Se tem um assunto que pode fazer qualquer gestor ter dor de cabeça é esse: controle de estoque. Seja um negócio grande ou pequeno, este é sempre um assunto que costuma render, afinal, envolve muita atenção.
Mas fique tranquilo, nós preparamos um guia completo para ajudar a sua empresa com o controle de estoque. Então continue a leitura para saber mais sobre o assunto e melhorar sua performance ou do seu time.
O que é controle de estoque? Qual a sua importância?
Isto é, o controle de estoque é responsável pela movimentação de todos os materiais que chegam pelos fornecedores e saem a partir das vendas da empresa.
Sendo assim, é importante para que o negócio evite perdas de produtos, consiga melhores condições com os fornecedores o que consequentemente impacta no valor de venda, e também é essencial para a saúde financeira da empresa.
Quais as vantagens do controle de estoque?
Outra vantagem é a economia de recursos, tanto de tempo quanto de dinheiro, já que com o controle de estoque é possível fazer uma melhor gestão do negócio e assim diminuir desperdícios.
Podemos destacar ainda, o planejamento das compras que serão feitas pelo estabelecimento, que com a gestão de estoque em dia, facilita identificar quais devem ser feitas, o que também ajuda em melhores condições de negociação com fornecedores.
Quais são os tipos de controle de estoque?
Estoque de proteção
Como o nome sugere, o estoque de proteção protege o estabelecimento da falta de mercadoria. É o tipo mais comum e que por vezes é realizado sem que o profissional se dê conta.
A lógica por trás deste tipo de estoque é nunca deixar nenhum item do seu portfólio estar em falta na hora que o consumidor for realizar a compra, evitando assim frustração.
Sendo assim, é preciso entender qual produto tem mais saída e tomar como medida de proteção, a compra em maior quantidade dessa mercadoria. Em contrapartida, aqueles que tem menos saída, devem ser comprados em menor quantidade do fornecedor.
Esse manejo e planejamento, irá evitar perdas em seu estoque de mercadoria e aumentará seu lucro.
Estoque de ciclo
O estoque de ciclo é geralmente usado por empresas que fazem o próprio produto que será vendido. Neste modelo, os produtos ficam estocados na empresa e cria-se então um ciclo.
Isto é, o produto que é fabricado possui diversas peças e elas ficam estocadas separadamente, setorizadas, e o seu transporte é realizado quando o produto for montado para ir para a venda.
Estoque de antecipação
Este tipo de estoque é aquele utilizado para – como o próprio nome diz – antecipar as mercadorias que têm mais saída em determinadas épocas do ano.
Por isso, o estoque de antecipação é muito usado no comércio, para se precaver aos períodos sazonais, onde há mais saída de mercadorias, como páscoa, dia das crianças, natal, por exemplo.
Estoque no canal
Refere-se aos produtos em circulação entre as empresas que fabricam e as empresas que irão revendê-los. O melhor exemplo dos estoques de canal são os navios e caminhões que fazem o transporte entre fornecedores e vendedores.
Quem é responsável pelo controle de estoque?
Então vamos lá, primeiro é importante dizer que não existe uma única formação para o profissional que será responsável por fazer o controle de estoque. Mas geralmente são pessoas com formação nas áreas administrativas, contábeis.
O que caracteriza quem irá responder pela gestão do estoque são características como: organização, confiabilidade, bom raciocínio lógico, capacidade analítica, ser bom com cálculos, planilhas, por exemplo, entre outros.
Principais metodologias para controle contábil do estoque
Separamos as mais conhecidas e utilizadas pelas empresas de diferentes setores a seguir.
PEPS
A metodologia PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), se baseia na ideia de que as mercadorias que são mais antigas no estoque devem sair primeiro. Sendo assim, evita-se que fiquem obsoletas.
UEPS
No sentido contrário ao método anterior, o UEPS (último a entrar, primeiro a sair), tem como objetivo disponibilizar para venda o último produto a entrar para o estoque.
É importante salientar que este tipo de metodologia não deve ser utilizado para gerenciar estoques de mercadorias perecíveis.
Além de que, como os custos são calculados a partir dos produtos mais novos, o que faz o lucro contábil das empresas ser menor e por isso é uma prática vedada pela Receita Federal no cálculo do Imposto de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.
Custo Médio
Metodologia também conhecida como Média Ponderada Móvel (MPM), o Custo Médio leva em consideração a atualização do valor do estoque a cada novo item que chega, usando para isso o cálculo de uma média ponderada.
É a opção ideal para empresas que possuem um fluxo de estoque não tão grande, entretanto é indicado que se tenho cuidado e atenção maior, para que não ocorra super ou subvalorização da mercadoria.
Ainda, vale ressaltar que o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de controle de estoque, aceitos pelo Ministério da Fazenda para o cálculo de Imposto de Renda.
Just in Time
Traduzindo literalmente, Just in time significa no “momento exato”. É um método usado para a redução de custos, por isso o estoque é mantido no menor nível possível para atender as demandas da empresa.
Sendo assim exige um acompanhamento rigoroso dos gestores acerca do fluxo de mercadorias para que não se perca boas oportunidades de negócio com os fornecedores, por exemplo.
Curva ABC
A Curva ABC é uma metodologia que se baseia na tríade: giro, faturamento e lucratividade. Estes que são considerados peças-chave na manutenção de cada produto do estoque, e conforme esses critérios, as mercadorias do estoque são dividas em 3 (ABC).
- Tipo A: produtos considerados mais importantes, com maior valor. Por isso, é necessário ter controle absoluto sobre eles, já que são os mais importantes para a empresa do ponto de vista financeiro. Seu giro é razoável, mas geram lucratividade alta.
- Tipo B: produtos de valor médio, que exigem menos atenção que os do item anterior. Aqui deve-se ficar atento a quantidade desses itens no estoque, para que não acumulem.
- Tipo C: produtos menos valiosos para a empresa, por isso o controle acaba sendo menos intenso. Geralmente são itens excluídos dos inventários rotativos.
A dica é manter pequenas quantidades deles no estoque para atender as demandas eventuais.
Como fazer um bom controle de estoque?
Entre as principais práticas adotadas por profissionais que fazem uma boa gestão de estoque estão o acompanhamento de inventários periodicamente, para que assim as decisões sejam tomadas de forma estratégica; atenção às receitas e as despesas do negócio, afinal, isso é o que irá representar a margem de lucro do negócio.
Além disso, monitorar frequentemente as vendas e o fluxo de cada mercadoria e categoria, pois assim será mais fácil planejar novas compras e negociar melhor com fornecedores. E, ainda, evitará desperdícios.
Outra dica é utilizar um sistema próprio para o controle de estoque, pois isso irá facilitar o trabalho da pessoa responsável pelo controle, reduzirá a quantidade de erros e reduzirá o tempo de cadastros manuais, por exemplo.
Principais erros de controle de estoque
1. Excesso de estoque
Esse é o erro mais comum, principalmente em novos negócios, pois como tudo está no começo, fica difícil acertar quais serão os itens com mais saída e os que terão menos.
Então a dica é mesclar os tipos de mercadorias e procurar analisar desde o dia um, qual o seu tipo de cliente, qual o perfil de compra, e atrelar isso ao controle de estoque.
2. Falta de estoque
A falta de estoque é um erro que pode gerar muita dor de cabeça para o gestor do negócio, uma vez que ao acontecer compromete os lucros da empresa e também a experiência do cliente que poderá ficar sem o produto.
Fazer o controle adequado e regular do estoque, com atenção aos registros de venda é essencial para que isso não aconteça.
3. Problemas de sazonalidade
Para alguns setores, as vendas sazonais pedem um período de atenção redobrada, por isso um planejamento bem estruturado é importante para essas épocas do ano.
Cuidado para não ter falta ou excesso de produtos no estoque é indispensável.
É possível fazer controle de estoque no Excel? É uma boa opção?
Entretanto, usar esse tipo de controle pode ser arriscado, pois como é manual, demanda muito mais tempo e atenção do responsável. E no controle de estoque, as informações devem ser precisas.
Portanto, o mais indicado é que se utilize um sistema específico para o controle de estoque. Além de ser uma ferramenta mais tecnológica, hoje em dia é possível encontrar diversas opções disponíveis no mercado.
Como evitar perdas de estoque?
Para evitar perdas de estoque na sua empresa é importante começar com um bom treinamento da sua equipe, para que entendam os tipos de produtos que estarão no estoque e assim tenham atenção redobrada, evitando perdas por extravio ou mesmo quebra de materiais.
Invista também na segurança do seu estoque, pois problemas na infraestrutura, roubos ou desvios, podem gerar grandes prejuízos para sua empresa. Invista também em local com bom acondicionamento e que seja, preferencialmente, protegido contra intempéries (como ventos e tempestades).
Faça inventário dos itens, registrando todos os fluxos do estoque, isso ajudará a reduzir perdas, o que tem impacto direto no faturamento da empresa. Para o inventário, faça contagem contínua dentro de um período previamente determinado.
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Conclusão
Concluindo então, o controle de estoque é a área da empresa responsável pelo fluxo de mercadorias. Sua gestão é importante para que o negócio mantenha boa saúde financeira e consiga fazer boas entregas aos seus clientes.
Para tanto, é possível usar diferentes metodologias para realizar esse controle, como: PEPS, UEPS, Custo Médio, Just in Time e Curva ABC. Além disso, existem diferentes tipos de controle de estoque, entre eles os mais conhecidos são: de proteção, de ciclo, de antecipação e no canal.
E por fim, nossa dica é que você faça a troca do gerenciamento via planilhas de excel para o controle via sistema próprio para controle de estoque. Afinal, com o constante avanço da tecnologia, hoje já é possível encontrar um software específico para cada tipo de gestão.
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