É muito comum quando nossa equipe participa de alguns eventos para Instituições, participantes oriundos de Associações, Federações e Sindicatos, nos procurar para sanar algumas dúvidas. Dentre elas está a comunicação Instituição para Associado. As dúvidas, em geral, são: como comunicar? O que comunicar? De que forma levar informações sobre a Associação, a Federação ou o Sindicato, até seus membros?
Sendo assim, separamos algumas dicas práticas e fáceis de serem aplicadas no seu dia a dia e que irão ajudar você e a sua Instituição a criar uma relação mais próxima de seus Associados. Confira abaixo:
1 – Relevância de conteúdo
Antes de iniciar uma comunicação com seus associados, tenha muito claro aquilo que pretende comunicar e tenha certeza de que será uma informação relevante para eles. Este exercício aumenta a probabilidade de que seu conteúdo será levado em consideração.
Para ajudar, faça um rascunho com tudo o que você pretende comunicar e então escreva um texto reunindo todas as informações levantadas no rascunho. Leia, faça os ajustes necessários e só então encaminhe aos membros da sua instituição.
2 – Escolha o canal correto para comunicar
De nada adianta você ter uma mensagem clara e objetiva se não souber escolher o canal correto para fazer a transmissão da mensagem. Além disso, é importante saber o que comunicar em cada canal, afinal cada um tem sua particularidade.
O e-mail, por exemplo, é ideal para conteúdos mais sérios e que demandam mais atenção, como contratos, informações sobre alterações de cargos (presidência, diretoria, etc), mudanças nas diretrizes da instituição, entre outros.
E caso você não possua um serviço de e-mail, existem alguns servidores gratuitos, como o MailChimp. Com ele você pode enviar tanto conteúdos em texto, como criar campanhas mais elaboradas.
Esta é uma rede social que recentemente recebeu uma versão para negócios, o WhatsApp Business. Com ele é possível apresentar a sua instituição, informar sobre horários de funcionamento e até salvar mensagens automáticas, para quando um associado entrar em contato com a instituição, além de ser uma ferramenta gratuita.
Um cuidado que você deve tomar é de não transformar este canal em um local de mensagens de auto-ajuda, envios de gifs ou correntes religiosas. Mantenha o mais profissional possível, do contrário isso irá prejudicar a sua credibilidade e a da sua Associação, Federação ou Sindicato.
Uma dica é priorizar os conteúdos com mensagem mais informativa e assuntos que possam ter entendimento rápido, como novidades.
Facebook e Instagram
Estes são dois exemplos de redes sociais onde você pode, tanto comunicar como divulgar a sua Instituição. Mas cuidado (!) é preciso saber em qual canal está o seu público-alvo, afinal, de nada adianta manter uma rede social onde seus Associados não estão.
Quanto à ações de divulgação, são diversas as funcionalidades que você tem disponível nestes canais, como publicações na linha do tempo (feed) e stories, tanto no formato foto quanto em vídeo.
Tenha cuidado para não publicar textos em excesso nessas redes, pois a probabilidade de seu público ler é maior quando o texto é conciso e direto ao ponto.
3 – Esteja atento ao dia e ao horário em que irá comunicar
Este é outro detalhe importante e que deve ser levado em consideração. Conhecendo os membros da sua Instituição, você também conhecerá, de maneira geral, os seus hábitos.
Essa é uma informação muito importante neste tópico. Embora, de maneira geral, os melhores dias para envios de e-mail são entre segunda e quarta-feira, no período da manhã. Isso porque, é no início do dia que as pessoas revisam a caixa de e-mails, conferem agenda e programam o seu dia.
Já as redes sociais podem sofrer oscilações, mas pense como a pessoa que está usando a rede. O principal motivo dela estar conectada é para desfrutar de um momento de distração no dia. Logo, os melhores horários são os intervalos do dia, entre 11h e 13h ou ao final do expediente de trabalho 17h e 18h, horários em que as pessoas já estão propensas a buscar uma distração.
4 – Vocabulário adequado
Ao falar com seu Associado, demonstre profissionalismo e seriedade. Portanto, esteja atento ao vocabulário empregado ao falar e ao escrever uma mensagem. Evite usar gírias, mas não exagere na formalidade.
5 – Transparência
Para um bom relacionamento com os Associados a Associação, Federação ou Sindicato deve prezar sempre pela transparência, é fundamental. Afinal, os membros precisam sentir confiança para se manter motivados a ajudar e se fazer presentes, seja de forma financeira ou mesmo em assembleias.
Chegamos ao final das nossas dicas e esperamos que você consiga aplicá-las no seu dia a dia. Depois, conta pra gente nos comentários se você gostou.
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