À medida que as instituições vão crescendo, adotar a padronização de processos é uma estratégia necessária para o bom fluxo de informações entre os setores e seus colaboradores.
Neste artigo iremos abordar tudo sobre o que é a padronização de processos, como fazer e implementar em sua empresa, além de dicas de ferramentas úteis que podem lhe auxiliar na padronização. Continue a leitura e aproveite!
O que é padronização de processos?
É uma forma de padronizar o fluxo de trabalho, as atividades, desenvolvidas por seus colaboradores, visando melhoria na execução das tarefas.
Padronizar processos garante mais organização, assertividade e economia de tempo no desenvolvimento das atividades do dia a dia.
A união destes fatores faz com que os resultados sejam melhores, uma vez que há menos distrações durante o processo.
Qual a importância da padronização de processos?
Afinal, com a empresa crescendo novos cargos surgem, colaboradores avançam na carreira, novos profissionais chegam, e nesse fluxo, sem a padronização de processos, muitos documentos e formas de realizar certas atividades podem acabar se perdendo.
Além disso, é importante adotar a padronização de processos em sua instituição para melhor organização de documentos e fluxo de atividades, reduzir os erros e otimizar o tempo na execução das tarefas, o que no final representa mais lucro.
Vantagens e desvantagens da padronização de processos
Entre as desvantagens, temos como exemplos, a dificuldade de aceitação da equipe e também a sua adaptação.
Como sabemos, mudanças costumam gerar alguns desafios, por isso é importante que a padronização seja realizada de maneira transparente e tenha uma comunicação alinhada com os colaboradores.
Como a padronização dos processos influencia a produtividade?
Desde o pedido do produto ou serviço, até a sua entrega, existem diversas etapas que acontecem e que são desempenhadas muitas vezes por pessoas diferentes.
Com a padronização deste fluxo, além de garantir mais agilidade no objetivo final, que é a entrega aos clientes, ela será muito mais eficiente, tanto em qualidade quanto em redução do tempo de desempenho.
Isso porque, com a padronização tem-se uma espécie de passo a passo de como as atividades devem ser executadas, o que gera economia de tempo e consequentemente aumento da produtividade das equipes.
Como fazer a padronização de processos?
Agora que você já conhece mais sobre o que é a padronização de processos, seus benefícios e, porque ela é importante, vamos ajudar você a colocar em prática na sua instituição.
A seguir separamos alguns pontos importantes que se deve considerar na hora que for fazê-la.
-
Trace estratégias claras e bem definidas
O ponto de partida é entender o motivo pelo qual a padronização será importante na sua organização.
Para isso, trace estratégias claras e bem definidas, como por exemplo: aumentar a produtividade da equipe, melhorar a qualidade dos produtos, criar um discurso de atendimento que seja seguido por todos, entre outros.
Com objetivos bem definidos fica mais fácil para criar a padronização de processos e também melhora a adaptabilidade da equipe, que irá entender de forma clara qual o motivo da mudança.
-
Descubra as falhas das tarefas
Tão importante quanto ter objetivos bem definidos é mapear como as atividades são realizadas atualmente, sem a padronização.
Essa etapa é muito importante porque fazendo esta análise é possível identificar onde estão ocorrendo falhas na realização das tarefas ou na comunicação, o que também leva a má qualidade das atividades.
Após fazer o diagnóstico, faça um plano de ação para que as falhas sejam solucionadas, destacando quais mudanças iriam impactar em bons resultados.
-
Defina o fluxo de execução
Com os objetivos definidos e as falhas a serem corrigidas identificadas, é hora de definir o fluxo de execução da padronização dos processos.
Para tanto, é necessário conhecer profundamente todas as atividades desempenhadas e por quais etapas elas passam.
Se for preciso, faça uma reunião com os times para que colaborem, contando sobre seu dia a dia, como cada um executa uma mesma atividade, e no final conseguirá dados suficientes para mapear a padronização de processos da sua empresa.
-
Invista na capacitação dos colaboradores
Com a padronização de processos criada é hora de colocar em prática e investir na capacitação dos colaboradores.
Para fazer isso é importante que todos os colaboradores estejam cientes do objetivo final, como irá funcionar a mudança, qual a sua importância e como devem desempenhar suas atividades a partir de agora.
Contudo, para alguns pode ficar um pouco mais difícil do que para outros, o que pode ser um problema. Neste caso, a melhor opção é capacitar toda a equipe profissional para que tenham a mesma informação.
Quais as melhores ferramentas de padronização de processos?
Para facilitar a padronização de processos você pode usar algumas ferramentas que facilitam desde a criação até a aplicação. Algumas das mais conhecidas são:
5S
Uma metodologia de qualidade onde se busca um padrão na execução das tarefas que levam em conta as seguintes fases:
- Seiri (senso de utilização e descarte)
- Seiton (senso de ordenação e organização)
- Seiso (senso de limpeza)
- Seiketsu (senso de normatização)
- Shitsuke (senso de autodisciplina)
Este método tem como objetivo reduzir o tempo de espera e reduzir possíveis desperdícios ao longo do processo.
PDCA
Em tradução livre, a ferramenta PDCA significa Plan, Do, Check e Act (planejar, fazer, checar e agir).
Com ela os gestores lidam com tarefas simples e complexas, uma vez que é possível revisitar cada etapa quando for necessário.
5W2H
Já falamos sobre a aplicação da ferramenta 5W2H em outro artigo sobre metodologia de projetos, mas ela também pode ser usada para a padronização de processos.
Sua sigla faz referência ao que se deve perguntar durante a aplicação do projeto. Sendo assim, significa: o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Já os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).
Conclusão
Encerramos esse artigo após explicar tudo sobre a padronização de processos, quais as vantagens e desvantagens que esta abordagem oferece para a empresa, além de citar algumas dicas de ferramentas que podem auxiliar na aplicação da padronização e alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração quando o fluxo for criado.
Esperamos que tenha ajudado, afinal, a padronização pode ajudar e muito na gestão das instituições.
Ponto em comum com a HiGestor, que desenvolveu um software de gestão 100% online e com muitas facilidades para o dia a dia de sindicatos, associações e federações.
Aproveite e faça um teste grátis!
Autor
Deixar um comentário