Entre os assuntos mais comuns em reuniões de diretoria nas instituições está a inadimplência, ou melhor, estratégias para reduzi-la. Entre elas está a mensagem de cobrança, uma alternativa muito comum utilizada pelas entidades como meio de reduzir os índices de inadimplência.
Outra informação que nos chama a atenção é o estudo realizado pelo Serasa este ano, o Mapa da Inadimplência do Brasil, que apontou que em 2021 quase 30% da população brasileira está inadimplente.
O número, além de não ser uma surpresa diante da crise econômica do país, reforça a importância de buscar soluções para reduzir a inadimplência nas empresas e instituições.
Dados como estes nos impulsionam a buscar soluções que possamos ajudar a sua entidade a superar o desafio que é reduzir as altas taxas de inadimplência.
Criamos então este artigo que irá aprofundar o assunto e apresentar ações eficientes como a mensagem de cobrança para ser uma aliada na redução de inadimplências.
Para saber mais, continue a leitura e veja como aplicar em sua instituição.
O que é uma mensagem de cobrança?
Como o próprio nome sugere, a mensagem de cobrança é um texto que deve ser enviado ao seu associado com o objetivo de lembrá-lo de sua dívida, por exemplo, a mensalidade devida à entidade.
Esta mensagem pode oferecer opções de pagamento ou negociação de dívida, dependendo do momento em que for enviada.
E seu envio pode ser realizado por diferentes meios de comunicação, como e-mail, SMS, WhatsApp e até mesmo carta via correio.
Importância da mensagem de cobrança
Utilizar a mensagem de cobrança garante muito mais controle financeiro para sua instituição, afinal, as chances de seu associado colocar o pagamento da mensalidade como uma prioridade aumentam.
Isso porque cada dia mais as pessoas têm sua rotina atribulada, com diversas responsabilidades e muitas informações circulando ao mesmo tempo.
E mais, a maioria dos pagamentos acontece na mesma época do mês, então o acúmulo de contas pode fazer com que muitos associados esqueçam da mensalidade da sua entidade.
Mas principalmente, a importância da mensagem de cobrança está no fato de que a longo prazo ela tem impacto direto na redução dos índices de inadimplência da sua instituição.
Gestão de cobranças
Isso porque fazendo os envios de mensagem de cobrança o fluxo de caixa, a organização de receitas e despesas, é muito mais eficiente.
Além disso, a gestão de associados também é beneficiada, uma vez que separa-se pagantes de devedores e então é possível criar planos de ação específicos para cada caso.
Cobrança de pessoa física x cobrança de pessoa jurídica
Existem algumas diferenças entre as transações financeiras realizadas entre pessoa física e pessoa jurídica.
Nas relações entre empresas, as cobranças são geralmente feitas por duplicatas, que nada mais são do que títulos de crédito emitidos por uma empresa contra a outra, que indicam que o pagamento deve ser realizado até a data de vencimento combinada.
Este serviço é feito via banco e a maioria deles disponibiliza um serviço automático de protesto dos pagamentos, quando estes não são realizados.
Já quando a relação de cobrança é feita entre pessoas físicas ou empresa e pessoa física, o contato tende a ser muito mais amigável, promovendo um bom relacionamento entre as partes.
É aí que entra a mensagem de cobrança como estratégia para redução da inadimplência, uma vez que mesmo sendo uma comunicação de cobrança, acaba por aproximar a sua instituição do seu associado.
Veremos a seguir como criar esta mensagem, para que o conteúdo seja em tom amigável e, ao mesmo tempo, transmita a seriedade necessária para o assunto.
Como fazer uma mensagem de cobrança por e-mail?
E neste cenário, um bom meio de comunicação e ainda um aliado para ajudar no controle da inadimplência é o e-mail de cobrança.
Antes de enviá-lo é preciso ter em mente que o conteúdo deve transmitir um conteúdo amigável e transpareça sua preocupação com o associado que irá receber.
Veja algumas dicas para auxiliar sua associação, sindicato ou federação a criar o texto dessa mensagem.
Por onde começar?
Comece fazendo um modelo padrão, mas lembre-se que apenas a estrutura deve ser padrão, o conteúdo do e-mail a ser comunicado deve ser personalizado.
Um exemplo, use o primeiro nome do seu associado para iniciar o e-mail, pergunte como está o dia dele e ao iniciar a cobrança seja sutil.
Como fazer o envio?
Ao invés de enviar um e-mail somente depois do vencimento, organize um cronograma com no mínimo 03 envios automáticos.
Assim, você lembra seu associado do vencimento, além de garantir um prazo para que ele se programe para o pagamento.
E caso o boleto já tenha vencido, você estará lembrando-o deste débito.
Eles podem se dividir da seguinte maneira:
- 1º envio: 03 dias antes do vencimento da mensalidade;
- 2º envio: no dia do pagamento;
- 3º envio: 03 dias após o vencimento.
Conheça os tipos de e-mails com mensagem de cobrança
Aviso de vencimento
As mensagens de aviso de vencimento devem ser diretas e com o objetivo principal de alertar o seu associado que a mensalidade está próxima à data de vencimento.
Use frases que o levem a entender que está tendo um cuidado com ele, lembrando que há um pagamento em aberto e que a data de vencimento está se aproximando.
Nessa mensagem também é importante ressaltar quais são os acréscimos do não pagamento, como multa e taxas de juros.
Fatura em aberto
A mensagem de fatura em aberto também serve como um lembrete de que um pagamento não foi realizado e que já passou o prazo de vencimento.
Sendo assim, o valor já foi alterado devido aos encargos bancários, como juros e multas que se aplicam nestes casos.
Ao enviar essa mensagem, facilite o pagamento para seu associado, informando qual o valor atual e como ele pode quitar a dívida.
Pagamento em atraso
Assim como na mensagem anterior, neste caso a mensagem também irá com valores atualizados pelos acréscimos de multa por falta de pagamento, mais os juros bancários.
Use a dica anterior e facilite a quitação do débito para seu associado, e se necessário, ofereça formas alternativas de pagamento.
Proposta de negociação
A mensagem de cobrança com o objetivo de proposta de negociação é enviada quando a dívida já está muito alta e o associado está com dificuldades de simplesmente quitar os valores em aberto.
Nestes casos é importante ser cordial, afinal, já há uma dificuldade para realizar o pagamento e também fazer a cobrança.
Por isso, busque oferecer diversas possibilidades de pagamento para seu associado, como parcelamento da dívida, congelamento de juros entre outros.
Notificação de protesto ou negativação
A mensagem de protesto ou negativação de crédito é uma das últimas tentativas de cobrança e é geralmente feita de forma automática e enviada por um cobrador, que entrega a mensagem pessoalmente para a pessoa.
É importante ressaltar que este caso deve ocorrer somente após 30 dias de atraso de pagamento e normalmente indica o fim da relação com o associado.
Como automatizar e-mails com mensagem de cobrança?
Com ele é possível acompanhar todas as transações bancárias, receitas e despesas da sua instituição, além de ser possível fazer a gestão de seus associados.
E mais importante, consegue fazer os envios de mensagem de cobrança via e-mail automaticamente, através do próprio sistema.
Lembre-se!
- Antes de fazer o envio de e-mail, confira a situação financeira do seu associado, para ter certeza que ele ainda não efetuou o pagamento;
- Seja claro em seu texto;
- Jamais demonstre ameaça ou transmita medo ao seu destinatário;
- Envie o e-mail ao responsável pelo pagamento;
- Seja detalhista. Descreva no e-mail todas as informações com os valores corretos, juros e correções;
- Se for preciso, dê opções para parcelamento do débito;
- E sempre adicione aos e-mails: “Caso o pagamento tenha sido efetuado, desconsidere esta mensagem”.
Conclusão
Contudo, como vimos ao longo do texto, a mensagem de cobrança quando bem aplicada pode ser uma ótima aliada para reduzir inadimplências na sua instituição.
Mas esteja atento a como escreve a mensagem, priorizando sempre textos objetivos, claros e apresentar uma solução para seu associado, como lembrar o vencimento de uma mensalidade ou informar que o pagamento já venceu, porém, é possível negociar sua dívida.
Aproveite também para fazer deste um canal de comunicação com seus associados, aproximando-os da sua instituição por meio das mensagens.
E agora que chegamos ao final do nosso artigo e esperamos que tenha aproveitado o conteúdo que compartilhamos por aqui. Aproveitamos também para convidar você a fazer um teste grátis do nosso software o HiGestor, por 7 dias, com acesso completo ao sistema.
Autor
Tenho dificuldade em construir um texto que seja ao mesmo tempo chamativo pra cobrança mas não seja forte demais com o cliente, adorei as dicas, espero ter um conversão melhor com elas! Parabéns!
Obrigada pelo seu feedback Luiz, ficamos felizes que tenha ajudado.
Um abraço, HiGestor – Sistema de Gestão para Associação, Sindicato e Federação.