dados pode causar problemas no fechamento das contas e até na percepção de outros que venham a observar o documento.Portanto, reúna os documentos referentes a despesas e aos ganhos do negócio. Separe um em cada pilha e vá registrando um a um, separando por data, se possível.

• Separe tudo por assunto

Setorizar cada gasto também é essencial. Separe cada investimento ou gasto de acordo com seu assunto e mantenha sempre da mesma forma. Uma dica é que após fazer o passo anterior, onde separou contas a receber e contas a pagar, seja separado por grupos, como no exemplo da tabela do início deste artigo. Isso irá facilitar tanto para indicar de onde vem o dinheiro e para onde ele vai, além de ajudar nas projeções, uma vez que se identifica quais ações geram mais lucros e quais atividades geram mais despesas.

• Produza relatórios todos os meses

A transparência é a chave do sucesso de qualquer instituição, portanto quando o gestor tem todas as informações à mão de forma organizada fica muito mais fácil produzir relatórios periódicos. Essas informações devem ser do conhecimento de todos da diretoria, que é onde as decisões geralmente ficam concentradas. E para isso, nada melhor do que estar bem preparado, com informações consistentes.

• Automatize

Automatizar a gestão através de um sistema desenvolvido exclusivamente para este tipo de atividade é a maneira ideal para não cometer erros nem deixar de ser transparente. Como indicamos, o HiGestor é um sistema de gestão financeira online, que possui um módulo dedicado ao plano de contas. Mas além dele, existem diversos outros sistemas que também oferecem isso.

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Conclusão

Contudo, agora que já deu para entender um pouco melhor o que é e como funciona um plano de contas, que tal testar isso na prática?!  Faça um teste gratuito por 7 dias com acesso completo ao nosso sistema de gestão online para instituições, clicando na imagem abaixo.