Após alguns anos de experiência atendendo instituições do terceiro setor, como Sindicatos, nós da HiGestor sabemos que manter um bom controle financeiro empresarial é extremamente importante para que a instituição prospere e tenha sucesso.
Contudo, muitas vezes este é um assunto pouco discutido entre os gestores das instituições, o que torna essa tarefa ainda mais desafiadora.
Pensando nisso trouxemos esse artigo aqui para o blog, para entendermos de uma vez por todas o que é controle financeiro empresarial e de quebra, selecionamos 10 dicas de sucesso para você aplicar na sua instituição.
Vamos lá, boa leitura!
Qual a importância do controle financeiro empresarial?
É fundamental entender a importância do controle financeiro empresarial, pois é através dele que você terá um bom gerenciamento do caixa da sua instituição, sabendo quais são as receitas e despesas da sua empresa.
Ter exatidão nesse quesito é muito importante para que a sua instituição não venha a ter dificuldades financeiras.
Ou seja, compreender bem as finanças é ponto-chave para evitar contratempos futuros.
E esse é o ponto que introduz nosso próximo questionamento: como e com quais ferramentas podemos fazer esse controle financeiro empresarial?
Planilhas x Sistema: qual é a melhor opção?
Para auxiliar na gestão das finanças da sua empresa, existem alguns meios que você pode recorrer para facilitar esse controle, como as tradicionais planilhas em excel ou os mais atuais sistemas de gestão.
Veja a seguir qual se irá se adequar melhor a sua realidade.
Planilhas
É muito comum que empresas utilizem planilhas para fazer a gestão e o controle financeiro empresarial da instituição.
Esta ferramenta é muito útil, oferece praticidade e a maioria dos gestores têm facilidade em usá-la.
Entretanto, conforme a instituição vai crescendo, também começam a surgir demandas maiores e este controle pode ser comprometido.
Em um sindicato, por exemplo, à medida que a entidade vai crescendo, novos afiliados começarão a chegar e ficará mais trabalhoso fazer o cadastro de cada um e ainda gerenciar os pagamentos de suas mensalidades.
Fazer o envio mensal de boletos, o acompanhamento das contas a receber e a pagar: tudo é manual e demanda muita atenção.
Sistema de gestão.
É por isso que utilizar um sistema de gestão, como o HiGestor, é indicado.
Afinal, é uma maneira mais completa e automatizada de gerenciar a sua instituição.
Citando o exemplo anterior, conforme os novos afiliados vão chegando, você tem a facilidade de fazer um cadastro completo, incluindo o e-mail que irá receber as mensalidades de forma automática, todo o mês.
Além disso, é possível cadastrar todas as despesas e todas as receitas que a instituição possui, e acompanhá-las através de um dashboard (tela inicial) de maneira completa e simples.
Sem mencionar os relatórios que ficam disponíveis para você extrair a hora que quiser e de onde estiver, uma vez que os sistemas de gestão online, como o HiGestor, já permitem isso.
E o melhor, são personalizáveis, o que significa que pode escolher como irá montar o relatório.
Isso facilita muito para a conferência de informações, apresentação de dados para diretores, entre outras vantagens.
Tudo isso por meio de um sistema de gestão que garante mais segurança no controle financeiro empresarial.
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Dicas para fazer um controle financeiro empresarial de sucesso
Separamos a seguir algumas dicas eficientes de como fazer um bom controle financeiro empresarial em sua instituição e, assim, ter mais autonomia na gestão das finanças da sua entidade.
Conheça a real situação financeira
Para começar, nossa primeira dica é que você conheça por completo a real situação financeira da instituição.
Sem ter um conhecimento amplo de como estão as finanças da empresa, será quase que impossível fazer o controle financeiro.
Reúna a equipe do setor financeiro, o tesoureiro e aqueles que fazem parte do gerenciamento de conta.
Procure identificar em todas, de onde vem as receitas que mantém a instituição, e faça também uma lista das despesas.
Se precisar de uma ajuda para fazer isso, baixe a nossa planilha orçamentária.
É um material gratuito que desenvolvemos para ajudar você nessa tarefa de organização das finanças.
Faça projeções
Com tudo organizado, vá para o planejamento financeiro a médio e longo prazo.
Fazendo isso, você garante um alinhamento maior sobre o que precisa ser investido para a instituição crescer sem correr o risco de algo não sair como o planejado.
Isto é, ter um planejamento bem estruturado garante um objetivo a ser seguido e com o conhecimento das possibilidades financeiras da instituição, ficará mais fácil identificar quais os investimentos são mais inteligentes.
Faça o controle de caixa
Essa é uma dica primordial, uma vez que sem controlar o caixa da sua instituição será quase que impossível manter as projeções de crescimento, sem contar que todo o trabalho desenvolvido até aqui será perdido.
Um bom controle de caixa leva em consideração análises de tudo o que entra e sai do caixa em uma instituição, por exemplo:
- arrecadação por mensalidade;
- arrecadação por eventos;
- gastos com a manutenção da empresa;
- gastos com profissionais;
- entre outros.
Neste caso, utilizar um software de gestão financeira que possua relatórios completos e detalhados, poderá ajudar.
Registre todas as operações financeiras da empresa
Essa é uma dica que além de facilitar o controle financeiro empresarial da sua instituição, também irá ajudar na dica anterior.
Trata-se de registrar todas as operações financeiras da instituição.
Fazendo este registro – preferencialmente de maneira minuciosa – é possível garantir melhor detalhamento do que acontece no caixa.
Isso irá facilitar, inclusive, na troca de gestão.
No HiGestor desenvolvemos um módulo específico para isso, chama-se plano de contas.
Nele, é possível detalhar as receitas e despesas e assim facilitar o registro das operações financeiras.
Faça análises
Assim como é importante registrar as atividades da empresa, também é fundamental analisar o que foi registrado.
Para isso, use os relatórios como um aliado, fazendo isso mensalmente ou quinzenalmente.
Uma boa análise deverá levar em consideração:
- receitas (mensalidades);
- arrecadação via folha de pagamento, por eventos ou doações;
- despesas de manutenção (material de escritório, gastos com água, luz, internet, etc);
- aluguel (se houver);
- entre outras informações, se considerar relevante analisar.
Junte essa análise com a dica de número 2, as projeções, e assim conseguirá um planejamento de ações mais certeiro.
Defina um orçamento anual
A essa altura você já deve ter percebido o quanto as dicas se complementam.
Portanto, essa dica só irá fazer sentido se você tiver clareza e estruturar bem as anteriores.
Afinal de contas, para definir um orçamento anual é necessário que ele seja coerente.
Com as informações anteriores ficará mais fácil para chegar a um valor que seja condizente com a realidade da empresa.
Tendo esse valor definido, poderá também projetar novos investimentos na instituição, como contratação de pessoal, melhorias na estrutura do negócio e até mesmo contratar um sistema para a gestão de contas, caso ainda utilize as planilhas.
Emissão de boletos bancários
Outra dica para melhorar o controle financeiro empresarial do negócio é facilitar a emissão de boletos bancários.
Neste caso, se você já utiliza o HiGestor, sabe que nosso software de gestão online possui a facilidade de receita fácil.
Trata-se de uma funcionalidade que permite gerar quantos boletos você quiser, enviar para seus afiliados e só realizar o pagamento dos boletos quitados.
Com isso, você aumenta as chances de recebimento e só paga pelos boletos que forem quitados.
Agora, se você ainda não utiliza o HiGestor, indicamos que tenha cuidado na emissão dos boletos bancários e acompanhe tanto a geração de boletos, quanto a quitação deles.
Fazendo isso, terá mais controle da receita proveniente desta forma de arrecadação.
Tenha um fundo de reserva
Já diz aquela famosa frase “imprevistos acontecem”.
Portanto, criar um fundo de reserva é essencial, seja para o controle das finanças pessoais ou para a instituição que você representa.
Mantendo um fundo de reserva, sua empresa estará mais preparada para os imprevistos que possam aparecer.
Para isso, comece destinando mensalmente uma parte do lucro líquido da sua instituição para este fundo reserva.
Negocie condições de pagamento
Assim como ter boa gestão das empresas que prestam serviços ao seu negócio, também é importante negociar bons prazos e valores, bem como parcelamentos que podem ajudar na saúde financeira da sua instituição.
Procure fornecedores que atendam às suas condições financeiras, faça orçamentos, analise a qualidade do que é ofertado e sempre negocie boas condições de pagamento. Isso irá contribuir para um controle financeiro eficaz para a empresa.
Conte com um software de gestão financeira
Assim como citamos algumas vezes durante este artigo, vale reforçar que apostar em um software de gestão financeira irá facilitar muito o controle financeiro empresarial da sua instituição.
Hoje com a tecnologia, os sistemas de gestão estão cada vez mais completos e confiáveis.
Com eles você otimiza tempo e também dinheiro, além de ter os dados sobre sua instituição muito mais completos.
É com um software de gestão financeira, por exemplo, que você consegue automatizar processos, facilitar a organização das finanças e ser muito mais certeiro nas escolhas que irá fazer para a empresa crescer.
Para garantir um bom controle financeiro empresarial, conheça a HiGestor: sistema de gestão online para Sindicatos, Associações e Federações. Solicite um teste grátis agora!
Conclusão
Como vimos durante este artigo, manter um bom controle financeiro empresarial é essencial para que sua Instituição se mantenha com boa saúde financeira e possa almejar novos desafios de forma segura e assim crescer.
Para tanto é necessário conhecer a Instituição e as pessoas que fazem parte dela.
Estar atento as novidades do mercado, buscando atualizar-se enquanto ferramentas de trabalho e se planejar para eventuais contratempos que possam surgir ao longo do caminho.
Não existe apenas uma receita de sucesso, entretanto seguindo as dicas que compartilhamos aqui, você poderá encontrar a melhor forma de controlar as finanças da sua Instituição.
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